为了加强我局机关档案管理，逐步实现档案过来的标准化、规范化，特制定机关档案分类方案。
一、分类方法
文书档案采用保管期限----年度-----组织机构分类法进行分类，即：先将文书档案按照保管期限（永久、长期、短期）分开，在每一保管期限内按年度分开，每个年度再按组织机构分类，在组织机构内按照文件的内容或问题进行组卷。如图所示：
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文书档案 |
永久 长期 短期
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年度 |
办 政 纪 工 团 劳 计 房 房
公 工 监 资 划 管
室 科 室 会 委 科 科 科 协
XX市XX局
文件材料归档范围和文书档案保管期限表
一、办公室
1、本局党组会议记录、纪要（永久）
2、本局局长办公会议、局务会议记录、纪要（永久）
3、本局职工学习会议记录（短期）
4、本局召开工作会议的文件材料
5、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）
6、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（长期）
7、市委、市政府(含两办)召开的属本局主管业务的会议文件材料
8、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）
9、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（长期）
10、本局联合召开会议的文件材料
本局为主办的
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）
典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（长期）
本局协办的
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（长期）
典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件事或副本（短期）
自治区主管部门召开的工作会议文件材料（短期）
11、本局制定的中长期规划（永久）
12本局综合性工作计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
13、年度和年度以上的工作计划、总结、统计材料（永久）
14、年度以下的工作计划、总结、统计材料（短期）
15、重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）
16、一般活动的总结、一般问题的调研材料（短期）
17、本局编辑、编写的文件材料
18、大事记、组织沿革、年鉴等（永久）
19、简报、情况反映、工作信息等（短期）
20本局的请示与上级机关的批复、批示
重要的（永久）
一般的 （长期）
21、下级机关报送的文件材料
重大问题的专题报告（长期）
年度和年度以上的计划、总结（短期）
22、本局代上级机关起草并被采用的重要法规性文件，专项业务文件的最后草稿（长期）
23、本局联合行文的文件材料
本局为主办的
重要业务问题的（永久）
一般业务问题的（长期）
本机关为协办的
重要业务问题的（长期）
一般业务问题的（短期）
24、本机关承办的人大方案及答复、政协提案及办理结果（永久）
25、机关处理人民来信来访的文件
有领导重要批示和处理结果的（永久）
其他有处理结果的（长期）
26、房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）
27、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
重要的（永久）
一般的（短期）
28、机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料（长期）
29、国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
机关房产、土地等价值高、使用年限长的（永久）
一般办公用品、设备的（短期）
30、职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 （永久）
31、接待工作的计划、方案
省部级以上领导的或接待大型代表团体的（长期）
一般的（短期）
32、本机关有关文明创建、双拥、社会治安综合治理等目标管理工作形成的文件材料
请示、批复等材料（永久）
工作计划、实施方案、报告、总结等材料（长期）
33、上级机关、上级领导检查、视察本地区（本局主管业务有关）、本局工作时形成的文件
省部级以上领导（永久）
涉及区域性、政策性、法规性的检查视察（永久）
检查或视察中领导人发表了有重要指导意义的讲话（永久）
检查或视察中解决了重大、疑难或历史遗留问题（永久）
省部级以下领导进行的常规性检查、视察形成的文件材料（长期）
二、纪监室
1、本局纪检监察工作中形成的综合性报告、调查材料
重要的（永久）
一般的（长期）
2、上级机关关于纪检、监察工作的规定、通知等文件材料（短期）
三、政工科
1、本机关机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）
2、人事工作制度、规定、办法等文件
本机关制定的（长期）
上级机关或同级机关制发的（短期）
3、本机关工作人员任免文件（永久）
4、本机关职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）
5、本机关职工名册（永久）
6、本机关人事考核、职称评审工作文件材料（永久）
7、本机关职工调动工作的行政、工资关系的介绍信及存根
（永久）
8、本机关及工作人员被外机关评为先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
受县级（含）以上表彰、奖励的（永久）
受同级机关系统或行业管理评比性表彰、奖励的（长期）
9、本机关组织开展的表彰奖励的文件材料
对机关外进行表彰奖励的（永久）
对机关内部进行表彰奖励的（长期）
10、对本机关有关人员的处分材料
受到警告(不含)以上处分的（永久）
受到警告以下处分的（长期）
11、本机关职工参加上级主管部门组织的教育、培训等文件材料（短期）
四、工会
1、上级机关关于工会工作的规定、通知等文件材料（短期）
2、本局关于工会工作的情况反映、工作简报（短期）
3、本局关于工会专项活动的报告、总结
重要的（永久）
一般的（长期）
4、本局工会组织简则、工会会员名册、批准加入工会组织等文件材料（永久）
五、团委
1、本局团组织简则、换届选举的请示、批复、结果，团员会员名册、批准加入团组织等文件材料（永久）
2、本局关于团工作专项活动的报告、总结
重要的（永久）
一般的（长期）
六、XX科
1、住房政策、法规和管理办法
上级机关制发和本机关制定的重要的（永久）
本机关制定一般的文件材料（长期）
上级机关制定一般的文件材料（短期）
2、全市住房保障年度计划（永久）
3、住房保障管理过程中形成的文件材料
重要的（永久）
一般的（长期）
4、住房统计报表
年度（含）以上的（永久）
年度以下的（短期）
5、有关房地产开发管理方面的文件材料
上级机关制发和本机关制定的重要的（永久）
本机关制定一般的文件材料（长期）
上级机关制定一般的文件材料（短期）
6、房地产开发企业资质管理工作中形成的文件材料
20年（含）以上有效或未注明有效期资质证的审批、管理文件材料（永久）
20年以下有效资质证的审批、管理文件材料（长期）
资质证的年检材料（短期）
7、管理房地产开发项目形成的文件材料
重要的（永久）
一般的（长期）
8、房地产开发年度计划（永久）
9、物业管理方面的文件材料
上级机关制发和本机关制定的重要的（永久）
本机关制定一般的文件材料（长期）
上级机关制定一般的文件材料（短期）
10、物业管理企业和从业人员资质、资格管理工作形成的文件材料
20年（含）以上有效或未注明有效期资质证的审批、管理文件材料（永久）
20年以下有效资质证的审批、管理文件材料（长期）
资质证的年检材料和外来物业管理企业资质备案（短期）
11、物业管理项目招投标的组织实施和指导监督
重要的（永久）
一般的（长期）
12、住宅专项维修资金的归集和管理、使用
重要的（永久）
一般的（30年）
13、参与新建住宅区的竣工综合验收，督促住宅小区内的各项管理制度和物业管理用房、社区服务用房等配套设施设备的落实
（30年）
14、私房改造有关材料（永久）
