档案目录组织法

一、档案分类目录的组织

档案分类目录是按档案分类法组织起来的, 揭示全部( 或主要部分) 馆藏内容与成分的一种综合性检索工具。它打破了全宗的界限, 不受档案实体整理体系的束缚, 提供从档案内容入手检索档案的途径, 是档案工作人员从事业务工作和利用者查找档案的不可缺少的工具, 正逐渐代替案卷目录在档案馆( 室) 中占据主导地位。

档案分类目录的组织包括条目排列、参照卡和导卡的设置、字顺类目索引的编制几个方面。

(1 ) 条目排列。将已经著录的条目按分类号的顺序排列起来, 对同一类号的条目再按时间顺序、题名、责任者字顺等其他特征排列。

(2 ) 参照卡。用于揭示类目间相互关系, 指引利用者准确查找到所需档案。分为:

① 一般参照卡。用来表示类目的注释或说明分类规则。可告诉利用者, 此类只收什么档案, 什么档案本类不反映, 应到哪个类去查找。如图4-1 所示。

② 直接参照卡( 又称单纯参照卡)。用来指引利用者从未被采用的类目到被采用的类目查找, 参照符号用“ 见” 表示。如图4-2 所示。

③ 相关参照卡。用来表示类目间的交叉关系, 用“互见”作参照符号。如图4-3 所示。

参照卡可单独编制, 也可与一般导卡合编。

(3 ) 导卡。也称指引卡, 是一种上端有耳状突出的卡片, 用于揭示分类目录的结构及其逻辑体系, 指导人们在目录内迅速准确地查到所需档案卡片。分为:

① 一般导卡。帮助利用者在目录内迅速找到所需的那个类。一般可在每一类前放一张概括本类内容的导卡, 在耳状突出处标明类号及类目名称, 其下注明该类直接下位类类号及类目名称。如图4-4 所示。

② 特殊导卡。将某些重要档案的卡片突出推荐。

(4 ) 字顺类目索引。将分类目录的类目按字顺排列起来, 提供从字顺主题入手查找档案的途径, 提高分类目录的利用效率。分直接索引和相关索引两种, 其中相关索引用处较大, 其编制方法如下:

②   对类名进行规范化处理, 将之转化为标题形式;

② 补充分类表中未列的概念, 如类名同义词、表中未收的新学科、新事物或其他重要概念等;

③ 编制索引款目, 对两个或两个以上主题的类目分别编制款目;

④ 对某些款目词实行轮排, 使同族概念集中, 并提供多条检索入口;

⑤ 将所有的索引款目按字顺排列。

图4-5 是档案分类目录字顺类目索引范例。

分类目录还可作为一种基本的检索工具, 派生出各种专题目录、重要文件目录等, 向外报道馆藏, 满足利用者的特定需求。

二、档案专题目录的组织

档案专题目录是集中揭示有关某一专题档案内容的检索工具。它不受全宗的限制, 有利于按专题查找档案材料, 对于科学研究, 解决某些专门问题很有帮助, 是档案部门进行定题定向服务的有效工具。

档案专题目录的编制程序如下:

(1 ) 选题。应根据党和国家各项工作的需要、利用者的某一特定需要, 从本馆所藏档案材料的具体情况出发, 选择具有现实利用价值的专题。选题是决定专题目录能否产生较大效益的关键, 分被动选题和主动选题两种方式。

被动选题是根据主管部门下达的任务或有关部门提出的委托进行选题; 主动选题是根据当前的中心工作、社会生活的重大事件及各项工作的具体要求, 结合本馆所藏档案状况和人力、物力等自主选题。

选题的基本原则是要尽量满足当前需要, 以重大课题为主,兼顾一般要求, 量力而行。

(2 ) 选材。有关某一题目的档案数量往往很多, 这些档案可能涉及到好几个全宗, 各全宗中所含有关该专题的档案的数量和角度不同, 需对这些材料进行挑选, 挑出能够反映专题本质的有价值的材料, 既不遗漏有用的档案, 又防止充塞许多对本专题意义不大的档案。可以利用现有的检索工具选材。

(3 ) 著录。对选好的材料进行著录, 也可借用分类目录中的卡片。

(4 ) 排列。一般按分类号排列, 也可按时间、地区等标准排列, 根据所收档案的特点而定。

三、档案主题目录的组织

档案主题目录是根据档案主题法的原理, 按档案主题词的字顺组织起来的目录。主题目录不受全宗和分类体系的限制, 直接从事物出发按字顺查找所需档案, 灵活性强, 便于进行特性检索, 但系统性不如分类目录。其编排方法如下:

(1 ) 标题形式的选择。标题形式有单一标题、复合标题、倒置标题等。单一标题是由一个主题词构成的标题, 如“ 经济改革”、“ 粮食” 等。复合标题是由两个以上具有逻辑关系的主题词组配而成的标题, 主题词之间为概念限定关系时, 用短横连结,如“ 小麦—种子—繁育”; 若为概念相交关系, 则用冒号连结,如“ 生产作物: 经济作物”。倒置标题是将主题词中的定型词提前, 提供族性检索的机会, 如“ 飞机, 超音速”, 这种标题形式有利于同族事物的集中。对一个主题概念的表达, 在同一个目录中只能采取一种标题形式, 须根据需要选择适当的标题形式。

(2 ) 主标题与副标题的确定。主标题反映的是档案的中心主题, 是查找档案的主要依据, 提供检索入口; 副标题是对主标题的限定或说明, 起细分作用。应选择具有独立检索意义, 符合利用者检索要求, 档案中较详细论述了的主题词作为主标题。

(3 ) 将著录卡片按字顺排列。先按主标题字顺排, 主标题相同的, 按副标题字顺排; 主标题和副标题都相同的, 按题名或责任者字顺排, 也可按年代、地域等特征排列。当标题中出现外文字母、阿拉伯数字和各种符号时, 一般按以下顺序排列:

( )

—

:

,

汉文文字

拉丁字母

斯拉夫字母

希腊字母

阿拉伯数字

罗马数字

对复合标题中有独立检索意义的主题词应进行轮排, 以提供多条检索途径。例如:

高产作物: 经济作物  轮排  经济作物: 高产作物

(4 ) 参照卡的设置。根据《中国档案主题词表》中的参照项设置参照卡, 显示主题词之间的相互关系, 方便检索。与分类目录一样, 主题目录的参照卡也可分为一般参照卡、单纯参照卡、相关参照卡几种。

一般参照卡用来说明某些标引规则及使用主题目录时应注意的某些事项, 如图4-6 所示; 单纯参照卡用来指引利用者由未被用作标目的非正式主题词查到正式主题词, 如图4-7 所示; 相关参照卡用来说明主题标目之间的等级关系和相关关系。如图4-8所示。

四、档案联合目录的组织

档案联合目录是汇总若干档案馆或其他单位收藏的档案综合编成的一种检索工具, 如“ 革命历史档案联合目录”、“ 明清档案联合目录”、“ 中华民国档案联合目录” 等。其作用有:

(1 ) 资源共享。它把分散在各地的档案从目录上联成一体,可为利用者提供更丰富的档案线索, 实现档案信息资源共享。

(2 ) 是建立目录中心的先决条件。

(3 ) 可推动馆际间的协作和交流, 便于互通有无, 形成全国性或地区性的协作网络, 扩大档案利用的范围。

档案联合目录的编制方式有三种:

(1 ) 以一馆为基础, 其他馆校对补充。

(2 ) 在统一著录格式和方法的前提下, 各档案馆分头编制。由一馆牵头校对补充, 汇总。

(3 ) 各馆分编, 组织专门班子汇总。

联合目录的结构包括:

(1 ) 序言或编制说明。说明编制目的、使用范围、选材标准、著录方法、体系结构等。

(2 ) 汇总的条目。条目的著录格式统一, 条目按分类号排列组成分类联合目录, 按主题词排列则组成主题联合目录。

(3 ) 辅助索引。联合目录体系庞大, 应配备辅助索引。如档案馆名称索引、全宗索引、人名索引、地名索引等, 帮助利用者顺利查找所需档案。