黄天明

一、建议增加、修改若干二级类目及内容

1．虽然学生工作与共青团工作有着十分密切的联系，但在高校中共青团与学生工作是两个独立的工作部门，它们工作的对象、任务是不同的，存在着十分明显的不同侧重点。因此建议将与学生工作有关的类目名称从DQl7团委内的类目名称中分离出来，单独设立一个二级类目DQl8学生工作，其归档内容包括上级关于学生工作的文件、本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)、学生会文件材料、本校学生组织参与的各种学会和社团的有关材料、研究生会的有关材料、社团活动、勤工俭学、社会实践以及其他有关学生工作的文件材料。

2．由于体制改革，实行全员聘任制，处级干部一般经过组织推荐、笔试、面试、群众评议、领导审核，竞争上岗。行政干部由校长任免，以学校名义发文；而党委系统的干部仍然由党委任免，以党委名义发文。这样党政两个系统区分十分明确。而《规范》中将所有党、政处级干部任免都归档在党群类的二级类目DQl3组织第5款、第6款中，是与现今党政分开的管理体制不符的。因此建议将行政处级干部任免从DQl3中分离出来，放入行政二级类目XZl2人事的第6款内，并将其内容“人事处权限内的干部任免文件及名册“修改为“行政干部任免文件及名册”。

3．由于招生制度改革，高校毕业生就业由原来的国家统一分配，改革为学校推荐，学生自主择业，学生和用人单位双向选择的方式。因此在二级类目JXl7毕业生归档材料内容的表述上应有所修改，建议将JXl7毕业生第1款“上级有关毕业生分配的文件材料”修改为“上级有关毕业生的文件材料”；第4款“毕业生正式分配方案及调配派遣名册“修改为“毕业生就业统计及派遣名册”。

4．学生进入高等学校学习，从招生录取、学籍管理，到毕业、就业的每个阶段都应有一个完整的花名册。在《规范》的归档范围中JXl3招生、JXl4学籍管理、JXl6学位等二级类目中都有相应花名册归档材料，惟有JXl7毕业生类目中没有毕业生名册归档材料。虽然JXl7毕业生类目中有第5款“毕业证、派遣证存根领取签收册”，但它与毕业生花名册在性质和功能方面都是不同的，是不能替代的。毕业生名册及统计表既能反映学校作为一个教育机构的最终成果，也能从不同角度反映教学的效果，把毕业生统计表与录取新生名册比较可以反映学成率；把毕业生统计表与就业派遣名册对比，可以反映一次就业率，这些都是衡量学校教学水平的重要指标。因此很有必要在教学二级类目JXl7毕业生内容中增加一款“毕业生名册及统计表”。

二、修改保管期限

1．新生录取是招生工作的重要环节，录取材料是学生进入高校的重要依据，它与学生在校期间学籍管理类目的“新生入学登记表”、“学生学籍卡片”、“学生成绩总册“、“在校学生名册”以及毕业生类目的“毕业生名册及统计表“、“毕业生就业统计及派遣名册”等构成了学生从考入学校到学成就业一个完整的接受高等教育的过程，这一过程既是学生进入高校学习阶段档案整理工作的重点，也是今后学生和用人单位查询档案、利用档案的重点，因此建议将教学类JXl3招生类目的第3款“新生录取材料及新生名单”的保管期限由“长期”改为“永久”，并建议将新增加的JXl7毕业生中的“毕业生名册及统计表”的保管期限也定为“永久”。

2．《分类法》和《规范》对科学研究、产品生产与科技开发、基本建设这3个大类都只设置2个二级类目，即[11]综合和[12](按专业或产品或项目设置类目)2个二级类目。《规范》分别对这3个一级类目中的二级类目[12]的归档范围和保管期限作了明确规定。笔者认为这些规定绝大部分都是符合实际情况的，但实际工作中也发现存在?些问题、例如，基本建设大类的JJl2-3“设计文件”中的第3款“施工图设计”，《规范》规定的保管期限是“短期”，而第1款的“初步设计”主要用于立项，但其保管期限也定为“永久”；第2款的“技术设计”主要用于审批，保管期限也定为“永久”。实际上查询利用较多的“施工图设计”是建设项目进行维修、改建、扩建的依据，况且多数基建项目的寿命期都是几十年上百年的，故其保管期限应定为“永久”才是。又如产品生产与开发大类的CPl2-5产品生产阶段材料中的第4款“材料定额和代用单，工时定额”，《规范》规定的保管期限是“短期”。但其实?个产品在投产时的材料消耗定额和工时消耗定额是经过十分复杂的理论上推算和实际测算，并结合企业具体情况而确定的，它在该产品经济寿命期内的成本核算中起着很重要的作用，也不宜定为“短期”。本人觉得科学研究、产品生产与开发、基本建设这3个大类都有?个共同的特点，就是在同一课题、同?产品或同?单项工程内的各个阶段的归档材料都有其自然形成的规律，存在着紧密的有机联系，各阶段的文件材料与其实物显著?致、并且具有成套性。很难说这个阶段的文件材料重要，那个阶段的不重要。事实上这部分档案在查询利用的时候，大多都要前后左右反复比较、对照、参考。因此本人建议这3个大类的保管期限不要按各二级类目[2]下的不同归档内容逐一规定保管期限，只需按不同课题或不同产品或不同单项工程规定保管期限就行了。例如，科研的二级类目KY[12]按重大级课题保管期限定为“永久”、重要级定为“长期”，?般级定为“短期”。重大级、重要级、?般级的划分原则仍按《规范》7．5．2．1、7．5．2．2、7．5．2．3执行。产品生产与开发的二级类目CP[12]按生产产品的投资额或经济寿命期不同来确定不同的保管期限。基本建设按单项工程的投资额或使用年限或结构来确定其归档文件材料的保管期限。

三、关于在《分类法》和《规范》附中增设实物档案类目的建议

1．实物档案是一种专门档案，是档案体系中的一个门类。它具有与纸质、声像档案相同的作用与特点。由于它有着生动的直观性和形意联想性的特征，因而越来越被人们所接受。作为表彰、奖励和庆祝等活动的奖品和馈赠物品，它具有政治意义、历史意义、纪念意义，从实物中能看到时代的变迁和学校走过的辉煌历程。将实物档案纳入《分类法》与《规范》，中，增设实物档案类目十分必要。

2．文物档案载体一般可分为：杯(瓶)、匾(牌)、旗、章、证及其他材料制作的文物赠品。它可按载体不同设置6个(含其他)二级类目。

3．实物档案按照一件实物作为一个单位进行管理。

文物档案号＝年度号十实物档案分类号十保管单位号。

保管单位号是各类实物档案最低限度的数量词，可以是个、块、面，也可以是张、件、册等。

例如：某校2003个11月举行20周年校庆活动，兄弟院校赠送的某个纪念杯序号是25、某个庆贺牌匾序号是12。则可分别标引为：

2003?SW12?25

2003?SWl3?12

编目时，在其实物档案上注有文字说明的标签(见标签图)，按照GB3792．4?85《非书资料著录规则》编制题名，按照实物档案形成的时间先后顺序排列。

(标签图)

4．实物档案在实体分类法主表中设置在附SX声像之后为：

SW实物

12杯(瓶)

13匾(牌)

14旗

15章

16证

17其他实物

四、关于二级类目归档范围内类目名称的序号按永久、长期、短期排列的建议

《规范》在关于排架问题的处理中明确指出：“在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。”为了便于组卷排架，笔者建议《规范》在编制二级类目的类目名称时，将保管期限为“永久”的类目名称排列在前面，将保管期限为长期的类目名称排列在中间，最后排列保管期限为“短期”的类目名称。这样把类目名称序号的顺序与保管期限协调对应起来。更便于整理组卷，也便于操作。

(壹心摘自《中国档案》2004年第9期)