一、档案有效监督存在的问题

近年来，在档案指导时，发现很多单位或重大工作档案积存不整理移交，究其原因，就是档案监督不能有效落实，以改革为例，行政事业机构改革、乡镇机构改革和企业改制进行了多起，通过发文，领导大会讲，都要求搞档案移交和处置，采取了档案部门负责监督、联系点部门督办、进驻清算小组等措施，这些无疑保证了改革的顺利进行，但是档案监督执行的究竟怎样呢？遗憾的是尽管工作安排时三令五申地强调，但到具体单位和工作，档案移交工作却很不尽人意，大都是不了了之，许多单位没有按要求和规定办，而是方案一宣布，人即分流到新的岗位，对原来的工作就撒手不管了，档案监督成了一纸空文，档案面临许多危险因素，给当前各项工作和人民群众利用档案带来了众多问题。现实档案监督的有效性值得质疑，笔者针对一些问题做了一些调查，认为目前有以下问题：

问题一：各级负有档案监督职责机构的领导、主办人员思想监督意识不强，大多数没有监督意识，听之任之，无所作为。

问题二：某些领导存在对档案整理移交不了解，造成监督重视不够，认为工作简单，根本不了解整理前还要广泛收集、鉴定、分类组卷抄写、装订等一系列重要工作，没有将档案纳入工作任务进度进行平时和年度考核监督。

问题三：各主管部门平时监督指导不到位，有的不作为自己的职责，根本就不进行监督。

问题四：重大工作和活动主管机关工作不彻底，档案资料收集整理验收形同虚设，有的根本就没有涉及。

问题五：县级档案部门监督力量簿弱，县档案局(馆)大都在8-10名左右，其中负责馆内5-6万卷左右档案管理业务和行政工作的4人左右，负责近300个乡以上单位和400个乡以下立档单位业务指导的3-5人，监督人员实际只有4人左右，由于改革和重大工作多为突击行动，时间紧，在短时间内，应付突如其来的众多撤并改革单位，显然是力不从心。

问题六：法制监督力度太弱，法规操作性不强。87年前乃至《档案法》颁布后，对不整理档案没有明确的法律和行政责任，致使撤并单位都是多年积存，如果按修改后的《档案法》进行查处，究竟应追究谁的责任，颁布前的积存不整理算不算违法责任，按《行政处罚法》规定两年以前的违法行为不予追究，但问题并没有因此而消失。

问题七：纪律监督部门违纪方究。不整理档案在上世纪五十年代要停职，甚至开除，但当今人们的意识里已算不上纪律问题了，习以为常，再说纪律条例也没有处理规定，形成长期的不监督查处，也不愿深究。

二、必然带来的后果

1、形成恶性循环心理。由于过去没有有效监督，改革中没有及时查处违法现象，造成多年积压，普遍不整理，形成了无紧要关系的无责任心态，这样必使恶习带入新单位，造成新的恶性循环心理，逾加使监督难以有效开展。

2、人散收集整理困难。机构方案一宣布，人员立刻分流到新的工作岗位，这样使个人手中的档案滞留最终流失，造成整理收集不全很难弥补，多数文书都是把自己管的档案往柜子一放就不管了，其它不属文书人员职责的专业单项工作的档案根本就没有收集，有的因人散不易收集而搁置。

3、积存档案无力整理。县上各级由于平时指导力量薄弱，造成监督荒废，形成多年积压，这些积存档案，大多未规范整理，多是一柜一捆一堆或乱装一气。改革是突出行动，时间紧，突击整理根本无法完成。

4、无财力保障整理。由于改革财务冻结移交，致使整理用的卷皮等必需品开支也无法支付，搁置时间一长，更无机构承担费用，使整理移交得不到保障，以致无法整理。

5、保管不善面临危险。改革后，新组建的机构忙于现行工作，而对原来机构的工作视为包袱，致使原有档案得不到妥善保管，许多档案面临着虫蛀鼠咬、潮湿霉变、被盗、流失等许多不可预见的危险。如遇突发事件，很有可能全面损失，造成历史断代。

6、无人整理移交最终结果要造成损失。机构撤并，人走无人承担整理，移交根本谈不上，这样时间一长，必然造成档案损失，尤其是电子档案损失最为严重，最终还是档案事业的损失，也是全县历史的损失。

三、思考和对策.

面对如此严峻的形势，怎样才能改善目前状况，真正达到有效监督，使档案不受损失呢？笔者做了一些思考，没有进行进一步的实践去证明，只作为学术探讨，希望下面所提对策对档案工作有所帮助。

1、要加大档案法规宣传力度，要通过各种媒体、各种会议、各种场合、各种形式、各种载体大力宣传好档案法规，尽可能达到广泛的宣传效果，提高各级、各单位领导的档案法制意识，建立单位内部领导自觉的平时自我监督机制，从思想上强化档案监督意识。要提高广大文档干部自觉贯彻法律的能力，建立好个人监督自约机制。

2、要加大档案贯彻执法力度。一是要明确档案管理的责任，形成一种危机感，提高全社会的档案意识；二是要动用各种舆论工具，敢于给违法案件爆光，档案部门不能怕丢丑而不敢报道，要通过舆论监督，触醒违法者的档案意识；三是各级要勤监督、多检查，对发现和违法现象决不迁就息声，要坚决查处纠正，做到敢于监督，善于执法，违法必究；四是对多次检查拒不悔改的，要对原任和接手责任人进行行政和经济处罚，限期整改。

2、要加强整理业务监督指导。主要是要将档案整理职责明确规定纳入各单位文书或档案工作职责，在平时经常监督检查档案收集、规范整理移交上.县档案局要妥善安排部署，采取一切有效手段，突击指导整理积存档案，监督指导所有立档单位，做到上年档案第二年整理，并形成一种自觉制度；系统主管部门、乡镇要对积存档案大力气突击整理，同时，各单位变换文档干部要上报档案局备案，应接受县档案部门的监督，未将档案整理并办理完交接手续的，不得离开原岗位，要防止形成新的档案积存。

3、要加强档案监督力量。档案局要从整合档案资源的角度出发，一方面按国家人事部、档案局关于“档案馆局按业务指导量和馆藏数量确定编制并配备档案管理人员”的规定争取增加监督人员，另一方面从调整专业档案管理体制来增加馆藏量和档案人员；还有各系统主管部门要配备档案业务熟练的人，将所属单位档案监督工作纳入本职业务，经常认真进行监督检查；各级机关、单位领导要监督好本单位每个内部科室、派出机构、档案室和专兼职文档人员以及产生档案的所有工作人员，切实抓好本单位档案的综合管理工作。

4、要全方位实施督查。要将档案整理移交做为一条纪律，一是人大、政协要经常进行档案执法情况督查；二是纪律监督部门、司法部门要积极协查，不能听之任之或损失了才查；三是县委、政府主管部门要切实抓好改革和重大工作档案的监督和验收工作；四是要联合县委、政府有关职能部门，进行大规模档案执法检查活动，真抓实查，切实履行自己的职责；五是要将每年的档案工作列入各级、各单位年度工作任务和安全生产责任书，实行考核奖罚督查。同时，还要将已撤并单位档案的收集移交纳入全方位监督范围，千方百计、最大限度地减少档案损失。

5、要加强档案工作的领导。要明确各级各单位分管领导，经常检查和过问。要列入单位工作计划，要有长远目标和短期任务；要建立健全档案机构，配齐文档人员；要建立健全档案整理、保管、移交各项制度；解决好档案工作所需经费、物资、人力、时间等问题；要发挥好人和的巨大优势，关心解决好文档人员切身利益，用多种方法激发他们的工作热情和动力。

6、要提高档案干部行政执法能力。首先，应加强档案执法干部政治敏锐性和历史责任感的培养，档案是社会实践活动的真实记录和人类文明发展的重要见证，是党和国家的宝贵财富，一旦损毁，不可再生，要保护好档案资源， 各级档案执法干部要站在对历史、对党和国家负责的高度。把确保档案安全当做政治和历史任务，提高做好档案执法的敏锐性，树立执法为党、执法为政、执法为民的历史责任感，从思想上建立自觉的执法意识。第二，应加强档案执法干部执法水平的培养，一是要加强档案法律知识的培养，要通过举办各种形式的培训班，熟记精解法律条文；二是要培养善于执法、依法行政的自觉能力，要经常组织执法专业人士讲法、以案说法、以案执法，从思想上武装执法的自觉意识；三是要增强执法实际操作的能力，要结合实际工作，经常组织探讨基层执法过程中遇到的疑点、难点，并做好司法解释，使每一项工作都置于法制的环境下；四是要开展多种形式的执法水平质量的竞赛活动，提升锻炼执法人员依法行政的水平和能力；五是要规范执法人员的执法行为能力，要规范执法程序、执法文书、执法语言、执法行为，坚持严肃、严谨、慎重、快速的执法原则。第三，应增加档案教育投入，国家正规大专院校应加大档案专业的招生培养计划，同时应多办一些电大、函大、业余大学，扩大档案专业自学考试范围，并适时举办各种档案培训班，各单位应鼓励文档人员参加深层次深造，提高档案干部的专业技术和科学文化水平。

7、要加强法制建设。要进一步建立和完善档案法制体系，切实做好立法、执法、普法工作。修订不适应社会主义市场经济需要的档案法规、规章，制定与《档案法》及《档案法实施办法》《条例》相配套的、具有可操作性的档案行政规章和规范性文件。加强档案行政司法解释宣传，抓好档案法规、规章及标准的贯彻实施，充分发挥法律法规的规范、保障作用和标准的技术引导作用。