外国电子文件的有关法规

外国电子文件( 电子档案) 法规是外国档案法规的内容之一,且越来越受到各国的重视, 由于此项内容较多, 因而单列一节讲述。

信息时代, 档案工作不断向纵深发展, 伴随着计算机和各种新技术的应用, 电子文件数量日益增多, 无可争议地成为了现代社会记录、传达和留存信息的重要工具。人们, 尤其是档案工作者在被这些如山的电子文件包围的同时, 慌张地发现“ 不知如何最有效地管理这些文件”, 传统的纸质档案管理的一系列法规、制度、标准及管理措施等, 已不能适用于电子文件及其管理, 这种新介质已迫使我们重新检查我们的档案法, 于是, 关于电子文件的法规建设成为了各国档案法规建设的当务之急和重中之重。由于对这种伴随着新技术产生的新型载体文件的研究还不够成熟, 目前对这种新载体文件的称呼主要有两种, 即“ 电子文件” 和“ 电子档案”, 较多的人称之为“ 电子文件”。

电子文件的兴起给各国档案界人士带来了极大的挑战, 从观念、理论, 到技术、实践, 再到管理方法、政策法规制定等各个方面, 都要求档案人员密切关注, 作出适时反应并有开阔的眼光, 能作出具有前瞻性的决定, 制定出有指导意义的规章制度。

1 外国电子文件法规的主要内容

虽然很难明确地叙述各国不断发展的电子文件法规的内容, 但目前各国都是围绕着一些主要的和亟待解决的问题来展开的, 主要有:

( 1 ) 电子文件的安全

计算机的广泛应用, 在给我们带来诸多方便的同时, 也带来了很多不安全因素。如载体不稳定, 硬件设备故障, 软件自身缺陷,病毒侵害, 黑客攻击, 还有各种利用计算机犯罪等行为。从20 世纪60 年代起, 这些安全与犯罪问题就引起了人们的重视。电子文件的安全与计算机系统的安全是紧密相关的, 要使电子文件信息安全地运行和传递, 各国政府在加强防范的同时, 纷纷建立了关于计算机安全与电子文件安全的法律规范, 并根据计算机技术的发展不断修订其法规。

美国于1970 年颁布了《金融秘密权利法》, 对一般个人或法人利用银行、保险业以及其他金融业的计算机所存储的电子文件信息规定了必要的限制, 禁止在一定时间内把有关用户的“ 消极信息” 向第三者转让; 各州也针对计算机安全与犯罪制定了相应的法律规范。至1984 年10 月, 美国正式通过了《伪造存取手段以及计算机诈骗与滥用法》, 成为专门针对计算机安全问题的联邦立法。1996 年2 月8 日, 美国总统克林顿签署通过了“ 电信法”, 再次对计算机安全问题予以法律规范。

瑞典早在1973 年就颁布了“ 数据法”, 对电子数据的收集、处理、复制、存储、传输、使用、修改、销毁等都作出法律规定,这是世界上第一部保护计算机数据的法律。

加拿大政府意识到法律是档案信息安全的第一道防线, 通过法律的建设和实施, 能够更好地保障文件的运行。他们颁布了“ 档案信息获取法”, 与此相配套, 还出台了相应的政策, 加拿大政府于1996 年发布了A-130 通告, 在附录“ 联邦政府自动化档案信息资源安全” 政策大纲中, 具体阐述了计算机系统的档案信息安全对策, 可操作性很强。

( 2 ) 电子文件的法律证据性

近年来, 由于电子文件的大量出现, 法律界、档案界纷纷把目光投向它的法律证据性问题, 使得该问题成为目前最为关注的焦点问题之一。

一个典型的例子就是微软与美国政府的“ 世纪官司”, 在这一案件中, 电子文件证据成了此案审理的重要一环, 微软公司向美国政府提交了300 万份文件, 其中许多就是电子文件( 包括电子邮件) 。再如, 在美国众多的公司兼并过程中, 经常会发生这样的事情, 当一个职员早上去上班时发现其公司已经易主, 职员们被集中在大厅内, 禁止进入自己的办公室, 其原因就是, 兼并公司要避免员工进入办公室修改其存在电脑中的数据等信息。

目前, 对于电子文件证据可采性, 学术界的认识已达到统一,司法实践也是认可的, 其证据价值是毋庸置疑的。但各国对于电子文件作为证据的采纳程度和要求是有区别的。同时, 各国已存在的法律体系和各种规章制度在给电子文件赋予法律地位的同时遭遇到各种难题。

如英、美证据法中的传闻证据与最佳证据是采纳电子文件作为证据的障碍。按照普通法系国家对传闻证据和最佳证据的规定, 电子文件被归属为传闻证据, 而传闻证据通常是不予采纳的, 普通法系国家通过传闻证据和最佳证据的例外来承认电子文件的证据效力。英国的“ 民事证据法” ( 1968 年) 规定, 具备下列条件的计算机输出的文件在做“ 第一手” 传闻证据时可以采纳: a. 来自使用者正常使用的计算机; b. 在数据输入时计算机运行良好; c. 文件包含的信息是表述或来自输入计算机的数据。此外, 还要求与业务活动和使用文件有关的人向法院提供认定该文件材料的证明书、制成方式说明与软件。1984 年, 英国颁布的“ 警察刑事证据法”第19 条第4 款规定, “ 警察可根据计算机中的信息作为证据”。而美国的做法则是, 在“ 判例法” 中承认在何种情况下计算机文件被采纳为传闻证据, 在何种情况下计算机文件被采纳为最佳证据,并允许当事人在证明其无从取得原件的情况下, 可以使用抄本证明原件内容。美国大多数州均制定有自己的电子商务法, 如犹他州1995 年颁布的《数字签名法》、伊利诺斯州的《电子商务安全法》。2000 年6 月, 美国总统克林顿同时以电子签名和传统签名的方式签署了美国的《电子签名商务法案》。

另外, 马来西亚1997 年制定了《数字签名法案》; 阿根廷于1998 年制定了《关于阿根廷政府内的认证机构的规定》、《公务部门公钥体制标准的总统令》等; 意大利于1997 年制定了《意大利数字签名法》, 随后又于1998 年和1999 年分别颁布了总统令以实施《数字签名技术规则》; 加拿大统一法律委员会于1999 年提出了《统一电子商务法( 草案) 》, 并于同年起草了《个人信息保护与电子文件法案》, 通过了《统一电子证据法》等; 澳大利亚1999年制定了《电子交易法》。相应地, 韩国有《电子商务基本法》,印度有《电子商务支持法》, 新加坡有《电子交易法》⋯⋯ 随着国际电子贸易的发展, 越来越多的国家开始制定法律来确定电子文件证据的法律地位。

( 3 ) 电子文件中的隐私权问题

计算机应用的普及, 使得各个政府机关的计算机中存储了大量的个人信息, 这些个人信息通过网络就可连成一个大规模的个人信息数据库, 从而政府机关可以方便地获取个人的全部数据。但同时, 它也给一些无权知道此信息或别有用心的人打开了方便之门,这样便侵犯了个人的隐私权。这个问题同样受到了各国的高度重视, 保护隐私权已成为各国的共识。一些欧洲国家, 如奥地利、德国、丹麦、瑞典、法国等, 已经建立了综合性的保密法律, 以保护在自动化系统中存储的个人数据。

一个无可争议的事实是, 信息时代, 美国作为一个生产信息、传播信息、利用信息的大国, 走在了世界的前列, 它对这个信息时代不可避免的产物———电子文件的管理, 以及电子文件带来的诸如隐私权、知识产权等问题作了深入的探讨, 并作了大量的工作。克林顿政府于1993 年制定了一项国家信息基础结构特别行动计划,NARA ( National Archives and Records Administration, 国家文件与档案局) 的一些官员是这项计划中信息政策委员会的成员, 该会又分为信息自由法电子文件工作小组、知识产权工作小组、隐私法工作小组等若干分支, 帮助人们了解电子文件及如何获得电子形式的信息, 同时提高信息自由法对电子文件的管理能力。而且, 它对这方面的法规建设也是很有代表性的, 并随着社会的发展一步步完善。如1996 年隐私法工作小组收集了有关私人信息以电子形式传播时, 国家信息基础设施的开发者与利用者发现了一些特殊问题的数据资料, 并建议修改1973 年的《信息公正实施法案》, 使之适应电子时代的要求。

( 4 ) 电子文件的知识产权问题

计算机、网络、通讯设施等的广泛应用, 使得资源共享成为可能, 人们从中获益匪浅, 但同时也带来了知识产权方面的问题。为了规范社会信息活动, 保证一切信息活动正常开展而不致侵扰国家、团体、个人的利益, 发达国家研究和制定了一系列的信息法规, 包括专利法、商标法、版权法等。

美国于1959 年出台的《公平原则》、1966 年出台的《信息自由法案》、1970 年出台的《版权法案》、1976 年出台的《政府阳光法案》、1980 年出台的《文书工作削减法》, 这些都是旨在保护知识产权的法律。NARA 对知识产权工作小组的“ 知识产权与国家信息基础设施” 草案提出了一些有意义的问题。如该局强调在利用版权材料时, 电子信息用户要比档案馆和图书馆等中间利用媒体承担更多的法律义务。该局同时指出, 根据《信息自由法案》所规定的法律义务, 所有联邦机构必须制作版权电子文件的数字复制件。这是由《信息自由法案》中版权材料有时能成为联邦政府文件这一内容所决定的。从保护的角度看, 图书馆和档案馆也必须制作版权电子文件的数字复制件, 制定一些合法复制的例外形式, 以便在网络环境下保护知识产权。

2 外国电子文件法规的特点

电子文件法律规范是由国家最高权力机关, 按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范。表现形式一般是散布在有关法律文件的禁止性条文、义务性条文、授权性条文中。由于各国政治、经济、文化等的不同, 迄今为止, 全国出台的电子文件法规不尽相同, 而且由于电子文件及管理尚处于不成熟期, 这些电子文件的法律规范除了具有国家立法的权威性、强制性之外, 还表现出分散性、间接性、模糊性、不配套性、动态性等特点。

分散性, 顾名思义, 就是不集中, 缺乏针对性。目前, 电子文件的法律规范大多散见于若干部门法的有关条款中, 未形成集中的统一规定, 没有完全独立的电子文件法。

间接性, 这其实是由分散性导致的, 由于缺乏集中且完全针对电子文件的独立法规, 在使用时, 只得援引相关法规中的相关条文, 这就有可能导致不完全适用或生搬硬套。

模糊性, 指的是现行的众多电子文件法规中的一些规定, 表述及内容不够清晰、具体、明了、准确。如“ 电子文件” 这一概念争论就颇多。至于国家机关、社会团体以及个人生成、管理、保护电子文件的权利与义务, 电子文件机构的设置与职责, 违法行为的处理等问题各国都未作出具体、清晰的规定。

不配套性, 是指在电子文件的法律规定中关于电子文件形成者、管理者、使用者的权利与义务的规定不衔接、不配套, 缺少完整的、互相支持补充的法律条文, 更没有形成电子文件的法律体系。

动态性, 这个特点我们同样不可忽视。我们知道, 对于电子文件的管理和研究尚不成熟, 要继续完善和深入。而且, 电子文件是同高新技术紧密相关的, 技术飞速发展, 所以, 对于它的研究和法律规定势必不断变化。

3 国际组织对于电子文件的规定

在日益网络化、数字化、全球化的时代要求下, 电子文件, 尤其是电子邮件已打通国界, 成为人们日常生活、交际、联络感情必不可少的手段。而且随着电子商务、电子政务活动的频繁, 产生了大量电子文件。这些文件成为了跨国商贸, 国际会议、活动等国际间交流的重要记录, 被国际社会所重视, 并相继出台了一些关于电子文件凭证性的法律规定。如1982 年欧洲理事会的《电子处理资金拨划》秘书长报告, 就提出了计算机记录相当于书面文件, 应作为证据的看法。1985 年, 联合国国际贸易法委员会在第18 届年会上的报告《计算机记录的法律价值》中, 建议各国政府重新审查涉及使用计算机记录作为诉讼证据的法律规则, 以便消除对其使用所造成的不必要障碍, 确保这些规则符合技术的发展, 并为法院提供适当的办法来评价这些记录中的资料的可靠性。1996 年, 联合国国际贸易法委员会又推出了《电子商务示范法》, 除了对数据电文的证据价值加以肯定之外, 又对原件等问题作了详细的规定。

另外, 由于这些电子文件缺乏统一的格式、标准、组织等, 给管理带来了很大的不便, 甚至由此产生问题和纠纷。1987 年, 国际商会制定了《电传交换贸易数据统一行为守则》, 就是为EDI( 电子数据交换) 用户提供一套国际公认的行为准则。而且, 只要当事人采用此准则, EDI 就有了法律证据价值。总之, 国际组织为了电子文件向着规范化、普及化等方向发展, 从法律的高度对电子文件所进行的规定、评价和努力, 是很值得各国学习和借鉴的。

根据以上我们所谈的主要内容, 各国融合了它们各自的研究成果和技术水平, 建立了风格各异的电子文件的法规, 但资源共享的共同目的又促使它们朝着与国际接轨的方向努力, 即使目前各国的步伐和水平不一, 但各国电子文件的法规建设必将融合与趋同。