组织与检索方式的影响

传统的档案信息组织与检索方式大多为手工编制的目录、索引、文摘、综述等形式, 局限于文本信息的组织, 即使是采用了计算机技术以后, 所处理的仍然主要是二次档案信息, 需要事先用人工进行著录、标引等费时费力的加工。而在网络环境下, 档案信息资源多以数据库、信息库的形式存在, 除了传统的档案信息之外, 还包括大量的图形、图像、声音、视频信息等, 信息组织与检索的对象逐渐多样化, 其范围也随之扩大, 已不再停留于对档案文献特征的描述, 而是深入到知识单元、信息单元。传统的高度专业化、规范化的信息组织与检索方式已不能满足各种信息的需要, 如何对信息网络中繁杂的信息进行有效的组织与检索, 以便迅速获取和利用, 是目前急需解决的问题, 它直接关系到网络功能的发挥, 影响到网络的生存和发展。

一、信息网络环境下的档案信息资源

在网络环境下, 电子档案信息占据主导地位, 除了以相对集中和规范为标志的传统数据库资源外, 还包括各种动态信息, 如政府机构发布的消息、政策法规、会议消息、研究成果、项目进展情况、产品目录、出版信息、广告等, 这些电子档案信息具有不同于传统档案信息的特点。

(一) 对电子技术和设备的依赖性

电子档案信息是以电子形式存在的档案信息, 其形成和利用均依赖于电子环境和电子技术。它必须依赖一定的设备和技术才能识别和利用, 并随着技术环境的变化而变化。

(二) 载体形式的多样性和不稳定性

电子档案信息的载体可以是磁带、磁盘、光盘等形式, 相对于纸质档案而言具有体积小、节省存储空间的特点, 但对环境的温湿度、防磁性、抗病毒、抗破坏等条件要求较高, 载体脆弱而不稳定, 寿命较短。

(三) 信息源的分散性

电子档案信息来源广泛, 种类繁杂, 跨行业、跨语种、多媒介、不规范, 呈现分散无序状态, 其相关性难于判断。

(四) 信息的动态性和可变性

电子档案信息可直接由计算机进行存储、删除、修改和发送, 使档案信息的处理变得高效、便捷, 但同时也随时面临着被篡改、盗窃甚至销毁的危险, 其更迭、消亡无法预测, 信息的可靠性大大降低。

(五) 信息的可共享性

电子档案信息不受时间和空间的限制, 能通过网络大范围传播和交流, 提供给多个用户检索利用, 实现信息资源共享。

二、信息网络环境对传统档案信息组织与检索方式的冲击

(一) 信息量剧增、信息传递速度的加快使得以往的手工处理和加工方式不堪重负, 急需采用自动化的档案信息组织与检索手段

传统的档案信息组织方式大多是以人工方式进行的, 如各种目录、索引、文摘的编制等, 尤其是著录、标引等信息前处理工作更是一种繁琐的手工劳动, 需要耗费大量的人力、物力, 更不用说分类表、词表的编制和维护了。而如今网上提供的是海量的实时信息、全文文本信息、多媒体信息等, 这些信息的时效性不允许过多的中间环节的加工, 要求实现信息组织与检索的自动化, 如自动分类、自动标引、自动编制和管理分类表、词表, 自动编制目录、索引、文摘以及自动搜索网上信息源等。

(二) 信息种类增多, 数据库成分复杂化, 过去主要适用于

文本信息的信息组织与检索方法已不敷使用在信息网络中, 除文本信息以外, 包含大量的非文本信息,如图形、图像、声音信息等, 文本信息中全文信息的比重逐渐增大, 这些信息为非结构化信息, 不像目录信息那样格式化、规范化, 如何对这些非结构化信息进行加工和组织, 如何揭示和描述这些信息的内容特征, 如何实现非文本信息数据库规模生产和低成本化检索等, 过去的做法已难以行得通。

(三) 用户成分发生很大变化, 要求信息组织与检索方式的透明化、易用化

在网络环境下, 用户可以通过计算机终端直接查询各种数据库, 各行各业、不同年龄、不同文化层次的人都可以直接利用网络的信息资源, 用户成分逐渐多样化、复杂化。由于大多数用户未经过专门训练, 缺乏计算机数据处理知识和必要的信息检索技能, 所以要求网络的信息组织与检索方式简便实用, 尽量考虑用户的要求, 使普通用户不经训练就能用自己熟悉的语言与网络交互, 提供不同的界面满足不同水平用户的需要。

(四) 网络信息资源共享的要求使得信息组织与检索的标准化、兼容化必不可少

信息网络是对信息资料进行存储、加工和利用的协作系统,要求各方面的整体配合。如果只顾单个的信息系统的特定需要,就会带来系统间的交流障碍, 使网络资源得不到充分利用。因此, 网络化的前提条件就是信息组织与检索的标准化、兼容化,在网络建设、信息处理与检索等方面采用一系列标准, 使网络资源得以共享。