档案信息检索途径与检索要求

一、档案信息检索途径

档案信息检索途径, 是指检索档案信息时所采取的入口或角度, 也就是从哪个方面入手进行检索, 只要是具有较大检索意义的档案特征都可以构成检索途径。档案信息检索途径在检索工具中是以检索标识的形式表现出来的。

档案信息检索途径分为档案内容检索途径和形式检索途径两大类。

(一) 档案内容检索途径

档案内容检索途径是用直接表达档案主题内容的档案信息特征作为检索入口的检索途径, 有下面几种:

1 . 分类途径

是将档案分类号作为检索入口查找档案信息的一种途径。分类号是表达档案主题内容在档案分类体系中的类别的一种特征信息, 档案分类体系是根据档案的内容和本质特征, 将档案分门别类, 揭示其在内容上的相互关系所形成的一种等级体系。从分类途径入手检索可以系统、全面地查到有关档案信息, 是档案信息检索的主要途径。

2 . 主题途径

主题即档案所阐述的中心问题。主题途径是从档案主题词入手检索档案信息的重要途径。主题词是直接表达档案主题内容的检索标识, 通过主题途径可以直接查找到涉及某一问题、某一对象和某一事物的档案材料。

3 . 题名途径

规范的档案题名, 一般都反映了档案的内容特征, 如“ 中共中央关于统一管理党、政档案工作的通知”。但也有一些档案的题名不能准确地反映档案内容, 如“ ××县计划委员会通告” 这类题名就只是文件形式特征的描述。所以, 对于题名特征是否属于内容特征, 不能一概而论。题名途径在档案检索中用得不是很多。

4 . 代码途径

它是从档案中表达某一方面特征的代码入手检索档案信息的途径, 如工程代号、产品型号等, 主要用于科技档案信息的检索。

(二) 档案形式检索途径

档案形式检索途径是以档案的形式特征为检索入口的检索途径。

1 . 责任者途径

责任者代表了档案的形成者, 包括单位和个人等。同一责任者形成的档案, 在内容上反映某一特定职能活动, 具有一定阶段性, 在内容和时间上互有联系, 通过责任者途径, 可以检索到同一责任者形成的全部档案, 是一种较方便适用的检索途径。

2 . 文号途径

文号是一份普通档案文件固有的并具有唯一性的特征。在已知一份文件的编号的情况下, 采用文号途径检索档案是最为简便的。

3 . 人名途径

这是从档案中涉及的人物入手检索档案信息的一种途径, 它对于检索某一特定人物的档案材料很有效。

4 . 地名途径

是从档案中所涉及的地名入手检索档案信息的一种途径, 对于检索有关某一特定地区的档案材料比较方便。

5 . 机构名途径

是从档案中所涉及的机构特征入手检索档案信息的一种途径, 对于检索某一特定机构的档案材料比较方便。

二、档案信息检索要求

利用者查找档案信息, 有自己特定的检索要求, 不同的利用者有不同的检索要求, 即使是同一个人, 其检索要求也是多种多样、经常变化的。全面了解这些检索要求, 有利于采取不同的检索手段, 有针对性地建立档案信息检索体系, 使之具有适用性,更好地满足利用者不断增长的信息需求。

档案信息检索要求可以分为下面几种类型:

(一) 按检索目的分, 分为查证型检索要求和情报型检索要求

查证型检索要求是为解决某个需证实的问题、验证某一事实而检索档案作为凭证。这类检索要求针对性很强, 要求较高的检准率。

情报型检索要求是借助档案作为原始资料或情报来源, 围绕某一事物或某一专题( 课题) 检索与之有关的档案信息。这类检索要求系统性强, 要求较高的检全率。

(二) 按检索对象分, 分为事实型检索要求和文献型检索要求

事实型检索要求只要求查到某一事实或数据, 如某一人物情况、某一事件发生年代等。

文献型检索要求是想通过检索查找特定的档案材料, 可以是一份文件、一份案卷, 也可以是全部有关的档案材料。

一般来说, 事实型检索要求往往是查证性的, 而文献型检索要求与情报型要求常相一致。

(三) 按利用对象分, 分为公务人员、科研人员和一般公民的检索要求

公务人员的检索要求是为日常行政管理进行工作查考, 解决政务活动中的现实问题。这类检索要求较为明确, 要求准确、快速地提供检索结果, 时效性强。

科研人员的检索要求一般是为研究某一问题, 设计某种产品, 进行某项研究提出的。这类检索要求往往不很明确, 要求提供系统、全面的档案材料。

一般公民的检索要求主要是为了从档案中取得证明, 如查证学历、工龄、产权等。这类检索要求比较明确, 但由于这部分利用者文化水平参差不齐, 加上大多数人缺少必要的档案知识, 不少人常常对自己的检索要求表达不清。

(四) 按检索范围分, 分为检索范围较狭窄的检索要求和检索范围广泛的检索要求

只检索某一年度的档案材料或某一专业领域的档案信息为检索范围较狭窄的检索要求, 而检索某一较长历史时期的档案信息或内容涉及政治、经济、军事、科学、文化各个方面的档案信息则为范围广泛的检索要求。

(五) 按对档案线索的掌握程度, 分为已确切掌握档案线索的、掌握少量线索的和未掌握档案线索的检索要求

显然, 第一种情况检索起来最容易, 第三种情况检索较难。还有一种情况是, 检索者自认为掌握了档案线索, 但这些线索不确切或是错误的, 反而会使检索过程复杂化。