档案分类法

一、档案分类法的原理

(一) 概念

档案分类法, 是以国家机构和社会组织从事社会实践活动的分工为基础, 按照档案的内容和特点, 分门别类组成的科学体系。它是对概括档案内容特征的概念进行逻辑分类和系统排列形成的一种概念标识系统。档案分类法的表现形式是档案分类表,档案分类表是进行档案分类标引的依据, 用于编制档案分类检索工具, 提供分类检索途径。

(二) 构成原理

分类法可分为体系分类法和组配分类法两大类型, 不同类型的分类法有不同的构成原理。

体系分类法的构成原理是采用概念的划分与概括的逻辑方法, 对档案内容所涉及的概念和事物进行逻辑分类, 形成具有隶属并列关系的概念等级体系。

组配分类法的构成原理是采用概念的分析与综合的逻辑方法, 将一个复杂的档案主题概念用若干个表达简单概念的标识的组配来表达所形成的概念组配体系。

目前, 档案分类法采用的是体系分类法原理。

所谓“ 类”, 是许多具有某种共同属性的事物的集合。用以表示一类事物的名称, 称为类名, 在文献分类中, 称为类目。类目是分类法的基本单位, 类目的代号称为分类号, 分类法是以分类号作标识, 按分类号顺序排列的。

类是可分的, 一事物除了具有与同类事物共同的属性外, 还具有其他属性, 因此, 可以用另外的属性作为分类标准对一类事物进行划分, 即分类。经过一次划分所形成的一系列概念称为子类或下位类, 被划分的概念称为母类或上位类, 它们之间的关系是隶属关系, 各子类之间互称同位类, 它们之间是并列关系。分类可以连续进行, 经过一次划分所得的子类, 还可用其他分类标准再次划分。这样层层划分, 层层隶属, 便构成了一结构严密的等级体系。分类的基本规则如下:

1 . 一次划分采用同一分类标准, 不能同时采用两个或两个以上的分类标准;

2 . 划分后所得各子类外延之和等于其母类外延;

3 . 要选择符合分类目的的事物本质属性作为分类标准, 使分类具有科学性和实用性。

档案分类法就是运用上述逻辑分类原理, 依据档案内容特征, 对档案信息进行系统化组织形成的一种分类体系。

(三) 分类标准

档案分类法以职能分工为主要分类标准, 并结合档案记述和反映的事物的属性, 选择其他辅助分类标准, 如行业分类、载体分类、学科分类等。这是符合档案的形成规律及其特点的。

档案是人类社会实践活动的历史记录, 而人类社会实践活动是以国家机构、社会组织和个人的职能分工形式来进行的, 因此, 职能特性是档案特有的最主要的属性, 以职能分工为基础建立起来的分类体系能反映出社会实践分工情况, 与档案实体的全宗管理原则相协调, 具有稳定性和客观性, 也便于档案利用者有效地检索和利用档案。职能分工原则是档案分类法区别于其他文献分类法的主要标志。

(四) 特点

档案分类法的特点是系统性强, 它以国家机构和社会组织从事实践活动的职能分工为基础, 紧密结合档案中反映的内容属性, 分门别类地组成一结构严谨的科学体系, 反映了档案内容概念间的从属派生关系, 便于按类目进行族性检索。它与档案实体分类法不同, 它不是对档案实体按某种标准进行分类, 而是对档案内容概念进行逻辑划分, 不受全宗、案卷等馆藏结构的限制,将属于同一问题的档案信息予以集中, 一般只用于档案标引和检索, 而不用于档案实体的整理。

档案分类法与图书分类法相比, 其构成原理是相同的: 二者都以概念逻辑和知识分类为基础; 结构体系大同小异, 都由基本大类、主表、附表、索引等组成; 采用的方法、手段类似, 都采用了复分、仿分、类号组配、注释、设交替类目等方法; 其标记制度、标记符号以及标记方法也是相近的, 如采用拉丁字母与阿拉伯数字相结合的混合号码、层累制、八分法、双位制及辅助符号等。档案分类法与图书分类法的不同之处表现在以下方面:

1 . 分类对象不同。档案分类法用来类分档案, 图书分类法用来类分图书资料, 尽管档案和图书同属文献范畴, 但两者具有不同的属性, 档案是在人类社会实践活动中直接形成的历史记录, 而图书是经过归纳、总结的反映系统科学知识的载体, 这就使得档案分类法和图书分类法在分类标准、类目体系乃至作用方面有所不同。

2 . 分类标准不同。档案分类法是以人类社会实践活动的职能分工为基础, 以档案内容所反映的事物属性为主要分类标准,图书分类法是以科学分类为基础, 以图书内容所反映的学科属性为主要分类标准。

3 . 分类体系不同。由于采用的分类标准不同, 使得档案分类法和图书分类法形成了不同的分类体系, 这在两部分类法的类目设置上表现得十分明显。档案分类法是根据国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动的分工,并紧密结合档案记述和反映的事物的属性关系形成的较为实用的逻辑分类体系, 而图书分类法是根据图书内容的学科性质形成的比较严密的知识分类体系。

4 . 用途不同。档案分类法主要用作档案分类标引、编制档案分类目录的工具, 一般不用于档案实体的分类排列, 而图书分类法除了用于类分图书、编制分类目录、进行分类检索外, 还可用它组织藏书, 进行分类排架, 对藏书建设和图书流通情况进行分类统计等, 用途十分广泛。

二、档案分类法的体系结构

档案分类法由基本大类一览表、主表、辅助表、索引等组成。下面以《中国档案分类法》为例说明档案分类法的体系结构。

(一) 基本大类

它是档案分类体系的一览表, 共分19 大类, 排列如下:

A 中国共产党党务

B 国家政务总类

C 政法

D 军事

E 外交

F 政协、民主党派、群众团体

G 文化、教育、卫生、体育

H 科学研究

J 计划、经济管理

K 财政、金融、保险、审计

L 商业、旅游业、服务业

M 农、林、牧、渔业

N 工业

P 交通

Q 邮电通信

R 城乡建设、建筑业

S 环境保护

T 海洋、气象、地震、测绘

U 标准、计量、专利

(二) 主表

它是分类法的正文, 由类目、类目之间的关系、标记符号、注释组成。

1 . 类目类目是分类法的基本单位, 《中国档案分类法》第2 版共有10 万条类目, 有单一类目和组合类目( 类组) 之分。类目名称应力求达到科学、确切、简洁的要求。

2 . 类目之间的关系分类法主要通过其主表的等级结构来表达类目之间的相互关系, 例如:

K 财政、金融、保险、审计 ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 一级类目

KA 财政 ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 二级类目

1 财政制度 ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 三级类目

计划、监检入此。

⌒同位类并列关系

11

12

13

14

预算 ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 四级类目

工交财务

商贸、金融财务

农业财务

…

2 财政预算、决算

21 财政总预算、总决算

22 企业财务计划与决算 …

29 其他预、决算( 年报)

⋯⋯ ( 等同关系)

3 财政收入

31 企业上缴利润、预算收入 32 税收

321 产品税 …

326 关税

参见LA74

⋯⋯ (相关关系)

图2-2 档案分类法类目体系图示

从此例, 类目之间的隶属、并列关系一目了然。其中括号中“年报” 与“其他预算、决算” 是等同关系, 它们的外延是一致的。而“KA326 关税” 下的“ 参见LA74” 则显示了相关关系,它说明了KA326、LA74 两类的内容是交叉的, 分类时可参照使用。

3 . 标记符号《中国档案分类法》采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号制, 数字的数位一般表示类目的级位, 基本上遵循了层累制的编号原则。当同位类过多时采用了八分制和双位制编号法。为了补充基本类号的不足, 采用了“ + ” 并列符号、“