个人人事档案是证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的轨迹，是具有使用价值和保存价值的文件材料。人事档案还具有现实性、真实性和动态性的特点，是澄清个人问题的凭证。目前个人需要的司法公正、职称申报、开具个人证明、办理退休手续等都要用到个人人事档案。

人事档案材料收集的范围主要有：

人事工作中形成的履历表、登记表等；国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表，鉴定表、授予学位的材料、学历证明书；培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料；评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料；创造发明、科研成果鉴定材料；入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料。加入民主党派的有关材料；办理工资、待遇等工作中形成的材料；健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料等。