档案信息前处理工作概述

档案信息前处理, 是对档案信息进行加工处理, 揭示档案的内容特征和形式特征, 将档案由原始的一次文献转化为二次文献的过程。它是建立手工或自动化档案信息检索系统之前必要的数据准备过程, 包括档案的著录和标引两方面内容。

一、档案信息前处理工作的地位

档案信息前处理是档案信息检索工作的初始部分。档案信息检索工作包括档案信息的存储与检索两大部分: (1 ) 档案信息的存储是通过各种方式将零散的档案信息组织起来, 存储到各种检索工具或检索系统中去, 包括档案信息前处理、检索工具的组织、检索系统的建立等内容; (2 ) 档案信息的检索是通过各种检索途径和检索手段将利用者所需要的档案信息及时准确地查找出来提供利用。

由此可见, 档案信息前处理是存储档案信息的首要步骤, 是整个档案信息检索工作的基础。

档案信息前处理是对档案材料的另一种整理方式, 它与档案实体整理不同, 是对档案信息内容进行加工整理, 将有价值的档案信息加以揭示, 提供检索途径以便利用。

二、档案信息前处理工作的意义

(1 ) 是揭示与获取档案文献中所含档案信息的重要手段。著录项目中所包含的档案主题内容、成分、作者、保存价值、存放地点等信息, 能够有效地揭示馆藏。宣传报道档案信息资源, 使利用者不查原文即可对档案材料有一个大概的了解, 以便有针对性地快速查到所需的档案材料。

(2 ) 是建立档案信息检索系统的基础和前提条件。无论是手工检索系统还是计算机检索系统, 在运行之前都要纳入充足的经过加工的数据。档案信息前处理的主要目的就是为检索系统提供必要的数据, 如手工检索系统中的各种档案目录就是由著录项目组织而成的, 计算机检索系统中数据库的建立也必须依赖著录项目的输入, 所以著录标引工作是实现档案信息检索必不可少的前提条件。

(3 ) 是决定检索工具和检索系统质量的重要因素。档案信息前处理工作是档案信息检索工作的首要环节, 任何检索工具和检索系统要有效发挥存储和检索功能, 都须依赖于著录事项的完备以及揭示档案内容的深度和确切程度。前处理工作中的任何疏忽、错误和过分简化、不恰当都会影响检索工具和检索系统的质量, 降低检索效率。

(4 ) 为查找档案材料提供途径和依据。利用者通过查阅检索工具, 辨别检索标识可以准确找到自己所需要的档案材料, 大大提高检索速度, 节省翻阅原件的时间。

三、我国档案信息前处理工作的现状及问题

我国档案部门的著录标引工作开展得较晚, 缺乏足够的经验和必要的规定。各档案馆( 室) 各行其是, 各搞一套, 处于比较混乱状态。然而, 近年来情况有了较大改观, 随着国家标准《档案著录规则》、《档案分类标引规则》等的颁布实行, 全国通用的《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》的推广使用, 档案著录与标引工作有了统一的标准, 档案信息前处理工作有了相当的进展, 几个较有条件的档案馆已建立了具有上万条数据的数据库, 如中央档案馆1992 年建成了具有40 万条数据的档案目录数据库, 是我国目前最大的中文档案目录数据库, 档案检索工具的类型也开始多样化。前处理工作的发展对档案信息检索工作起到了很大的推动作用, 但由于长期积累下来的档案文献数量十分浩繁, 而新的档案不断产生, 致使前处理工作量十分巨大, 其效率和质量都难以保证, 进度十分缓慢, 具体表现在以下方面:

(1 ) 档案前处理工作的滞后现象十分严重。前处理工作本应超前或至少同步, 但由于馆藏基数大, 档案逐年增加, 出现“ 老账未还, 新账又欠” 的局面。据调查, 已开展著录标引工作的档案馆和档案室, 除个别馆以外, 平均完成的著录标引量仅占馆藏档案的极小部分, 使前处理工作呈现积重难返的现象, 著录量难以赶上馆藏档案增长量。

(2 ) 我国档案前处理工作效率很低, 许多档案馆( 室) 未派专人负责前处理工作, 而是由档案整理人员临时兼任。由于档案工作人员不熟悉此项工作, 加之档案内容繁杂, 著录标引级别不易掌握, 增加了难度, 因此档案著录标引工作的效率普遍较低。

若按较高标准, 即每人每年著录1 万份文件( 约100 卷) 来计算, 仅馆藏5 万卷的档案, 不考虑新接收的档案, 就需50 人年才能完成著录标引工作, 若考虑到档案的增长量则需要更多的时间。对于馆藏大得多的档案馆来说, 按目前的效率, 若不采取其他有效措施, 前处理工作永远赶不上档案增长速度。

(3 ) 质量没有保证。由于缺乏一支稳定的、业务水平较高的著录标引队伍, 档案信息前处理工作的质量难以保证。尽管已颁布了一系列有关标准, 但这些标准未得到具体的贯彻实行, 因此, 著录内容和格式不统一, 标引一致度低, 误标、漏标等现象较普遍。尤其是主题标引情况极为混乱, 有不少档案机构以自编的词表为依据进行标引, 未采用国家标准, 有的采用关键词标引。这种不统一、不规范的状况严重影响了档案信息前处理工作的质量。

由于目前我国档案信息前处理工作由档案馆、档案室各自承担, 而长期积压下来的未经加工处理的档案数量庞大, 光凭档案机构本身的力量是难以根本解决上述问题的。因此, 有人提出化整为零的前处理工作方案, 即由文件作者、机关立卷人员、档案室、档案馆几方分头承担著录标引工作。具体来说, 就是档案馆和档案室分别负责处理本馆( 室) 积存的档案, 新产生的档案由文件作者或立卷人员负责处理。文件作者一般能够很好地把握文件主题, 可在撰稿结束时在文件上标上分类号或主题词, 由立卷人员审定, 并将归档案卷进行著录, 档案室根据需要将著录卡片组成检索工具供本单位使用, 移交档案时连同著录卡片一并移交给档案馆。这样, 档案馆( 室) 就能集中力量解决积压档案的前处理问题, 加快档案信息前处理工作的进展, 为计算机档案信息检索提供充足的数据准备, 同时也可提高档案著录标引的质量,保证著录标引的深度及其一致性, 提高检索效率。

除此之外, 还有人提出利用计算机技术进行自动标引, 从而几十倍地提高标引速度, 从根本上解决标引问题。目前, 我国档案自动标引技术的研究已取得一定进展, 但仍处于试验阶段。