本教材的主要内容包括六大部分。“管理对象篇”阐述了把档案和文件统一视为档案管理对象的理由，介绍了外国档案载体和种类从古至今的演变历程，探讨了档案和文件的定义和价值。“管理理论篇”阐述了来源原则和文件生命周期理论成为档案管理理论两大支柱的理由，揭示了两大支柱理论的发展历程、基本内容、理论意义和实践价值，并且探讨了两大理论在电子时代遭遇的挑战和应对举措。“管理流程篇”以档案管理的主要环节为基础，总结了外国档案收集、鉴定、整理、检索和利用从古至今的发展历程，探讨了外国档案收集、鉴定、整理、检索和利用各环节的现实进展和普遍特色。“管理机制篇”以档案管理活动的保障条件为基础，总结了外国档案事业管理、文件管理机构、档案管理机构、档案法规、档案教育和档案人员的发展历程，揭示了外国档案管理机制各个组成部分的现实特点。“管理学史篇”揭示了外国档案学的发展历程与主要成果。“国际档案合作篇”总结了国际档案合作的发展历程与主要成就。

管理对象篇
　　第一章　外国档案
　　第一节　外国档案的萌生与词源
　　档案（archives）是档案工作的物质基础、档案管理的基本对象和档案学研究的基本概念，档案的起源、演变和发展与人类社会文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆的发展脉络和水平。考察档案的起源和发展进程，了解档案的词源，对科学管理档案具有重要意义。
　　一、档案的起源
　 人类社会何时何地有了档案?这历来是一个众说纷纭的问题。要搞清这个问题，需要借助考古学、文字学、历史文献学、社会学、民俗学等相关学科的研究成果，对有关历史资料进行充分查证、分析和研究才能完成。中外档案学者对档案起源问题的认识有相同点也有差别。
　　我国档案界关于档案起源的观点归纳起来大致有三种：一是认为早在原始社会，人们以原始记事方法形成的记录，如结绳、刻契、编贝、结珠等就是档案；二是认为在国家出现之前的原始社会后期，人们发明了文字并用之记录社会活动，保存下来的文字记录就是档案；三是认为进入奴隶社会才开始有了档案，因为文字的产生和国家的出现是档案起源的两个必备条件，只有当国家出现后需要用文书作为内部行政管理和对外交往的工具，才产生了档案。
　　与我国相比，国外档案学者尽管没有把档案起源作为一个专门的理论问题加以研究，但他们大多也认为档案的产生是与国家密不可分的。例如意大利早期档案学者皮斯多莱兹在研究欧洲档案史的专著中提出，档案有着十分悠久的历史渊源，它的发展是与各国社会及政治组织的形成相并行的。又如，苏联莫斯科历史档案学院（现为俄罗斯国立人文大学历史档案学院）编写的教材《古代世界的档案和档案工作》指出，档案作为国家组织和文化的因素之一，应从产生国家和文献的那个结构，即奴隶制结构开始进行研究。此外，《苏联大百科全书》中的“档案”条目指出，苏联最古老的档案发现于外高加索的乌拉图奴隶制国家，内容是乌拉图国王治理政治和经济的措施的记录。这些材料表明，国外档案学者把档案起源的时间大致确定在人类第一个阶级社会——奴隶社会。关于档案起源的地点，他们依据考古发掘的材料，大多认为是在古代东方奴隶制国家。
　　古代东方（Orient）是对古代亚洲、非洲东北部各奴隶制国家的总称。它是一个兼有地理和历史含义的概念。就地理含义而言，它包括两河流域（幼发拉底河与底格里斯河）、尼罗河流域、印度河和恒河流域、黄河流域曾经出现过的国家，其中既有至今沿用其名的埃及、印度等国家，也有今天不复存在的苏美尔、巴比伦、亚述和赫梯等国家，还有民族含义已有较大演变的巴勒斯担、叙乎亚和波斯（今伊朗）等国家。
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