广东省水利电力勘测设计研究院 徐爱红
在文书档案管理工作的各个环节中，最让档案人员费时和费心的是判断每份归档文件材料属于什么保管期限。原因是许多或新生的、或交叉的、或综合的、或分枝细小的事物，不可能一一在档案保管期限表中找到。当档案人员希望对归档文件材料保管期限的划定做到客观、准确时，会感到颇为艰难。主要表现在：
一、文件保管期限的划定受时代政治氛围的影响
1、将所有上级文件放永久保存
如笔者所在的广东省水利电力勘测设计研究院(以下简称我院)早期(1973?1984年)文书档案，将中共中央、中央办公厅、省委、省委办公厅、省府、省府办公厅政策性、法律法规性文件都收集整理归档，并把它们看成是最重要的档案而排在单位所有案卷的前面，即使到1989年，我院还把“关于进一步深入学习四中全会精神和邓小平同志重要文章的意见”“关于转发《中共广东省委宣传部关于认真学习江泽民同志国庆讲话的通知》的通知”放永久保存。而现在人们?般不再把这些政策性文件作为本单位档案(除非该文件的责任者)，更不会把它们放永久保存了。
2、将职工到港澳、国外旅游探亲的文件材料放永久保存
又如1989年，我院根据部门领导的意见，把“职工到港澳、国外旅游探亲的报告、呈批表”列为永久保存。后来，我们认为这类文件没有多大保存价值，于1991年把它们改为长期保存，1995年又把它们改为短期保存。近年来，经向同系统或其他兄弟单位了解，他们并没有把这类材料作为文书档案保管，于是在征得院保卫科领导同意后，于2001年起不再把这类文件材料列入归档范围了。
3、把职工受单位纪律处分的文件，放永久保存
我院过去一段时期，曾将职工因打架、赌博、走私、不正当男女关系而受单位处分的文件，放永久保存。现在看来，这些文件对于单位来说，是不具备永久查考、利用价值的。但当时人们却认为这些事件很严重，必须放永久。
二、文件保管期限的划定受文件客观原因的影响
1、当不同内容、不同保管期限的事件出现在同一份文件上时
按国家档案局制定的文书档案保管期限，机关、单位党政第一把手的任命以及机构的设置、调整放永久，机构内部领导人的任命放长期。但在实际工作中，人们通常把机构的设置、调整与部门领导人的任命一起发文。那么这份文件是放永久还是长期?如放永久，就会出现同样是内部人事任免的文件，有些(含有机构设置内容)放在永久，有些(单纯人事任命)放在长期；若为保持其一致性而将所有人事任免都放永久、又违背了档案保管期限的规定；如要求有关部门起草文件时，将内部机构设置、调整与该机构人事任免分开发文，又恐怕难以做到；如将含有机构设置和人事任免的文件，一份从机构放永久、?份从人事任免放长期，又出现重复归档。
2、当同内容、同保管期限的文件材料，真实性不一样时
如单位的组织机构沿革，早期编写的时候，出于种种原因，写得不如后期的详细、真实、准确，那么，前面写的就失去了永久保存的价值。由于已著录了保管期限，档案人员就必须对该份档案及其相应的各种目录的保管期限进行更改。
三、文件保管期限的划定受当时人们认识水平的影响
以我院为例：
1、水利水电工程三级校审人员名单
我院水利水电工程三级校审人员名单，因为常有调整、前几年认为放短期就行，今天却觉得水电工程校审人员与水电工程质量密切相关，而水电工程质量又与人民生命财产密切相关，应该把这样的文件放长期更合适一些。
2、有关各种委员会机构设置文件
过去找们将院有关分房委员会、职称评定委员会、保密委员会、计划生育领导小组等机构的设置与人员调配文件放长期保存(当时是考虑到比单位内部机构设置保管期限低一个档次)，但今天看来这些文件的查考利用价值并不大，放短期保管就可以了。
当发现各种问题时，档案人员的困惑是：要不要重新划定保管期限?重新划定，会出现同样内容的文件保管期限前后不一样；不重新划定，又有点知错不改的味道；若把过去的一一改过来以求其一致，又会增加许多重复劳动。
此外，对文书档案保管期限表及文件材料归档范围中没有列出的文件，要不要归档?如要归档，保管期限怎样划定?当档案人员无依无据，只能按自身的理解去做时，更容易产生随意性。
因此，与其在今天花那么多精力去给文件分保管期限，还不如暂时不分，让时间来检验它的保存价值。让档案人员需要向上移交档案(按规定，属永久保存的档案，在本单位保存二十年后，向上级主管部门移交)前，再对档案进行鉴定：把失去保存、查考价值的档案剔除；把值得向上移交的档案移交；剩下仍有保存价值的档案，根据保管期限的划分，就属于长期保管的档案了。那时，由于经过时间的检验，使无论向上移交的档案，还是继续保留或剔除的档案，都会更为客观和准确。
那么，现在我们在保管期限方面就无所作为了么?当然不是。如果对所有文件暂时不划分保管期限，一时不能为大家所接受，可依照文书档案管理制度，将众所周知的、属永久保存的文件材料进行保管期限划定。即对凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关有长远利用价值的文件材料，如：机构的产生、分合、撤销、恢复、机构编制、更名、印章启用，单位主要领导人的人事任免，内部一级机构的设置、调整、撤销，职工花名册，组织机构沿革、院史、大事记、房地产权凭证，党代会、职代会等重要会议文件，本机关在管理达标活动中形成的文件材料、合格证等，获省部级以上奖励的工程、科研项目、劳模、先进生产作者、先进集体等文件材料，重大事故的处理、重大案件的结论等划定保管期限。
而对于不属永久保存的文件材料，以及国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》及《机关文件材料归档和不归档的范围》中没有提到的事物，暂不划定保管期限，待有规定后或需向上移交档案前，再对这些档案进行鉴定。
为了不同文件材料暂不划定保管期限而影响对这些档案的正常管理、利用和日后的更改，档案人员在整理这些文件时，可先用铅笔标注档号；当档案需向上移交前，才对移交档案和需继续在本单位保存的档案正式编号；将失去保存价值的档案造册登记后剔除。
（牛角摘自《中国档案》2003年第12期）