天津市港务局 鞠晓岚
为了更加准确地从政府机关的全部文件中选择出可以永久保存的文件，并将半现行的文件移交给英国公共档案馆(2003年4月以后，英国公共档案馆已经改名为英国国家档案馆)，2003年1月，英国公共档案馆在其网站上公布了《电子文件管理、鉴定和保护指南》，该指南对电子文件向公共档案馆移交的问题进行了规定。英国公共档案馆在发布该指南时特别声明该指南是初步的，将来可能会做进一步的修改。
文件移交的格式
英国公共档案馆在选择可以接受的电子文件格式时，其基本思想是要确保文件的完整，可接受的电子文件的格式不应太多，这些格式比较稳定，具有较长的寿命，并可以很容易地转化为现行的文件格式。
英国公共档案馆可以接受的文件格式主要有Postscript，TIFF、，SGML，PDF和界定文件格式(例如逗号界定文件格式)。这几种文件格式都有很强的生命力，并且已经应用了许多年。英国公共档案馆认为，使用这几种格式移交文件可以最大限度地减少将来对文件格式进行转换的情况。因为无论格式转换技术有多么成熟，对于文件格式进行任何形式的转换，都有可能造成某些数据的丢失。
1.Postscript格式。这种文件格式主要用于文件移交和保存。桌面计算机上运行的任何应用软件都支持Postscript格式的打印。这种语言已经应用了20多年，并且以前使用这种语言生成的文件使用最新的软件版本仍然可以解读出来。Postscript语言可用于编写文件，也可用于打印。因此英国公共档案馆选用此种语言作为电子文件的移交语言。它对于移交使用桌面计算机产生的文本和图形文件是非常有用的。
 2．可移植文档格式(PDF)。Adobe公司的Acrobat是使用Postscript语言编制的软件，使用此种软件生成的PDF文件是文件描述的工业标准格式。在对PDF格式的电子文件进行检索和使用时可以实现平台和应用软件的独立。使用这种格式生成的文件不能重新改写。
3．标记位图文件格式(TIFF)。TIFF是非常重要的图像标准，也是Adobe公司的另一种得到了工业界广泛支持的公用软件。
4．逗号界定文件格式。界定格式适合于电子表格和某些较小的文件。这种格式使数据输入到应用软件中，并使之在以后可以重新产生电子表格或数据库。界定格式文件适合于移交结构性的文件，如包含在电子表格和数据库中的文件。
5．通用标记语言标准SGML。SGML是进行文件定义的国际标准。将SGML文件转换成现行文件的成本太高，不够经济，因而不推荐使用这一标准。如果文件使用了SGML格式，那么英国公共档案馆将考虑移交和保存这一格式的文件。因为，SGML是国际标准化组织推荐的文件定义的标准，使得这种文件具有更大的稳定性。
文件显示格式
在对文件进行浏览时，电子文件应该尽可能地以与原件完全相同的形式显现。使用文件浏览器或专用电子出版物浏览软件可以很容易地做到这一点。Adobe公司Acrobat电子出版物产品(PDF)的标准参数是公用的，这就使得它们具有潜在的“未来保证”。
由于Postscript、TIFF和SGML格式可以很容易地转换成PDF格式，英国公共档案馆将使用PDF格式作为文本和图像文件的显示格式。如果电子表格、日记账和数据库软件包中的信息需要保存起来，在另一个类似的软件包中再次利用，英国公共档案馆将使用界定格式来输出、转换、保存和显示这种类型的结构性数据。
1．可移植文档格式(PDF)。Acrobat是以Postscript语言为基础的，它有许多优点，如设置了许多标准参数。
2．逗号界定文件格式。这种文件格式深受商界支持，可用于在报表、电子表格或小型数据库之间传递结构性文件。这种格式并不能保存文件的版式和公式，但却可以很容易地输入和输出结构性的数据。
英国公共档案馆认为，上述格式是解决电子文件转化为档案时出现的各种问题的最初尝试。在迅速发展变化的环境里，它们对问题的解决可能只是暂时的。在处理和改善已经经过鉴定的文件，尤其是多媒体文件和使用动态链接的文件方面，如果有更具优点的其他格式时，档案馆将进一步地向各机关推荐。 
目前，英国公共档案不接受HTML格式的文件。因为这种格式文件的标准是动态和不稳定的，易于受到商界的压力。如果政府机关已经使用HTML格式形成文件，并且这些文件需要移交到档案馆永久保存，或需要在本单位保存的，都必须转换成档案馆可以接受的格式。如果转换并不完全，各有关单位就要负起对文件继续进行移植的责任。
移交文件的介质和渠道
需要永久保存的文件和元数据被转换成英国公共档案馆推荐的移交格式之后，需要以合适的介质进行保存。理想的情况是，在向英国公共档案馆移交电子文件时都通过网络进行。然而，在各个政府部门普遍建立了安全的网络以前、这样的移交是不安全的。
在文件进行实体移交之前，必须首先决定移交时要使用什么介质和确定一个什么样的移交机制。在进行实体移交时，可供选择的光介质和磁介质有许多。英国公共档案馆主要推荐了如下几种：使用WORM技术的CD?ROM和CDR、4mm的数字音频磁带(DAT tape)、DVD驱动器、ZIP驱动器、软磁盘。
对上述这些可以移交的介质，一定要保证它们与移交单位和英国公共档案馆的介质格式相同，否则，移交就不能成功。英国公共档案馆只接收移交时软件能够识读的那些磁盘和磁带。移交单位在移交前应该进行咨询，英国公共档案馆的电子文件接收单位与政府部门计算机设备供应商达成过协议，它们可以提供?些帮助。
对于档案部门来说，CD?ROM和CDR是最安全的介质。它们不能被重写，容量巨大(可以达到650MB)。数字式音频磁带不具有CD?ROM和CDR那样的优点，它可以被重写，并且其中的磁性数据容易损坏，但它可以保存4?8GB的数据，对于移交量较大的部门来说，它是有优势的。DVD的容量巨大，可以有4.7G。ZIP驱动器不是一个标准的驱动器，它的容量在100MB至250MB之间。它具有永久保存的优点，但在用户那里使用不够普遍。LS?120是3.5英寸软盘中新建立的标准，可容纳120MB的数据，并且可以与早期的1.44英寸软盘向后兼容。3.5英寸软盘是一种最不令人满意的介质，因为它们缺乏内在的易管理性。它们可以便携，适合于移交量较小(低于1.4MB)的时候使用。但是这种介质易碎，易损坏，或者处置不当容易造成数据丢失。
向档案馆移交电子文件的步骤
英国公共档案馆要求，各部门的文件管理人员在向档案馆移交文件之前，应该向英国公共档案馆的有关部门进行咨询。
在选择了移交文件的格式和介质之后，各部门必须制定一个详细的文件移交计划，对移交文件的各个步骤进行说明，以确保文件移交工作取得成功。这个计划要对所需资源、移交时机、时间和对该机关可能造成的影响进行说明，并且移交计划必须取得系统管理人员、文件管理人员、案卷室的用户和移交工作人员的同意。
在向档案馆移交电子文件时，其步骤大体如下：1.记录文件结构，并迁移到移交介质上去；2.将文件转换成所选择的移交格式，并尽可能注意保存有关每一个文件的元数据；3.进行了格式转换的电子文件应该拷贝到移交介质上去，并尽可能地保持文件的结构；4.对于已经完成文件的拷贝，并已移交到英国公共档案馆的磁带和磁盘必须进行整理，整理时不得造成介质或信息损坏或丢失；5.不管是要移交到公共档案馆还是在内部使用，文件的检索工具都必须保留。如果这些文件要移交到英国公共档案馆，移交人员要向英国公共档案馆的有关部门咨询有关检索工具的形式和内容；6.上述所有步骤都必须登记和记录，以确保有一个完整的审核程序，并满足电子信息的法律接受性和证据性的有关要求。
移交文件的登记和说明
向档案馆移交电子文件的部门编制符合要求的检索工具是十分必要的。英国公共档案馆的文件接收和管理部门可以提供有关此方面的咨询。
在向英国公共档案馆移交电子文件时，每次移交文件的参考材料都必须记录下来，如果移交的电子文件所包含的日期、检索工具等信息不够完全，那么就要在清点和鉴定阶段对此进行补充。
在向档案馆移交文件时，必须使用电子表格编制一个简单的清单，提供有关这些文件的识别号、路径等信息。该数据表也可以增加一些栏目来说明有关文件鉴定、移交和销毁过程的信息，如鉴定的决定和理由、原始文件的参考资料、检索工具。在对移交的文件进行编号时，可以将几个文件合并为一个类目，赋予一个识别号。
在将电子文件移交到档案馆后，各移交单位应该对其文件的复制件妥善保存，档案馆在对接收的文件进行了适当处理之后，会给各有关部门发一个通知，各部门收到了通知之后，可以对已经移交的原件以及据此制作的复制件进行销毁。
在移交文件的每一个阶段，都要有完整的审核记录。该记录要反映移交文件的各个阶段各有关方面所采取的行动和做出的决策。
（郭红解、倪政华摘自《中国档案》2004年第7期）