档案检索工具体系

所谓档案检索工具体系, 是指由若干功能不同的检索工具组成的各司其职、相互联系、相互补充的检索工具整体, 这个体系能从不同角度揭示馆藏, 提供不同的检索途径, 满足利用者多方面查找档案的要求。

一、档案检索工具的作用与分类

(一) 档案检索工具的作用

任何档案检索工具, 都具有存储和检索档案信息两种基本职能, 具体表现为以下作用:

1 . 检索作用

这是档案检索工具的主要作用。档案检索工具为用户提供了档案线索和查寻手段, 利用者可以根据自己的特定需要, 按照一定的检索方法, 从检索工具中查找所需的档案材料。档案检索工具的检索作用是否充分发挥, 直接关系到检索工具的效益和档案信息资源的开发和利用。

2 . 报道作用

通过档案检索工具, 可以向社会宣传、介绍和报道档案的内容成分、价值和作用, 通报馆藏情况, 使档案的管理方式变封闭为开放, 使档案的价值得到充分发挥, 增强社会的档案意识, 提高档案工作的社会影响。

3 . 交流作用

档案检索工具不仅可以提供查询手段, 还可成为档案机构与利用者之间, 各档案馆( 室) 之间的交流工具。通过档案检索工具的联合编制和馆际交换, 可以使各档案机构互相了解馆藏情况, 互通有无, 有利于实现档案资源共享。

4 . 管理作用

档案检索工具是提高档案管理水平的重要手段。档案检索工具集中揭示了馆藏档案信息, 有助于档案人员熟悉馆藏, 为档案管理业务活动的开展提供了依据。某些档案检索工具直接反映了档案实体管理体系, 是库房管理、档案保管和统计中必不可少的工具, 各种检索工具还是档案人员提供咨询, 开展编研工作的必要手段。

(二) 档案检索工具的分类

1 . 按编制方式分

(1 ) 目录。它是将档案的著录条目, 按照一定的次序编排而成的检索工具, 如分类目录、题名目录等。

(2 ) 索引。它是将档案中的某一内部或外部特征及其出处按照一定的顺序排列起来的检索工具, 如人名索引、地名索引、文号索引等。索引与目录的区别在于: 目录对档案文件内容和形式特征进行全面系统的著录, 著录项目比较完整; 而索引是对档案文件中的某一部分特征进行著录, 著录项目简单。

(3 ) 指南。它是以文章叙述的方式, 综合介绍档案情况的一种工具, 如全宗指南、专题指南、档案馆指南等。它可以作为工具书使用, 相对于目录和索引来说, 其报道性、可读性较强。

2 . 按载体形式分

(1 ) 卡片式检索工具。它是将条目著录于卡片上, 将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。其优点是具有较大的灵活性, 便于增减条目以及调整其顺序, 还可利用一次著录的结果, 编制不同的检索工具。但体积大, 不便管理, 不便传递与交流, 成本较高。

(2 ) 书本式检索工具。将著录条目按顺序排列并装订成册的检索工具。其优点是体积小, 便于管理, 便于馆际间情报交流,编排紧凑, 成本低廉, 是我国档案界长期以来占主导地位的检索工具。但它缺乏灵活性, 不能及时增减条目和调整顺序, 不能完整反映馆藏档案, 因此受到卡片式检索工具的严重挑战。

(3 ) 缩微式检索工具。用缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。其主要优点是体积小, 节约空间, 便于携带和交流, 便于长期保存和使用。但它是在书本式或卡片式检索工具的基础上形成的, 需借助阅读器或电子计算机阅读查找, 且不便增减条目, 只适用于永久性保存的档案。

(4 ) 机读式检索工具。以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为载体的供计算机识别的检索工具。其优点是存储密度高, 检索扫描速度快, 可进行多途径检索。但前处理和输入工作量大, 检索费用高。随着我国档案工作现代化的发展, 这一工具可望得到广泛使用。

上述检索工具中卡片式、书本式检索工具为手工检索工具,缩微式、机读式检索工具为机械检索工具。机械检索工具代表了文献检索的发展趋势。

3 . 按内容范围分

(1 ) 综合性检索工具。以一个或若干个档案馆的全部档案或以一全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具, 如全宗文件目录、分类目录、全宗指南、综合性联合目录等。

(2 ) 专题性检索工具。以有关某一专题的档案为对象的检索工具, 如专题目录、专题指南、专题性联合目录等。

4 . 按功能分

(1 ) 馆藏性检索工具。反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具, 如全宗目录, 案卷目录等。其功能是: 固定和反映档案整理顺序, 可借助它了解、分析馆藏情况, 便于按档案整理顺序查找档案。但其目录组织方式受档案整理体系的限制, 检索途径单一, 一般不能超出全宗范围, 检索深度较浅。

(2 ) 查检性检索工具。它是从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具, 如分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、文号索引等。其主要功能特点是: 不受档案整理顺序的限制, 可以打破全宗的界限进行检索, 能提供多种检索途径, 选择任意的检索深度。

(3 ) 介绍性检索工具。是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具, 如专题指南、全宗指南、档案馆指南等。其特点是能全面、概括地介绍档案的情况, 发挥宣传报道作用, 向利用者提供一定的档案线索。但由于介绍性检索工具不记录档案文件的检索标识, 不建立排检项目, 借助它不能直接获得档案文件, 只能算是间接性的检索工具。

上述各种类型的检索工具并不是每个档案机构都须配备, 各档案馆室应根据本单位档案的特点以及检索的具体要求来确定编制哪些检索工具。目前, 我国手工检索工具仍占绝对优势, 其中又以馆藏性检索工具为主体, 所以, 在检索工具的建设中要注意检索工具形式的多样化, 提供多条检索途径, 满足利用者的不同需要。

二、建立档案检索工具体系的依据

长期以来, 我国档案检索工具种类少, 形式单一, 基本上是以案卷目录为主导, 受全宗和案卷的严格限制, 不能满足利用者多方面的需要。目前, 这种情况有所改善, 但大多数档案馆(室) 设置检索工具时仍存在盲目现象, 没有形成合理的体系。有的档案机构检索工具的设置仍然是“案卷目录一本账”, 各地水平不一。具体来说, 现有档案检索工具的局限性主要表现在以下方面:

(1 ) 现有检索工具多是档案实体整理的结果, 如案卷目录、卷内文件目录、档案存放地点索引等, 称为馆藏性检索工具。这种检索工具基本上与档案实体排列次序一致, 具有一定检索功能, 但它们主要是为日常管理档案的方便而编制的, 而不是为检索档案的目的专门编制的, 受档案整理体系的束缚, 其结构和功能都不够完善, 检索效率不高。

(2 ) 现有检索工具大多是内部使用的公务目录, 不能直接提供给利用者使用, 少数供利用者使用的检索工具, 由于利用者不熟悉其作用和查找方法, 利用率也不高。由于公务目录反映的是全部馆藏, 不能向利用者开放, 只能由档案工作人员代查, 大大降低了检索效率。

(3 ) 现有检索工具结构简单, 编制方法落后, 标引深度小,著录项目不全、不规范的现象比较普遍, 检索工具的质量难以保证。

(4 ) 书本式检索工具在现有检索工具中仍占有相当比重, 这种检索工具尽管体积较小, 便于管理, 但缺乏卡片式检索工具的灵活性, 不能充分利用一次著录的结果生成多种检索工具, 不适应新形势的要求。

根据档案检索工具的现状, 在建立检索工具体系时, 应根据档案机构的类型、任务、服务对象, 馆藏档案的数量、内容成分等特点及其人力、物力、技术条件等因素, 有目的地有计划地设置各种检索工具。其中, 应重点加强卡片式查检性检索工具的编制工作, 在公务目录的基础上编制开放目录供利用者使用, 与此同时, 须提高检索工具的质量, 使之得到充分有效的利用。

各档案机构的具体情况不同, 不必强求建立统一的检索工具体系, 应根据现有基础, 在人力物力允许的范围内, 建立满足本单位需要的实用的检索工具体系。

一般来说, 省级以上综合性档案馆规模大, 馆藏门类多, 成分复杂, 服务范围广泛, 利用要求多种多样, 应建立比较完善的检索工具体系, 设置检索工具的种类尽可能多样化, 满足利用者不同的检索要求。市级以下综合性档案馆馆藏量较少, 条件较差, 受人力、物力、技术条件的限制, 检索工具的设置不必求全求多, 应重点建设一基本的检索工具, 再辅以少量其他检索工具即可。

专业性档案馆档案内容比较单一, 服务范围相对狭窄, 在检索工具的设置上一般不求量多, 只求质高, 检索工具应具有相当的检索深度。由于专业性档案馆收藏的是从各个全宗中抽出的某一类专门档案, 因此查检性检索工具的作用更大些, 馆藏性、介绍性检索工具只须有一二种即可。

总之, 检索工具体系的建立应依据利用需要和档案馆现实条件, 有计划有步骤地进行。

三、档案检索工具体系的构成

1 . 要有一定数量的功能不同的检索工具

要馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举。只有具备不同种类的多种检索工具, 才能提供多种检索途径, 满足多角度查找档案的要求。

2 . 要具有适用性, 与利用需求相一致

每一种检索工具都有自己的独特功能, 其功能是否得到有效发挥要看馆藏档案的特点及利用需求情况而定, 一个档案馆不可能也不必要编制所有类型的检索工具, 若设置的检索工具与大多数利用者的查找角度、需求状况不相符合, 其结果将是徒然浪费人力物。例如, 省级以上的档案馆不应设文号索引, 因为进馆档案至少是20 年以前的文件, 很少有人从文号角度查找。由于我国各档案馆普遍财力不足, 所以应重视检索工具的使用效益和经济效益, 在编制检索工具时, 根据档案价值的不同有所侧重,不宜平均使用力量。对于有价值的档案及利用率高的档案应优先投入较多力量, 把钱用在刀刃上。某些价值不大或极少利用的档案只需要有目可查, 检索工具可从简。

3 . 要正确处理各检索工具的联系与分工

在建立检索工具体系时, 不应单纯追求种类的多样, 应注意各种检索工具的作用和职能范围, 使之完整、系统、配套、功能齐全。具体而言, 就是在功能上比较接近, 相互之间可以部分甚至全部代替的检索工具应不设, 以免平行重复, 浪费人力、物力。例如, 全宗文件目录与分类目录在功能上比较接近, 有了分类目录就不必编全宗文件目录。所以说, 在建立体系的过程中不宜强调每一种检索工具著录项目和体例的完整, 除了基本目录应全面系统地反映馆藏外, 其他检索工具只起补充作用, 以避免检索工具的多头现象。

在查检性检索工具中, 分类目录与主题目录是功能互补的两大基本目录, 按理应同时设置, 但实际上大多数档案馆在目前情况下无力同时设置这两种目录。于是, 人们提出了两种检索方法相结合的问题。目前, 两者结合的途径有下面三条: 一是以分类目录为主导, 编制分类目录类目索引作为辅助工具, 同时提供分类主题两条检索途径; 二是以主题目录为主导, 编制分类索引,将主题词纳入范畴体系中, 在主要提供主题检索途径的同时, 提供一定的分类途径; 三是编制分类主题目录, 在组织目录时以《中国档案分类法》为依据, 同时对某些专指性要求较强的部分在终端类目以下用主题词进行细分, 细分后的主题词按字顺排列, 将《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》结合使用。

上述三种方法作为权宜之计虽说不能完全达到分类目录与主题目录的功能, 但在当前人力、物力均较紧张的情况下是经济适用的。

4 . 在档案检索工具编制中应推行标准化

社会对档案信息资源共享的需要, 对档案检索工具的标准化提出了迫切要求。目前, 档案检索工具的编制各行其是, 规格不一, 虽说有统一的著录标准, 但未得到切实贯彻执行, 项目设置不够规范, 存储的信息量不够丰富, 严重影响了检索工具作用的发挥, 不利于馆际协作和情报交流, 不利于档案检索的计算机化。因此, 在建立检索工具体系时, 应积极推行标准化, 为将来建立统一的档案信息检索体系, 实现网络化打基础。