档案信息特征及其组织方式

档案信息是通过各种档案载体储存的记录和反映各种事物运动状态及其规律的原始文献信息。它是以档案为物质存在形式的信息, 是文献信息的重要组成部分, 既有一般文献信息的共同特点, 又有不同于其他文献信息的特性。

一、档案信息特征

(一) 档案信息与载体的不可分割性

与其他文献信息一样, 档案信息是一种固化于一定物质载体上的信息, 其载体可以是以文字为表述形式的纸质材料, 也可以是以图像、声音等非文字手段为表述形式的声像、缩微、机读材料等。这些载体材料是档案信息存在的必要条件, 一旦载体被毁, 该载体所存储的档案信息也会随之消亡。

(二) 档案信息传递中的增值性

档案信息在传递过程中被广泛利用, 其内在价值不但完整无缺, 不受损耗, 反而会在信息交流中扩散、增值, 产生直接和间接的社会效益和经济效益。档案信息经过人们吸收、利用之后,再经过人脑加工和一定方式制作, 或重新编撰, 或重新研制, 或重新设计, 会再生出与原始档案信息形式完全不同的新的档案信息或其他文献信息, 反映了档案信息实现其价值的多次性和高效性。例如, 方志、年鉴、大事记、机构沿革、统计资料汇集、科技成果汇编、产品介绍等常见的史料和参考资料, 就是由档案信息增值而成的再生信息。

(三) 档案信息的可浓缩性

档案信息可以通过加工、选择、组织等一定的技术手段进行压缩, 使之小型化, 以便利用。档案信息日积月累, 信息量十分巨大, 要在如此繁多的信息中找到特定需要的档案信息, 不是件容易的事, 只有在对档案信息进行加工处理, 消化吸收, 合理组织的前提下, 其效用才能得到真正发挥。常见的档案目录、索引、档案数据库等就是经过浓缩加工了的档案信息。

(四) 档案信息存储与扩散的一致性

档案信息的存储与扩散是相互依存, 相互促进的。存储档案信息的根本目的, 是为了对它进行传递、扩散和交流, 以供社会共享。档案信息存储是扩散的先决条件, 要使档案信息得到充分的传递和利用, 首先就要收集大量的档案信息加以存储, 档案信息总是处于不断积累和传递使用的动态循环之中。

(五) 档案信息的原始性

档案信息记录和反映的是已发生过的工作、生产、科研、经贸、文化教育、医疗卫生、军事等各方面的原始信息, 是人类社会实践活动的历史纪录, 真实反映了社会组织和个人的职能活动, 是第一手材料, 具有原始性的特征。由于不少档案材料涉及到国家、集体和个人机密, 这就使得某些档案信息还带有机密性特征。档案信息的原始性和机密性使得它不能像其他文献信息那样可以不受限制地广为传播。

二、档案信息组织方式

档案信息组织是将处于无序状态的特定档案信息, 根据一定的原则和方法, 使其有序化、系统化的过程, 以便人们有效地传递和利用档案信息。通过对档案信息内容加以揭示和组织, 可以提供多种检索手段和检索途径, 满足社会利用档案信息的需要,使档案信息资源得到充分开发和利用。档案信息组织直接采用了信息科学的理论、方法和技术, 信息科学中的系统论、控制论、信息论为档案信息组织提供了方法论基础, 而计算机技术和人工智能则为档案信息组织提供了先进的技术手段, 从而大大提高了档案信息组织的效率和质量。尤其是计算机信息网络的发展, 必将改变传统的档案信息组织方式,产生新一代的档案信息系统, 使档案信息组织与检索步入新的阶段。

(一) 按对档案信息内容的揭示程度, 档案信息组织方式分为目录组织法、索引法、文摘法、综述法等

档案目录组织法是将档案的内容特征和形式特征进行全面系统的揭示, 并按一定的方式加以记录和编排的方法, 其表现形式是各种档案目录, 如分类目录、主题目录、题名目录、责任者目录等。档案索引法是深入揭示档案的某一方面特征, 注明其来源出处, 并按一定方式加以编排的方法。与目录组织法相比, 索引法揭示档案信息内容更为深入、细致。档案文摘法是对档案信息内容进行浓缩加工, 简明确切地揭示档案内容, 提供精练的档案信息的方法。与目录组织法和索引法相比, 文摘法不仅能提供档案线索, 还能忠实而准确地反映和报道档案原文中的信息。档案综述法是将一定时期、一定数量的档案材料中的档案信息进行综合加工的方法。它不限于揭示某一份档案的信息, 而是对一定范围内众多档案材料进行分析、研究、综合加工, 是大量档案信息的集合体。

(二) 按对档案信息特征揭示的角度, 档案信息组织方式分为分类组织法、主题组织法、代码组织法、题名组织法、责任者组织法等

分类组织法是将档案信息内容依据档案分类法进行揭示和著录, 并依分类号顺序进行系统排列的方法。

主题组织法是将档案信息内容依据档案主题词表加以揭示和著录, 并依主题词的字顺进行系统排列的方法。

代码组织法是利用档案代码系统如档号、文号等来组织档案信息的方法。

题名组织法是从档案题名特征入手, 对档案信息内容加以揭

示和著录, 并依题名字顺进行系统排列的方法。

责任者组织法是从档案责任者的角度, 对档案信息内容加以揭示和著录, 并依责任者姓名( 或单位名) 字顺进行系统排列的方法。

(三) 按排序方式, 档案信息组织方式分为编号组织法、字顺组织法、时序组织法、地序组织法等

编号组织法是将档案信息特征依号码顺序进行组织和排列的方法。分类组织法和代码组织法都属编号组织法。字顺组织法是将档案信息特征依字顺进行组织和排列的方法。主题组织法、题名组织法、责任者组织法等就属字顺组织法。时序组织法是将档案信息内容依时间顺序进行组织和排列的方法。如档案综述中的大事记就属时序组织法。地序组织法是依法定的和惯用的行政区划和地名顺序对档案信息内容加以组织和排列的方法。如地名索引就可依地序组织法加以组织。