江苏省档案局(馆) 方毓宁
一、新内涵
1．数字档案馆赋予传统档案馆馆藏档案资源新的内涵。从现阶段看，数字化档案信息只是对现有各种档案信息资源的补充和丰富，而以电子档案信息资源为基础的数字档案信息服务则更能满足广大利用者的需求。传统档案馆往往致力于馆藏档案信息和馆藏质量的建设，它以收藏印刷型载体的档案为主。而数字档案馆则朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种缩微载体、声像载体。这些都将会大大增加数字档案馆的档案信息资源入藏的种类和数量。档案馆对外提供利用档案信息服务的质量不仅由馆藏档案质量来决定，更主要的是还要取决于其综合利用本地区、全国乃至全世界信息资源中的数字档案信息服务的能力。多种载体的档案信息资源并存，才能向广大利用者提供准确、及时的档案信息服务。数字档案馆作为完全以现代化技术为主体享有全球信息资源的信息系统，对未来档案馆馆藏档案资源建设又赋予了更新的内涵。
2．数字档案信息资源共享趋势赋予了馆藏档案资源新的内涵。档案馆的档案信息资源网络是数字档案馆在联网基础上建立的增值网。其特点是数字档案馆将各种类型的档案信息资源以数字化形式分布存放在各个档案馆的节点上，通过跨地区、跨省及国家的虚拟链接，实现数字档案信息资源共享。数字档案馆的档案信息资源网络的建立，可以消除各个档案馆自动化集成系统之间档案信息交流不畅的障碍，从而优化档案信息资源的配置和利用。除了档案馆之间可分工协作、相互补充，实现网络化的馆际互查、联合编目、远程利用数字档案信息等资源共享外，还可与外部其它网络链接，查询因特网上的其它信息。在档案信息资源数字化发展的态势下，档案馆之间为信息资源共享而开展的各种合作和联盟也将日渐增多，并向规模化、实用化发展，从而使档案馆多年追求的档案信息资源共享，将在今后得到一个前所未有的发展时机。
二、新外延
1．数字档案馆的发展与完善，将使档案馆将不再是一个实体机构，而是一个以档案信息数字化方式存在的，开放有序的档案信息运营管理系统。在传统档案管理中，档案馆是一个库房式的管理机构，是一个实体机构；而档案信息数字化后，档案馆则渐变为数字档案馆，或称虚拟档案馆，它是建立在现代信息技术的全面应用基础上，以档案信息数字化方式存在，档案利用者借助互联网，不到实物形态的档案馆去，便可在其数字化的档案信息空间中查阅有关的目录、索引和档案全文，从而成为档案信息运营管理中心。随着档案信息的数字化，必然要求档案馆工作中心由内向型的馆藏建设转而为外向型的提供利用，必然要求档案馆重点抓好特色、丰富、高质量的数字化信息资源库的建设。由此可知，档案信息数字化后档案馆，将不再是仅仅侧重于实体档案管理机构的建设，而是延伸于侧重数字化档案信息运营管理系统的建设。
2．档案馆的档案信息服务工作将具有前所未有的特色。传统档案馆工作的重点是收集、整理、保管和提供利用，以档案文献的实物为工作重点，其服务对象的区域性、地域性很强，服务半径十分有限。而数字档案馆则是以档案信息内容服务为重点，它通过互联网，面向全球档案利用者服务，开放性、国际性特征突现；它不仅强调档案文献检索及相关档案文献的提供利用，而且更加强调直接向利用者提供所需要的档案信息内容，从而增添了档案馆档案信息内容服务工作的特色，进而拓展了档案馆对外服务工作的外延，使档案馆工作的重点发生了变化??档案馆工作中心将不再是档案馆内部的馆藏，而是档案馆外部的广大档案利用者。此外，数字档案馆除了要对用户所询问的有关问题作出咨询和答复外，还要对一些比较复杂的问题进行推理和演绎，做出具有专家水平的咨询答复和解决方案。传统档案馆以收集、整理、保管和提供利用等为主要的组织机构，而现代化的技术、档案信息咨询与开发部门则是辅助的。数字档案馆则要求以档案信息咨询和档案信息的主动开发为主体，加强档案馆的档案信息服务、档案信息咨询和档案信息开发利用的功能，充分发挥档案馆馆藏档案信息资源和档案工作人员的智力资源的作用。
三、新概念
1．数字档案信息的长期保存与存取是数字档案馆发展过程中的一个难点。印刷型档案文献的寿命已被证明至少在100年以上，但光盘的寿命估计最多为70年，磁盘、磁带的寿命则更短。由于光盘、磁盘、磁带等必须依靠相应的软件和硬件才能被读出，而软、硬件的发展是十分迅速的，许多软件、硬件设备过一段时间后就会被淘汰，这样有关的数字档案信息就可能无法被读出了。所以，要维护数字档案信息的长期保存与存取，就需要不断地进行复制、迁移数字档案信息。1994年年底，美国保护与存取委员会曾与有关部门组建了一个特别工作小组来进行调研。该小组认为，不断迁移是对付技术过时的最好方法，迁移是将数字信息从一种技术转移到另一种技术上的复制，包括硬件和软件。它是一种随着技术变化而定期改变数字档案信息格式的处理过程。具体目标是：将数字档案信息从稳定性低的载体上迁移到稳定性更高的载体上；将数字档案信息从对软件依赖性强的格式上迁移到对软件依赖程度低的格式上；将数字档案信息从各式各样的格式中迁移至更易管理的标准格式中。因此，传统档案馆的档案文献静态保存的概念将会被数字档案馆的数字档案信息动态保存的概念所取代。
2．在数字档案馆时代，建设和发展数字档案馆必须具备一个整体化的基本概念。所谓整体化，就是把整个社会的各级各类档案馆看作是一个整体，每个馆在考虑问题时，都必须从整个档案馆群体的角度出发。数字档案馆从其形成之日起就具有整体性的特性。可以说，每个个体的数字档案馆所拥有的馆舍设备、馆藏数字档案信息资源及档案专业人员，在某种意义上讲，同时也是其他数字档案馆的馆舍设备、馆藏数字档案信息资源和档案专业人员。正是由于数字档案馆与生俱来的这种独特的整体性，因此数字档案馆在开展各项档案业务工作时就必须体现出一种整体化的基本概念。如在档案信息资源建设方面，每一个个体数字档案馆的档案信息资源建设都应当融入整个社会群体档案馆的数字档案信息资源建设的规划之中，实际上就是要有一个统一的在一定社会区域范围内整体的数字档案馆馆藏档案信息资源建设规划。在数字档案馆档案信息资源整序方面，整序所采取的著录、标引等标准都必须统一，否则档案信息数据将无法在各个个体数字档案馆之间进行交流；在数字档案馆设计与选择档案信息系统方面，应当注意遵循当前世界上通用的各种信息处理协议，如必须遵循当前世界上图书情报界等信息系统通用的TCP／IP、Z39．50、ISO2709等协议。
四、新方式
1．数字档案馆突破了传统的档案工作服务方式，实现了档案信息服务多元化和多层次化的新方式。传统档案馆因现代化水平不高，现代化设备匮乏，技术力量薄弱，以及档案文献收藏、档案检索等限制，其服务方式比较单一。等待档案利用者上门的被动服务方式是最常见的方式，即使较高层次的咨询服务，也只是利用手工编制一些目录索引和利用有限的印刷型工具书进行服务。而数字档案馆则是开放式的，档案利用者可以在任何一个地方都能通过电脑终端以联网的方式查找所需要的档案信息。即数字档案馆的档案信息检索系统的功能，已不再局限于传统印刷型档案文献的处理、输入、存贮、检索与输出，还能加工处理各种图像、音频、视频等档案资料。这样的档案管理系统不仅具有灵活的档案信息数据组织、管理和检索的能力，而且还有远程传真、电子邮件、高速打印、联机档案信息处理和档案利用服务等多种功能。通过数字化等新技术的应用，从而使传统档案馆的被动服务、单一服务方式变为数字档案馆的主动服务、多元服务和多层次服务方式。
2．由于现代信息技术的广泛应用，数字档案馆时代将是一个真正“以人为本”(这里的“人”指利用者)的时代，个性化服务的理念将会得到充分的弘扬。一是数字档案馆能够让利用者建立个性化的档案信息资源库。由于数字信息可以在线上被反复拷贝，数字档案馆的利用者可以拮取数字档案馆馆藏中符合自己需要的数字档案信息，下载到自己的电脑硬盘中，使其成为自己的档案信息资源库。通过连续不断的下载，一个符合个性化要求的档案信息资源库就建立起来了。这种个性化数字档案信息资源库具有信息资源丰富、存贮空间小、检索方便等优点，将会有利于个人或单位的工作查阅、科学研究及文化娱乐活动。二是档案信息用户的个性化需求能得到充分满足。例如，档案信息用户只要把他们的E?mail地址加入某个个体数字档案馆的网络服务器中，数字档案馆就可定期或不定期地、不断地向档案信息用户提供新的有关档案信息；也可以利用“档案信息推送技术”为用户进行定题跟踪服务，主动地、不断地向用户提供有关档案信息；档案信息用户还可以利用档案馆的客户机进行网上咨询、发送电子邮件等。此外，档案信息用户使用档案文献将不再受时间、空间和复本的限制，且检索速度快、获取档案信息及时。
五、新角色
数字档案馆是伴随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展而诞生的，作为现代档案信息服务主角的数字档案馆，必将主动地为社会各界提供各种综合性、战略性的高质量的档案信息服务。因此，数字档案馆的工作人员不再是以往档案馆的档案管理员，而是被赋予了“档案信息导航员”、“知识创新与创造者”的新角色。
1．未来的“档案信息导航员”必须是既懂档案专业、又懂现代信息技术；既懂经济、又懂国际法规且通晓外语的复合型人才。传统档案馆工作人员的一般情况是学历不高、知识结构不合理。要扮演好新角色，就必须“充电”，对现有的档案工作人员进行任职教育和培训，更新其知识结构、能力结构，使其具备档案信息分类、计算机操作、档案信息组织与获取档案信息的技能。
2．未来的“知识创新与创造者”必须是具有创新意识和科研能力的档案专业人才，能够充分对档案馆馆藏的各种档案文献信息资源进行深加工，对现有的档案文献信息资源进行二、三次开发，即创造新知识信息，合理利用档案信息，为档案利用者和广大群众提供更高层次的档案信息服务。因此，应更多地选择专业对口、知识面宽、层次高的人才进入档案馆，以提高整个档案馆工作人员这支干部队伍的整体素质。
（牛角摘自《档案学研究》2004年第1期）