我们日常接触到的密级文件，并不是只有国家秘密一种，还有可能是商业秘密、工作秘密、军事秘密等。在一个基层立档单位，除了保密制度完善、责任分明、教育监管以外，更重要的是在密级文件的制发、传递、归档、保管和利用环节上，必须采取有效措施，才能真正确保密级文件载体和内容的安全，并实现正常流转。
一、密级文件的制发
密级文件的保密工作从文件的制发就已经开始了。
一份密级文件，起草、拟定、审核、签发每个环节，都要注意把关。拟稿人有责任按照保密范围的规定，提出拟定密级意见，防止在文稿起草过程中造成泄密。对草稿及历次修改稿、定稿或印刷清样，要同正式文件一样进行登记和管理，除存档的以外，要有专人及时监督销毁。文件最后定稿时，拟稿人要依据有关法律规定的定密程序，报经单位主管领导审批，注明制作数量，确定密级、保密期限和知悉范围，并在其首页左上角加以标明。一般来说，国家秘密的标识为“★”。“★”前标密级，“★”后标保密期限。如“机密★15年”。如果这份文件的密级和保密期限变更，应在原标明位置附近作出标志，原标志以明显方式废除。
绝密级和机密级的文件，还应当编排顺序号，以便固定和明确该份文件分发到哪个单位。
密级文件应当由本单位专门人员制发，或由保密工作部门审查批准的定点单位印制。
二、密级文件的传递
密级文件应当包装密封，可用较厚的信封或袋子封装，封口及中缝处加盖密封章或加贴密封条，包装物上标明密级、编号和收发件单位名称。同时必须交由专门的部门，如机要交通、机要通信部门，选择安全的交通工具和交通路线，并采取相应的安全保密措施，不得人工携带或捎带。不得通过普通邮政邮寄。不能通过非保密专线网络传递。机要文件交换站是目前收发机密级、秘密级文件的一种有效途径，相当于文件中转枢纽，在一定的行政区域内，各委办局的文件经此发到有关机关，同时也在此收集有关机关的文件，周转时间短，环节少，保证安全。
在一个立档单位内，应当指定专人拆封密件包装，履行清点、核对、登记、编号、签收等手续。在文件处理单显著和固定位置，明确标明密级。由主管领导根据密级、制发单位的要求及本单位工作实际需要，确定该密级文件的传阅范围，不得擅自扩大，并须对接触和知悉载体内容的人员办理登记、签收。传阅时，由专人负责，一文一夹，专夹专阅，并填写“传阅卡”，记载夹内密件题名、页数、编号、传阅人、阅读时间等，传阅人员不得擅自抽出、留存，阅读者之间必须由专人传递，不得自行横传、不得随意抄录密件内容，不能向传阅范围之外的人员谈论密件内容，更不能私自复印、扫描、拍照。阅读、处理密级文件时，应在办公室进行，不得将其带回家中或公共场所。临近下班时，上一个传阅者尽量阅读完毕，交还专人，待上班时，专人再将密级文件交由下一个传阅者，避免密级文件在外失控，将其泄密可能降到最低。
三、密级文件的归档
需要归档的密级文件，应当按照国家有关档案法律规定归档。为了保证一个全宗的齐全完整，密级文件应当和非密级文件同步整理、移交。在具体操作过程中，可以把密级文件排列在非密级文件之后，密级文件内部，按密级重要程度，即绝密、机密、秘密顺序排列，同时分盒存放，这样既可以实现集中保管，也可以实现单独保管。例如2006年办公室归档的永久文件，可以这样排列件号：非密级文件，1?26；密级文件，27?28（绝密级）、29?30（机密级）、31?32（秘密级）。
另外，安装档案管理软件的立档单位，在著录时，密级为必著项。这项内容虽然在归档文件目录上没有显示出来，但是如果在办理借阅调卷时，这个信息是很重要的，直接关系到这份文件是否能够利用，能够为哪些人员提供服务。没有安装档案管理软件的立档单位，最好是直接在归档文件目录备注栏内进行标注。
四、密级文件的保管
选择安全保密的场所和部位，有条件的情况下，应配备保密设备。绝密级文件由专人管理。人员离开办公场所时，应当将密级文件妥善存放，不得散放或堆放在外。钥匙不能转借他人。存放密级文件的地方，不允许人来人往。每年定期清查、核对，发现问题及时向保密工作部门书面报告。按规定应当清退的密级文件，应当及时、如数清退，不得自行销毁或私自留存、复制。
国家秘密不可能是永远的秘密，任何国家秘密都是在相对的时间和范围内保密，随着一定时间和客观情况的变化而发生变化，或解密或变更密级。保密期满的文件，自行解密；在保密期内不需要继续保密的，应当及时解密，并明显标明“解密”字样；需要延长的，由原来确定密级和保密期限的机关、单位或其上级机关决定。同时，应当及时通知有关单位或接触范围内的人员。
这里必须明确一个问题，即保密期限和保管期限是两个完全不同的概念。保密期限不等于保管期限。保密期限是根据某一国家秘密在一定的时间范围内，如被泄露会对国家的安全和利益造成的损害后果来确定的。除有特殊规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年；而保管期限是根据档案内容的现实作用和历史作用来确定档案的保存价值。有永久、30年和10年区分。一般情况下，在保密期限内的档案，需继续保管。保密期满，且已达到先前确定的保管期限，需再行判断是否具有继续保存价值，若没有，方可认定保管期满，再行销毁。
销毁密级文件，应当经本单位主管领导审核批准，并履行清点、登记、监销手续，到保密工作部门指定的地点，采用焚毁、化浆等方法处理，确保秘密信息无法还原。
五、密级文件的利用
未经原密级制发单位批准、本单位主管领导批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编密级文件。
密级文件的复印需专人完成。必须经过严格的审批、登记手续，并控制复印数量。复印的文件要和原文件一样严格管理，不得改变其原定的密级和保密期限。不得将密级文件拿到社会上营业性复印场所复印。不得自行翻印。
汇编、摘录中有密级文件的，应当保留其密级和保密期限标志，且不得改变知悉范围，同时在汇编、摘录封面或首页以其中的最高密级和最长保密期限作出标志。
《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条指出，“各级国家档案馆保存的中华人民共和国成立前形成的历史档案，中华人民共和国成立后形成满三十年的已解密的档案和未定密级的其它档案，凡涉及下列内容的应当控制使用……”，包括二十种情况，对涉密档案的开放问题作出规定。基层立档单位可以以此为标准和依据，严格控制开放档案的范围，确保密级文件载体和内容的安全。大多数情况下，国家秘密解密后可以对社会公开，但不能一概而论。因为解密并不完全等同于公开。解密是说某一信息已经不具有国家秘密属性，但它有可能还属于工作秘密范畴，限制在一定的范围内使用，应当由原确定密级的单位根据实际情况，决定何时、以何种方式向社会公开。
(大连市住房公积金管理中心王焱)