计算机档案信息检索系统的开发

一、计算机档案信息检索系统开发的步骤

(一) 准备阶段

进行初步调查, 组成专门的系统开发领导小组, 制订系统开发计划。在深入调研的基础上, 提出系统初步目标, 并进行新系统开发的可行性研究, 确定系统开发的方式。系统开发有委托代理式、合作开发式、独立开发式等。

(二) 系统分析阶段

在明确了系统的目标后进行工序分析, 工作量分析, 费用和时间分析, 用一系列图表构造出系统的逻辑模型, 并与文字说明一起组成系统说明书。

(三) 系统设计阶段

具体进行计算机和人工过程的详细设计, 包括选择合适的硬件、软件设备, 进行代码设计、输入输出设计、程序模块和处理过程设计等。

(四) 系统实施阶段

进行设备的选购、安装和调试、人员培训、程序设计和调试、数据库的建立、系统的调试和转换等工作。其中, 数据收集、加工和录入等数据准备工作需投入大量的人力, 是建立计算机档案检索系统中最繁琐、最大量的工作, 也是系统能否如期投入使用的关键。

(五) 系统维护和评价阶段

系统调试完毕后, 不能马上转入正常运行, 需要经过一段检验、修改过程。系统运行一段时间后还要对系统的质量和效益进行评价。系统评价指标包括输出信息的质量、系统的可靠性、开发和维护费用及经济效益、系统工作效率、服务质量、用户的满意程度等。系统的维护和评价须反复进行多次, 使系统不断趋于完善。

需要指出的是, 计算机档案信息检索系统往往是整个计算机档案信息管理系统的一个组成部分, 其具体研制开发过程是与计算机档案信息管理系统一致的, 这里不再赘述。

二、影响计算机档案信息检索系统开发的因素

(一) 档案材料的基本情况

档案的数量、类型、特点和状况决定了系统的规模、数据库的类型、系统开发的进程, 也对计算机硬件和软件的选配提出了要求。

(二) 档案管理状况

现有的档案管理基础是计算机档案信息检索系统能否顺利开发的前提, 档案是否收集齐全、整理有序、鉴选得当, 档案信息前处理工作的进展乃至现行的档案管理体制和管理方式, 都直接影响到计算机档案信息检索系统的开发。

(三) 用户需求

用户需求是整个系统的出发点, 也是决定系统是否适用、达到较高效率的关键。用户需求状况还直接影响到系统结构与功能的设计, 如要实现自动标引, 就需要建立可用词词库, 并辅以词表管理功能。

(四) 人员、设备、经费条件

系统开发过程中需要各方面的人才, 包括系统分析人员、数据录入人员、计算机操作人员、程序设计人员、著录标引人员等, 较高水平的技术人才是系统开发的必要条件, 充足的经费和必要的设备也往往在系统开发中起决定作用。

(五) 技术可行性

现有技术水平决定了系统能实现什么样的目标和功能, 技术上的可行性可以从硬件、软件的性能, 数据库管理系统, 汉字输入技术等方面考虑。

上述因素也就是系统开发的必要条件, 即客观需要、充足的档案资源、较好的档案管理基础、必要的专业人员和经费保证以及相当的技术水平。

三、计算机档案信息检索系统开发的组织

(一) 计算机档案信息检索系统开发的组织形式

1 . 委托代理式

即将系统开发委托给计算机技术部门进行, 档案部门只提供必要的资金和业务条件。由于双方缺乏沟通, 这种方式开发出的系统大多是不理想的。

2 . 合作开发式

即计算机技术部门和档案部门分别负责与自己业务有关的工作内容, 双方共同参加系统开发的全过程, 并就系统开发中的关键问题进行协商, 充分交流意见, 直至取得协调一致。系统实际设计工作由计算机技术人员负责, 档案管理人员则需向计算机技术人员介绍档案管理的原则、方法和各种具体要求, 协助其做好调查分析等工作。这种合作开发方式可以弥补档案部门自身力量的不足, 提高系统的技术水平, 系统的适用性较强, 是目前开发计算机档案信息检索系统的主要方式。

3 . 独立开发式

即由档案部门独立进行系统的开发, 这种开发方式的优点是节省经费, 组织管理方便, 系统实用性强。但要求档案部门有水平较高的技术人员, 能够独立解决系统开发中的各种技术问题。在系统规模不大, 技术要求不高, 并有相应的技术人员时, 采用独立开发方式是比较适合的。

(二) 在开发计算机档案信息检索系统时应注意的几点

1 . 随时考虑用户的实际需要

采用计算机档案信息检索系统的目的是为了满足用户的检索要求, 为利用者提供检索服务, 系统开发的成功与否在于它能否适应用户的各种检索需要。因此, 在系统的研制开发过程中应始终与实际应用部门保持联系, 根据实际需要对研制过程中出现的偏差予以纠正, 只有这样开发的系统才是适用的。

2 . 有计划、有步骤地进行系统开发工作

系统开发的每个阶段都有明确的工作任务, 各阶段之间, 各工作环节之间有着内在的逻辑关系和先后次序, 只有严格按各阶段的划分有步骤地完成规定的任务, 才能保证系统开发的顺利进行。

3 . 重视系统开发中形成的各种材料的收集和保管

无论是调查研究获得的材料, 还是系统设计的方案、文字和图表等技术材料, 或是系统测试报告、评价材料, 与用户交流情况的说明等材料, 都应认真收集、整理、妥善地保管起来, 它们既是系统研制开发工作的成果反映, 也是以后工作的依据, 对于系统的进一步完善及推广使用有着重要作用。