档案检索语言概述

一、档案检索语言的基本概念及特点

检索语言是在文献标引和检索过程中所使用的一种人工语言。档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言, 是档案标引和检索的工具, 是将档案主题概念转换为检索标识的依据。

与日常使用的自然语言相比, 档案检索语言具有以下特点:

1 . 单义性。语词与概念一一对应, 排除了自然语言中同义词、多义词和词义含糊的现象。例:

精神( 心理学)    精神( 哲学)

通过括号内的限定词将词义进行注释, 排除了多义现象。

2 . 规范性。检索语言中采用比较确切、规范、通行的语词作标识, 而不采用不通行的同义词、近义词、译名、俗称、旧称、不能准确表达全称含义的简称作标识, 例:

蕃茄( 俗称)     莱 ( 旧译名)     伤 ( 旧称)

用 西红柿      用 激光器        用 正骨科

3 . 关联性。检索语言中采用了各种手段来表达概念之间的相互关系。例:

4 . 系统性。检索语言的标识都按一定方式进行了系统排列。分类法按号码顺序排列, 主题法按字顺排列, 系统排列能固定标识的位置, 使之有序化, 从而提高检索速度。

5 . 简明性。检索语言对大量的自然语言词汇进行了压缩和精选, 只选取文献标引和检索所需要的词汇作标识, 具有简明性。

检索语言与一般的词典不同, 词典也表达概念, 也进行系统排列, 但没有明确显示概念之间的相互关系。它们所起的作用也不同。

与自然语言一样, 检索语言也由词汇和语法组成。档案检索语言的词汇是指表达档案文献主题概念的全部标识, 一个标识(如分类号、主题词等) 即检索语言的一个语词, 由这些标识系统编排而成的分类表、词表即为检索语言的词典。语法则是创造和运用这些标识所需的一整套规则。

二、档案检索语言的作用

档案检索语言是档案信息检索系统的重要组成部分, 是联系档案信息存储与检索之间的桥梁, 是整个检索过程得以完成的语言保证, 其地位与作用如图2-1 所示:

从图中可以看出, 档案检索语言的主要作用是作为概念转换

的依据。从档案中分析出来的主题概念和从检索提问中分析出的主题概念依据同一检索语言进行标引, 转换成检索标识, 从而可以使标引用语和检索用语相匹配, 使检索过程得以完成。由于检索语言对自然语言进行了规范化处理, 同时采用各种手段显示概念之间的相互关系, 使之表达的概念专指、明确、规范, 从而能帮助检索人员又全、又快、又准地检索到所需文献信息。

三、档案检索语言的分类

档案检索语言按构成原理分为: (1 ) 分类语言。其特点是:以学科为中心集中文献, 以号码作标识, 按号码顺序进行系统排列。包括体系分类法和组配分类法两种, 统称为分类法系统。《中国档案分类法》即按体系分类法的原理编制而成。( 2 ) 描述语言。其特点是: 以事物为中心集中文献, 以规范化的自然语言作标识, 按字顺进行系统排列。包括标题法、叙词法、关键词法等, 统称为主题法系统。1988 年编制出版的《中国档案主题词表》就是按叙词法的原理编制的。(3 ) 代码语言。其特点是就事物的某一方面特征, 用某种代码系统来加以标引和排列, 如化合物的分子式索引系统等。

检索语言按标识的组合方式分为: (1 ) 先组式语言。其特点是文献标识在编表时就固定组配好; (2 ) 后组式语言。文献标识在检索时才组配起来。

检索语言按学科和专业范围还可分为综合性语言、多学科语言、专业性语言; 按所采用的语言分为单语种语言和多语种语言, 等等。