一、目前我国档案鉴定工作存在的几个问题
(一)以鉴定为重心的档案工作格局没有形成
档案鉴定决定档案的生死存亡，它是档案工作得以健康发展的前提和保证。档案鉴定虽然在档案工作中具有如此重要的作用，但在我国很多单位却没有形成以档案鉴定为档案工作重心的格局。究其原因，主要有以下几点：(1)我国档案工作成规模发展的历史较短，许多地方的档案工作刚刚开始走上正轨，馆藏问题没有成为突出的重要问题，不开展档案鉴定所引发的社会问题没有产生足以使全社会广泛重视的让会效果。而决定档案鉴定顺利展开的关键是馆藏问题的突出和社会公众对档案鉴定重要性的意识。(2)档案人员对档案进行鉴定是一种风险性极高的劳动，它需要法律法规的保护，而保护档案工作人员劳动积极性的法律法规到现在还没有出台。档案鉴定对工作人员的素质要求比较高，需要具备一定的专业鉴定知识，衡量和检查鉴定质量也需要一定的工作规范和标准，而这些在我国都还没有形成。一些学者认为：档案鉴定是“最具有挑战性的领域”①，是档案工作的重心。最具挑战性，就说明它存在着很大的风险，存在风险而没有必要的保护，必然难于形成以档案鉴定为重心的工作格局。(3)一项业务工作要成为众多工作环节的重心，需要各方面因素的配合，其中法律法规、人力物力方面的配套最为重要，没有这些条件的形成，这种重心格局也不可能出现。在物质方面必须具备的客观条件是：电子技术的广泛应用，各种档案数量的急剧增长，无价值文件在档案库房的充塞，档案整理工作劳动员的加重，库房保管工作量的加大等等都是档案工作转变其工作重心所必须准备的物质条件。如果这些客观条件已经引起人们的广泛重视，随着鉴定工作制度、标准、组织机构，特别是法律准备等涉及人们各种利益关系问题的解决和配套，档案工作重心的转变就会到来。
例如，信用档案体系的缺陷导致社会信用的严重丧失，经济信用牵涉到众多的社会问题，引发广泛关注，人们现在已经意识到建立信用档案的重要性，因而，要求建立信用档案的呼声一浪高过一浪。但是关注信用档案的建立只是问题的开始，信用档案的信用问题人们并没有注意到，这是因为信用档案体系还没有真正形成，人们从自己的一举一动中，没有真正感受到信用档案的存在与自己生活密切相关的重要性，这样，信用档案记录的真实性问题即鉴别问题也就没有引起人们的广泛重视。与这种情况相反，由于医疗事故诉诸法律的增多，病历档案的书写问题、鉴定问题、保管利用等问题引起了人们的广泛讨论。讨论所涉及的问题就是病历档案的真实性问题，医疗事故鉴定委员会的鉴定、法律部门的鉴定都围绕病历档案的书写与形成是否真实问题而展开。病历档案的鉴定问题涉及到了人们的切身利益，因而它引起了人们的广泛关注。可见，档案的鉴定要成为档案工作的重心，就必须需要这样一个过程，没有人们的广泛关注，档案鉴定要想成为档案工作的重心是不可能的。然而，随着市场经济的不断发展，社会对人自身利益的关切，档案与个人利益密切程度的加大，档案的鉴定问题成为档案工作的重心这一历史潮流不会逆转。
(二)档案鉴定标准的制定与市场经济的发展不协调。市场经济是一种多元化经济，反映在档案工作中就是档案种类的增多，特别是档案所有制由单一形式转变为多种形式后，不同的所有者对档案保管利用的要求会有所不同，这就要求档案鉴定标准和程序必须适应这种变化了的趋势，而现时档案鉴定的规定、条例、保管期限表的制定都还很滞后。就保管期限表而言，它“仅限于档案的来源、内容、形式和保管期限，就具体的鉴定标准而言，基本上还属于‘职能鉴定论’的范畴。没有顺应世界范围档案鉴定标准多元化的发展趋势。”②概括起来，档案鉴定标准存在的主要问题有：种类不全，规定不细，操作性不强。
(1)种类不全。到现在为止，虽然颁布了文书档案保管期限表、人事档案保管期限表等18种不同类别档案的保管期限表，③但在现时市场经济中使用比较热门的一些专门档案保管期限表却没有出台。例如：电子文件保管期限表、机动车辆档案文件保管期限表、信用档案保管期限表、房地产档案保管期限表等，出台这些热门经济档案的保管期限表对于鉴定、整理这些档案所起的作用重大。伴随市场经济的发展，专门档案还会有新的档案种类不断产生，新种类档案的增多与保管期限表数量的稀少，将极大地限制档案鉴定工作的顺利开展。
(2)规定不细。1987年颁布的文书档案保管期限表，条目条款仅33条④，这也与我国文书档案文件类型、内容、数量繁多极不相称，量少的条目与众多的档案内容必然发生矛盾，给实际操作带来困难。条目过少，必然造成条目内容过于抽象、概括性过大的问题，而概括性大、过于抽象的词汇增多；如“重要”、“一般”的词汇过多，往往使第一线工作人员无法界定其操作范围，因而，对条款的理解也容易产生随意性，对保管期限的划分就很难做到客观、科学，这样的鉴定质量就无法得到保证。
(3)操作性不强。鉴定标准的单一、条目内容的粗略与具体详细的操作程序必然发生矛盾，粗略标准使具体操作“很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值，进而也就无法保证永久保存的档案是否具有永久性价值”⑤。量少的保管期限表，使新档案还要按照旧的档案种类去划分，等到新档案积少成多，重复性劳动就不可避免，人们为避免这种重复性劳动，不得不中止必要的日常鉴定以等待新标准的出台。
(三)档案鉴定的法律法规没有出台
鉴定档案涉及到各种人群的利益，特别在市场经济交往中，这种利益关系越来越显得突出。对于一份档案的鉴定，实际上是解决这份档案的法律认可问题，而这种认可是否合法，应该说现在仍然是个没有解决的问题。认可鉴定者的合法性，就必须明确哪些人、哪些部门具有鉴定档案的权利。具有鉴定档案资格的人包括哪些人，这在法律中没有回答。认可鉴定者的法律地位非常重要，不是法定的鉴定人，不具备鉴定知识的人所从事的鉴定，就很难保证档案的质量，而档案的质量必然影响档案工作的质量。因此，规范鉴定的程序，规范鉴定者的义务与权利，规范鉴定者在鉴定过程中不可避免失误的比例，这些都非常重要。只有出台相关法律法规，才能对鉴定工作人员的劳动积极性起到很好的保护作用。因此，相关法律法规的出台是档案鉴定工作得以真正开展的重要保证。
(四)没有专门的档案鉴定机构和人才
目前，我国各级档案部门所建立起来的档案鉴定工作组织多数是象征性的机构，无专门编制，无专业鉴定技术人员，这种做法既无益于档案业务的提高，也不利于档案鉴定工作经验的正常积累。
档案鉴定是一项难度较大的工作，“是档案工作者全部工作中最困难和最重要的一项业务活动”⑥，对档案人员素质要求高，没有专业、专职和相对稳定的工作条件，要积累经验、不断提高是不可能的。要推动我国档案工作向前发展，必须改变这种不利的工作局面。
(五)电子档案鉴定标准、方法没有及时出台
电子档案随着电子技术的普及将不断增多，电子档案由于技术方面的原因，其保存与鉴定相对复杂，因此国家的统一规范就显得非常必要。电子档案是存储于各种载体上的数码，它在运行利用时，必须依赖电子计算机软硬件平台将它还原成人们能够直接阅读的格式。不同的电子计算机所形成的电子档案在内容、格式、编排上往往不尽一致，这种差异还要求人们在还原文件时所采用的技术与方法也不尽相同。而电子档案在形成时所依赖的技术往往都是已经过时了的技术，这给档案馆室保存电子档案带来很大的困难，除了要保存电子档案本身，还要保存其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等技术背景，包括：元数据、物理结构与逻辑结构关系，电子档案名称、存储位置及电子档案内容相关的背景信息等。背景信息是伴随着电子文件的生成和运作过程中产生的人员和机构等方面的信息，电子文件的背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失就会直接影响电子文件的凭证作用或价值。特别是元数据具有隐含性而使人们往往忽视了它的存在，可一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去可读性。电子档案的这些复杂的技术性，决定了我们应尽快立法，从根本上逐步统一技术标准，使电子档案的鉴定、保存、利用更趋于科学化。⑦
二、改善我国档案鉴定工作现状的对策
(一)提高档案鉴定意识，促进档案工作重点的转变
在信息社会，信息源多，信息流通快，流通量大，信息生命周期相应缩短，在大量的信息流中，既有珍贵价值的信息，也有大量的垃圾信息。因此，人们要想在激烈的市场竞争中掌握主动，就必须学会和掌握鉴定真假信息技术的手段，鉴定不仅是一门技术与手段，而且是一种在竞争环境中适应生存的意识。群体意识与社会意识对于档案鉴定工作是一个重要的推动力，没有这个推动力，档案工作重心的转变将是不可能。而要树立起这种意识，首先需要全体档案工作人员的先行努力和宣传，从事这一行工作，就要努力宣传这一行工作的重要性，自己没有意识，却要别人意识，那是很难的。特别是档案专业的期刊、报纸更要努力宣传档案鉴定的意义，以提高全社会的鉴定意识，促进鉴定工作的开展。当然，档案工作人员与全社会的成员相比总是少数，仅靠少数人的努力，没有社会人文环境的改变、社会意识的改变是很难的，但社会人文环境的改变，没有少数人特别是舆论界的工作和努力，人文环境也不会自然而然地改变，因此，改变某种社会意识，少数人的工作与努力是必要和必须的，是不可或缺的。
(二)制定和完善档案鉴定的法律、法规与工作标准
档案工作立法虽然已经取得了一定的成效，但在档案工作中占有重要位置的档案鉴定，却没有在法律规范方面得到充分重视。档案鉴定涉及方方面面的利益，弄不好还有可能吃官司，因此，通过法律形式规范鉴定工作，既可推进鉴定工作的正常开展，又可保障鉴定工作人员的合法权利。需要法律规范档案鉴定的主要问题有：鉴定专职机构的资格、条件，组成这些机构的鉴定专家所具备的资格、专业知识以及应有的权利、义务，鉴定机构的名称、职责、权利、义务，鉴定机构受理的鉴定对象、范围，鉴定工作的基本程序、手续，鉴定工作中的正常失误等等，都应该给予规范。
电子文件的鉴定也是法律规范的一个重要内容，在电子公文中，传统的文件签署和用印将被电子签章所代替，电子签章的合法与效力应该给予明确规定。电子文件的公布问题也是一个重要内容，文件的公布是文件生效必不可少的环节，立法法规定在国务院或政府公报、在全国或本行政区域范围内发行的报纸上刊登公布是合法的，而通过政府网站、电子公告牌或电子刊物发行电子命令是否属于合法的公布方式，这没有规定。作为具体行政行为，行政法规定行政决定书的送达方式有：直接送达、留置送达、委托送达、邮寄送达、公告送达，通过计算机邮件系统递送电子公文是否属于合法的送达方式?这在我国行政法中也没有明确规定，这些都构成了电子公文程序合法化的障碍。因此，要消除电子公文在程序合法上的障碍，就应该根据电子公文的特点，制定电子公文处理办法，扩大行政法规中“签署”、“公布”、“送达”等概念的司法解释，使这些环节的电子化方式具有合法性。⑧
档案鉴定标准的制定还应注意如下几个问题：第一，在信息时代，由于文件数量急剧增长，鉴定应当当机立断。这就要求鉴定标准制定的内容必须明确具体、便于操作，否则就难于做到当机立断，而对于瞬息万变的电子信息的鉴定，贻误时机就将造成不必要的损失。第二，在鉴定中追求“效益”是众多学者所关心的话题。有学者认为档案鉴定必须具备三要素，即保存费用、利用性质、文件对于利用的适应性，只有当文件价值证明它们的确能补偿它们的费用时，才应予以保存，而在制定档案鉴定标准时考虑存储、保管、处置文件等费用因素是完全必要而且是科学的。第三，在鉴定标准中明确鉴定档案真伪的标准也非常必要。“判断档案是否真实的唯一标准只能是客观事实”。历史记录既要讲求当时当地形成，又要讲求记载内容与记载事实相吻合，不应只强调一面而忽略了另一面。
(三)完善各种档案保管期限表
在档案鉴定中，档案保管期限表具有举足轻重的作用，它是档案鉴定的一个重要标准，决定文件保管的类型以及时间的期限，影响鉴定工作的质量和效率。期限表的制定应适应市场经济的发展，在内容上要反映市场经济所涉及档案种类内容的变化，在细则上要更具有操作性。
档案保管期限表的内容应注意包涵档案的多种价值形态，如谢伦伯格的第一价值和第二价值，方荣的过去价值、现在价值和未来价值，凭证价值、参考价值、史料价值、科研价值等，还应注意运用多种鉴定方法和理论，如来源原则、内容鉴定法和职能鉴定论等，不仅要具有可操作性，而且要做到用语准确，条款排列有逻辑性。
(四)制定电子文档的鉴定标准，确定电子文档的鉴定方法
鉴定电子档案是一个比较新的课题，鉴定电子档案就是鉴定它的真实性问题。电子档案的真实性可从技术、管理和法律三方面入手进行鉴定。技术上，可利用数字签名技术、身份识别技术与消息认证技术、信息完整性等来校验、鉴别电子档案的真实性、完整性。在管理上，可对电子档案的形成、处理与利用的全过程进行控制，建立电子档案操作者、身份识别、权限控制的程序档案，由系统自动捕获与档案文件有关的元数据，如关于文件内容、结构、背景、版本、文件生成环境、存在状态、使用权限等的具体数据，这些都有必要进行规范和制定相应的标准(如元数据标准的制定)。现在涉及计算机信息安全方面的法律法规有：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统安全专用产品检测和销售许可证管理办法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机系统国际联网保密管理规定》等。《刑法》第二百八十五条、二百八十六条和二百八十七条对破坏计算机及其数据的犯罪行为也作了规定。这些都对电子档案的鉴定提供了必要的法律依据。但是，电子档案的管理制度与相关标准、电子认证技术等在自己的领域中毕竟有自己的不同特点，因此，对电子文件的鉴定给予法律规范是完全必要的。⑨
注释：
①②④⑤傅荣校：《从世界档案鉴定的发展趋势看我国档案鉴定现状》，《档案学通讯》2000年第2期。
③《中华人民共和国档案法规汇编》，法律出版社1992年版。
⑥周晓英：《档案信息论》，中国人民大学出版社2000年版，第241页。
⑦冯瑞娟等：《电子档案的长期保存》，《档案管理》2001年第4期。
⑧⑨王绍侠：《从行政法角度比较电子公文与纸质公文的生效要件》，《档案学通讯》2002年第5期。
（牛角摘自《档案学》2004年第5期）