信息网络环境下的档案信息检索

一、信息网络环境下档案信息检索的特点

信息网络环境下的档案信息检索与传统的手工检索和常规计算机检索相比, 在检索对象、检索方式、检索软件、检索服务类型、检索效率等方面都有显著差异。

(一) 检索对象

传统的档案信息检索对象只限于本部门、本系统所拥有的特定的信息资源, 而网络信息检索对象的范围则广泛得多, 所面对的是庞大的网上共享资源, 可检索分布在网上各类数据库的信息。从信息内容来看, 除科技类、社科类知识型信息外, 还包括广告、文体、影视、游艺等商业类和娱乐型信息。从信息形式来看, 除文本信息外, 还包括各种多媒体信息。

(二) 检索方式

常规计算机档案信息检索主要采用人- 机交互的文本检索方式, 用户界面单一, 实际检索前需制订周密的检索策略, 编制检索式, 输入检索命令, 然后才能在计算机文档中进行查询, 检索结果一般仅为文献题录、文摘、数值等文本信息, 检索速度较慢。网络信息检索采用超文本、超媒体检索方式, 具有统一、友好的用户界面, 不需编制检索式, 采用自然语言检索, 实行标题和内容的自动搜索, 检索结果除文本信息外, 还包括音频信息、视频信息等非文本信息, 检索速度快。

(三) 检索软件

普通的档案信息检索软件一般为封闭式的独家使用软件, 各文档检索软件不能通用, 用户使用不便。而网络信息检索软件是开放式的公用软件, 只要是网上用户, 均可使用各种检索软件,共享网上全部信息资源。

(四) 检索服务

常规的计算机信息检索服务方式包括追溯检索、脱机和联机定题服务、复录、联机打印、订购原文等, 且收费较高, 服务范围狭窄。而网上各类服务器除了提供一般的联机检索服务外, 还可提供浏览检索、超文本检索、自动内容搜索等多项服务, 这些服务器彻底向用户开放, 任凭用户浏览、选用, 其中一部分服务项目是免费的, 服务范围十分广泛。

(五) 检索效率

在传统的计算机检索中, 用户租用专门的信息通道, 信息传输较为顺畅, 但由于一般的计算机检索系统拥有的数据库数量有限, 信息来源狭窄, 信息资源共享程度低, 使得检全率较低。而在信息网络中, 用户使用的是公用的信息通道, 由于网上用户众多, 传输的信息量巨大, 信息通道易于堵塞, 对检索速度有所影响, 但网上信息来源十分广泛, 用户可在全球范围内进行信息交流, 检索相关信息, 共享信息资源, 检全率自然就高。此外, 网络信息检索大多采用自然语言, 不需像传统的计算机检索那样编制检索式, 对用户知识水平要求较低, 用户不必知道所需信息具体存储在哪个文档上, 也不必选择检索标识, 就可用自己所熟悉的语言直接在计算机终端上查询所需信息, 避免了将自然语言转换成检索标识以及构造检索式时可能出现的种种误差, 提高了检准率, 检索的方便性也大大增加。

由此可见, 随着信息传输速度与网络功能的进一步提高、网络用户的增多, 网络信息检索将逐步取代传统的手工检索和常规计算机检索, 占据信息检索的主导地位。

二、网络信息检索工具

在信息网络环境下, 信息组织与检索方式有了很大改变, 检索工具的运行环境与前迥异, 原有的信息检索工具已不能适应新的需要, 各种专门用于网络环境的检索工具应运而生。网络信息检索工具目前主要有下面几种:

1 . 交互式检索工具

提供类似商用联机检索的信息检索服务, 可分为Gopher 和WWW 两大类。

(1 ) Gopher

是一种菜单式的检索工具, 用户只要在成树型结构排列的菜单上选择特定的项目( 可以是目录名, 也可以是文件名) , 就可直接检索所需信息, 而不必考虑这些信息的存储方式和存储地点, 它是目前最常用的网络信息检索工具之一。

(2 ) WWW

是一种基于超文本的交互式浏览型检索工具, 是目前因特网上最先进的信息检索工具。它覆盖了约2 000 万个大小不等的信息源, 可帮助用户查找各服务器在网上的地址, 通过该地址访问该服务器提供的信息。对用户来说, 文件的格式及其存储方式均是透明的, 这些文件既可来自WWW 服务器, 又可来自F TP、Gopher 或WAIS 服务器。

2 . 名录式检索工具

类似字典、电话簿、人名录的功能, 用于查询网上用户信息和网上各种服务及其提供者的信息。例如, 目前在因特网上运行的常用名录式网络信息检索工具就有WH OIS、NETFIND、X. 500 等。

(1 ) WH OIS

提供因特网的用户信息服务, 一般用来查找因特网上某个用户的E-mail 地址、邮政地址、电话号码等, 结构简单, 使用方便。目前, 一种名为WHOIS + + 的新的目录服务通信协议正在制订中, 将可能建成一个能覆盖整个因特网的分布式名录服务系统。

(2 ) NETFIND

可根据已知的人名及其工作地点的信息查找该人的E-mail地址和电话号码以及用户愿意公布的其他信息。

(3 ) X. 500

它是由国际电报电信咨询委员会( CCIT T ) 制定的名录服务通信协议, 目的是向用户提供分布式的标准化名录服务, 不仅可以提供有关个人和机构的信息, 还提供有关网络资源、应用系统、硬件等方面的信息。

3 . 索引式检索工具

为网上信息资源建立索引, 向用户提供文件检索服务, 检索结果可以是文件的存储地址, 也可进一步通过检索工具获得原文信息。属于前者的有Archie, 属于后者的有Veronica、Jughead和WAIS 等。

(1 ) Archie

建立Archie 服务器的机构定期从各个FTP 主机上收集存储在其中的所有公开文件的目录, 将这些信息存储在Ar chie 索引数据库内供用户检索。因特网上已建立了几十个Archie 服务器,这些服务器共存储了分布在全世界约1 200 个主机上的大约210万个文件的目录。

(2 ) Veronica

功能与Archie 相仿, 它是与Gopher 配套的检索工具。Veronica服务器定时与各个Gopher 服务器联系, 将所有的菜单复制下来, 存储在一个数据库里, 用户随时可通过Ve ronica 检索服务程序到这个数据库中去自动搜索相关的Gophe r 服务器的菜单, 大大提高了Gophe r 的检索速度。

(3 ) Jughead

是与Ve ronica 类似的检索工具, 不同之处是J ughead 的检索范围是事先限定的, 如只检索某所大学或某一类Gopher 服务器。

(4 ) WAIS

以因特网上的各种文本数据库为检索对象, 采用自然语言全文检索方法, 可使用户在很大范围内快速检索信息, 并可将文件全文信息显示在屏幕上供用户联机浏览。