计算机档案信息检索系统概述

一、计算机档案信息检索系统的特点

计算机档案信息检索系统是以电子计算机作为检索设备, 将档案信息以二进制代码的形式记录在磁性载体上, 由计算机检索软件进行控制, 对输入的档案信息自动进行存储、加工、检索、输出、统计等操作的一种信息检索系统。与手工检索系统相比,其优点十分明显。

1 . 检索速度快

使用传统的手工检索系统要查到所需档案, 须逐张翻检有关检索工具, 这常常是一种繁琐、费时的手工劳动, 而用计算机进行检索, 速度就快得多。要查找一个或一批文件级档案条目, 少则几秒钟, 多则几分钟就可完成, 这就保证了提供档案的及时性。

2 . 存储量大, 检索途径多

计算机能够用较小体积存储大量的档案信息, 这是书本式、卡片式检索工具远远不能相比的。

计算机具有为每个文件提供多个存取点的能力, 因而可以实现档案信息的多元检索, 档案著录的每一项目, 既可单独作为一条检索途径, 又可把若干项目结合起来进行检索。

3 . 检索效率高

计算机信息检索系统对各种检索要求有很强的适应性。将文献的多种特征输入计算机后, 通过计算机本身的处理系统可以满足利用者的多方要求, 并将检索结果迅速打印输出, 其检索效率较之手工检索工具大大提高。

二、计算机档案信息检索系统的类型

(一) 按数据库的性质, 分为目录信息检索系统、事实与数值信息检索系统、全文信息检索系统

目录信息检索系统存储的是经过加工的档案目录信息, 检索结果是符合检索要求的档案线索。目录信息检索系统目前在档案计算机检索系统中占绝大多数, 它是发展最早, 应用最广泛的检索系统。

事实与数值信息检索系统存储的是档案中所包含的各种事实或数据, 它对档案材料进行了更高层次的情报加工, 输出的检索结果为用户可直接利用的事实和数据。这种检索系统有逐渐增多的趋势。

全文信息检索系统存储的是机读化的档案全文信息, 通过这种检索系统可以检索档案原文中的任何一个字、句、段、节等,也可直接输出档案全文。

(二) 按检索方式, 分为脱机检索系统、联机检索系统

脱机检索系统是将用户的检索提问集中起来, 由系统操作人员统一输入, 统一查找, 再把检索结果打印出来分发给用户。这种检索系统的用户不能直接使用计算机参与检索过程, 需要较长时间才能获得检索结果, 适合于那些不需立即获得结果但要求较高检全率的检索要求。早期的计算机检索系统大多为脱机检索系统。

联机检索系统是以人- 机对话的方式, 通过计算机终端和通信线路由检索人员直接对档案数据库进行检索。用户可以随时查找所需的档案信息, 并能马上获得检索结果, 还可随时修改检索提问, 直到获得满意的结果为止。

(三) 按服务方式, 分为定题检索系统和追溯检索系统

定题检索系统是将用户提出的检索要求编成逻辑提问式输入到计算机里, 组成提问文件存储在磁盘上, 每隔一定时间对数据库中新收入的档案信息进行检索, 并按一定的格式打印输出给用户。定题检索服务一般是以脱机方式进行的。

追溯检索系统是根据用户的检索要求, 对数据库中积累的档案材料进行专题检索, 可以普查若干年内与检索课题有关的所有材料, 其检索可追溯到档案数据库所能提供的年代。

(四) 按检索语言, 分为受控语言检索系统和自然语言检索系统

受控语言检索系统是采用分类表、词表等规范化的检索语言对标引和检索所用的词汇进行控制, 检索时需通过分类表、词表将标引用语和检索用语进行相符性比较。

自然语言检索系统是直接采用自然语言存储检索档案信息,能够方便标引和检索, 但要以计算机检索技术的高度发展为前提。

三、计算机档案信息检索系统的构成

计算机档案信息检索系统由机读档案数据库、计算机硬件、计算机软件三大部分构成。

机读档案数据库是将一系列档案文献条目用二进制代码的形式, 记录在磁带、磁盘或光盘上, 以便让计算机“ 阅读” 理解和运算, 其内容与普通的检索工具基本一致, 但为了便于计算机判断和处理, 在条目中增加了指示符、分隔符、结束符等标志, 并记明了各个著录项目以及整个条目的长度与地址。有时, 为了提高检索效能, 计算机还需对目录数据库作进一步加工, 排成各种索引文档。一个计算机检索系统包含若干种文档。

硬件, 指计算机及外部设备, 它是进行信息存储、运算、输入、输出的实体。计算机的选型, 应根据馆藏量、系统规模及检索功能的要求来决定。根据我国档案馆( 室) 现有条件, 一般以采用微型机或小型机为宜。尤其是微型机售价低, 其容量和功能不断提高, 能满足大多数档案馆( 室) 档案检索的要求, 是财力不充足的档案机构的最佳选择。在配置硬件时应考虑各种设备的兼容性、处理速度与处理能力、可靠性与适应性等, 既要考虑目前的需要又要着眼于将来的发展。

软件, 指控制计算机各种作业的一系列指令, 没有这些指令, 计算机就不能运行。目前市场上出售的软件较多, 先要配齐有关的系统软件, 应用软件可以购买, 也可自己研制开发。由于档案种类的多样性, 内容的复杂性以及档案整理、利用的特殊性, 要求档案检索系统的软件开发须从档案的特点以及档案工作实际出发, 进行系统分析和设计, 不能完全搬用情报检索系统的软件。目前, 各档案部门大都是分别研制自己的应用软件, 相互之间缺少联系和沟通, 造成大量的重复劳动, 不利于档案计算机检索系统整体水平的提高。因此, 应加强通用软件的开发, 既可节省人力、物力、财力, 又能帮助那些缺乏技术条件的单位尽早开展计算机检索工作。

下面是计算机档案信息检索系统构成图( 图5-1 )。

这也是计算机档案信息检索系统的工作流程。首先, 将档案信息进行前处理, 将经过加工处理的档案信息输入计算机, 存储在机读档案数据库中。用户检索时, 可委托系统操作人员编制提

问表达式进行脱机检索, 也可自行编制提问表达式, 利用终端进行联机检索。用户提问经计算机通过检索程序自动处理和逻辑运算, 与数据库中的记录相匹配, 查找出用户所需要的档案记录,并将检索结果以一定的格式打印输出给用户。若用户对检索结果不满意, 可修改提问式和检索策略, 反馈给系统, 进行另一次检索, 直到获得切合检索要求的结果为止。