江苏盐城师范学院综合档案室 卞云龙
当今世界已进入信息时代，作为重要信息资源之一的档案，面临着广泛应用计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术环境的巨大冲击。面对这种机遇和挑战，如何使档案信息快速地向数字化方向发展，实现档案信息资源的有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为当前档案管理部门的热点问题。但由于人们对数字档案馆的研究仍在理论层次上徘徊，对数字档案馆建设的前景的认识比较模糊，不可避免地产生了一些误区，澄清这些错误认识将有助于数字档案馆建设的健康发展。
误区之一：数字档案馆等同于档案馆的数字化
从数字档案馆的发展来看，数字档案馆是在档案馆数字化的基础上发展起来的，它首先需要各个档案馆的数字化，然后是超大规模的档案信息资源在多媒体状态下重组和再创造的创新工程。但如果把数字档案馆认为就是档案馆的数字化就不全面了。
从档案馆数字化的含义来看，有三层意思：一是建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；三是构建档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。而数字档案馆是在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。
误区之二：数字档案馆完全替代传统档案馆
数字档案馆的兴起并不代表传统档案馆的消亡。有些人误认为数字档案馆与信息技术紧密相关，而传统档案馆与信息技术联系不紧。实际上，档案数字信息资源建设涉及到档案信息资源的形成、整理、存储、检索、保管、利用、鉴定、统计等几乎所有档案馆的传统业务。所不同的是传统业务面向的对象是实体档案，而数字信息资源建设面向的是数字化信息。
数字档案馆不同于传统的档案馆，传统的档案馆是在保管档案信息的基础上，通过档案信息的整理，向利用者提供书本式目录、著录卡片、指南、编研成果等信息，其服务方式相对较窄，服务对象较单一。而数字档案馆是传统档案馆的发展，是以传统档案为基础，其馆藏内容，即各种数据库的内容涵盖了传统档案馆馆藏的内容，并在此基础上有所扩充，其收藏对象是数字化信息，并以INTERNET为平台，面向全球用户提供基于内容的服务。它在服务手段、服务质量、提高信息的广度和深度等方面都比传统档案馆有了质的提高。例如，用户可以不受时间、空间、数量的限制从网上利用档案信息资源，用户获取信息能更迅速、准确，使档案馆的教育服务功能得到进?步加强。此外，数字档案馆的馆藏内容不但包含了传统档案馆馆藏内容，而且还有所扩展，可将Internet上的信息通过整理作为本馆的虚拟馆藏。所以，数字档案馆的馆藏内容要比传统档案馆更为丰富，利用更加方便。
数字档案馆与传统档案馆相比，还有许多新特点：1、馆藏资源数字化；2、信息组织与传输网络化；3、服务范围扩大化；4、信息资源共享化；5、信息揭示多维化；6、信息检索便捷化；7、服务远程化。这些特点决定了数字档案馆比传统档案馆具有巨大的优势。
另外，数字档案馆可以有效地保护档案原件。档案资料通过扫描之后，原件资料不会丢失，扫描之后的资料不是档案原件，可以供人查看。与传统档案资料相比，利用率高，可以同时供多人查阅，而且档案资料原件不受影响。
但是数字档案馆并不完全具备传统档案馆的功能，也不能代替传统档案馆。其原因在于：首先，数字档案馆由传统档案馆而来，数字档案馆的“信息空间”需要传统档案馆的信息资源的联接才能构成；其二，传统的档案实体与电子文件／档案长期并存，仍然需要由传统的档案馆加以管理；其三，传统档案馆所具有的人文、历史精神，数字档案馆不能完全体现出来；其四，传统馆藏档案信息还受时间和密级的限制，不能完全上网，有些用户不得不在传统档案馆履行一定手续后才能获得利用服务。
误区之三：数字档案馆是数字图书馆的翻版
在数字工程建设中，数字图书馆远远早于数字档案馆的建设。1995年，国家图书馆就开始跟踪国际数字图书馆技术研发与应用动态；2000年4月5日，由文化部牵头的中国数字图书馆工程正式启动。据中国期刊全文数据库的有关资料表明，截止2003年6月，在各种学术期刊上已发表研究数字图书馆的文章1578篇，而数字档案馆的研究只有71篇，且不少文章借鉴了数字图书馆的概念来解释“数字档案馆”。因此，有人就认为数字档案馆与数字图书馆是一回事。事实上，数字档案馆与数字图书馆的差异还比较大。
从管理对象上看，数字图书馆以数字化图书、文献信息资源为主体。数字档案馆的管理对象是国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息。
从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓无缝查找。数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。
从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性。而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息。
从知识产权来看，数字档案馆对于数字档案的真实性和原始性的维护是至关重要的，对版权问题的争论要少于图书馆，而数字图书馆则相反。
从信息开放的程度上看，数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，如档案馆内的一些内容是不能公开的，数字档案馆将必须分内部网和外部网两个部分，用户可以根据授权度查阅网页所提供的档案信息。如正在建设中的深圳数字化档案馆就是如此，单位和个人可以根据授权限度免费查阅网页所提供的档案信息。而相比之下，数字图书馆则没有时效与密级的限制，开放利用比较自由。
误区之四：数字档案馆就是档案信息资源上网
从总体来看，由于目前对数字档案馆的研究处于起步阶段，发展前景也有一定的不确定性，因此对数字档案馆的信息资源建设的认识也形成了一些误区。如将纸质档案经过数字化后搬到网上，就认为是数字档案馆建设了。这将导致的后果是档案馆花费巨大的精力和时间在扫描、转换、压缩等简单的事务性的工作中，却忽视了整个系统的整合工作。而抛开系统整合，任何一项单项技术都是容易实现的。
数字档案馆的信息资源建设包括原始馆藏的数字化和网络信息数据库。原始馆藏的数字化是将馆藏档案转化成计算机可以识别和处理的数字化信息，经过整理和组织，存储在存储设备里。网络信息数据库是指实现数字化后的信息资源分布在网络服务器中，通过网络互联提供资源共享。数字档案馆是管理档案信息的“信息中心”，档案的实体保管模式应该向信息管理模式过渡。
信息资源的建设应该包括数字档案馆的档案信息发布和传递，主要有两种形式：一种是光盘发布，一种是网络发布。前者是指将档案信息复制到光盘，用户不需安装应用系统．只需先执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索。后者分为INTERNET网上发布(即通过局域网为立档单位提供档案信息查询)和INTERNET网上发布(即在公众网上公布档案信息)。网上发布是通过网页制作软件，将编辑出来的数字档案信息放在网页上，供用户使用。
但是，我国目前大多数档案网站都存在着可提供浏览的内容少、可提供服务的项目少、网页内容更新慢、网页制作质量差等问题，离信息服务大众化和实现档案信息共享的目标相去甚远。要走出数字档案馆建设的这些误区，就必须认清档案数字信息资源建设的真正内涵，进而提出解决方案。而国内在构想数字档案馆时，则普遍认为把纸质档案经过转化后放到网上去，就变成数字档案馆了，对数字档案馆概念的这种理解是很不完整的。
参考文献
1．傅荣校：《关于数字档案馆的思考》，《档案学通讯》2001年第5期
2．于丽娟：《国外数字档案馆建设概况》，《中国档案》2003年第3期
3.陈连梅：《论我国发展数字图书馆的充分必要条件》，《西安教育学院学报》2002年第1期
（牛角摘自《档案学》2004年第5期）