山东省省直单位电子档案进馆办法

第一章总则

为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《电子档案移交与接收办法》及《数字档案室建设指南》等法律、法规和规范，制定本办法。

本办法所称电子档案，是指省直单位在公务活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的数字档案资源，包括归档后的各门类原生电子文件、传统载体档案的数字化副本及其他数字资料等。

本办法所称的电子档案元数据包括各门类电子档案的电子目录和系统自动捕获的电子档案元数据，元数据的赋值以自动捕获为主，手工著录为辅。

省直单位移交的电子档案必须真实可靠、齐全完整、安全可用，涉密电子档案的移交与接收应符合国家和省内有关保密安全的要求。

第二章电子档案的收集

省直单位移交的电子档案门类包括永久保管期限的文书档案、照片档案、录音档案和录像档案。

电子档案的收集包括档案内容及其元数据的收集；电子档案的内容与元数据应当保证准确性、完整性、可用性和安全性。

文书类电子档案内容应当保证正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文处理单等保存完整，有记录修改过程的彩色留痕稿的也应当保存；文件红头、电子印章保存完整。

照片类、录音类、录像类电子档案内容保证照片人物形象清楚，音频、视频中的语音、影像清晰，说明文字符合《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014)和《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15)的要求。

文书类、照片类、录音类、录像类电子档案的基本元数据集必须符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009)、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）和《数字档案室建设指南》（档发[2014]4号）等标准和规范的要求，符合《山东省文书档案目录数据采集规范》等山东省关于各门类电子档案数据存储结构和元数据方案的要求。

传统载体档案的数字副本的制作符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005)的要求，无法生成元数据的，应根据相关要求编制电子目录；能够生成元数据的可在原有基础上进行批量处理，处理结果应符合所属类别电子档案元数据要求。

第三章电子档案的数据要求

 文书类电子档案以件为单位、照片类电子档案以张（或一组组合照片）为单位、音频视频类电子档案以一次活动为单位整理，采用档号作为唯一标识符对电子档案命名，档号采用“全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”的形式，具体编制方法如下：

1．全宗号：用四位代码标识，按照《档号编制规则》（DA/T13-1994）编制。

2．门类代码·年度：电子档案的门类（代码）可设置成:文书（WS）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）等；年度为其归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2014”。

3．保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

4．机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，如办公室可用“BGS”标识，一个立档单位中机构（问题）代码不得重复。

5．件号：件号是以件（张、次）为单位的归档文件在最低一级类目下排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的前面用“0”补足。

档号举例：

“A014-WS·2014-Y-BGS-0026”

“A014-LY·2014-Y-BGS-0026” 

“A014-ZP·2014-D30-BGS-1111”

“A014-LX·2014-D10-BGS-1111”

 电子档案内容应符合以下文件格式：

文书类电子档案应以PDF/A、OFD等版式文档格式归档保存，该格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）要求。含有记录修改过程的彩色留痕稿及其他重要修改稿可使用WPS、RTF、DOC等格式保存；

照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）保存完整，像素数不低于300万；

录音类电子档案应以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；

录像类电子档案应以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s；

传统载体档案的数字副本应以PDF/A版式文档格式保存，分辨率不低于200dpi。

第四章电子档案的移交与接收

 列入山东省档案馆接收范围内的省直单位，自2016年开始向省档案局移交上一年度形成的电子档案。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。

各单位2015年之前的档案在其纸质档案进馆时必须同步移交电子档案或数字副本。

 同一年度不同门类的电子档案应同时移交，于每年下半年完成上一年度电子档案的移交工作。

 电子档案移交的基本要求：

电子档案的文件格式应符合要求,元数据应当与电子档案一起移交，元数据一般采用基于XML的封装方式组织数据；电子档案有相应纸质、缩微制品等其他载体形式的，应当在元数据中著录相关信息；采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交。特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。

 省直单位应当配备具有电子档案数据整理、文件格式转换、数据封装、数据与载体检测、数字签名、数据移交等功能的移交系统。

 省直单位电子档案移交的主要流程是：

1、按照《电子档案移交与接收办法》（档发［2012］7号）附件2中规定的电子档案存储结构的要求组织数据；

2、对移交的电子档案进行准确性、完整性、可用性和安全性的检验（检验标准见附件3），合格后方可移交；

3、经过格式转换、数据封装、数字签名（仅在在线移交方式下）等过程后移交电子档案数据。

 电子档案的数据移交可采用离线或在线两种方式进行。在线移交应当通过山东省档案馆在山东省电子政务内网上提供的电子档案移交接收平台进行；涉密档案移交必须采用离线方式。数据量较大的照片类、录音类、录像类电子档案的移交也可以选用离线方式。

 离线移交电子档案应当满足下列基本要求：

1、移交单位采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；

2、移交单位向山东省档案馆移交光盘一套，光盘应当单个装盒；

3、移交单位应当按照有关要求进行光盘数据整理、刻录及检测；

4、存储电子档案的光盘和光盘盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1），光盘标注只允许在光盘标签面使用专用的光盘标签书写笔或专用的光盘标签打印机进行标注。

5、大数据可采用光盘之外的其他可靠载体移交。

 山东省档案馆应与移交单位共同协商做好电子档案移交与接收的各项工作，建立电子档案接收系统并与各移交单位的移交系统衔接，做好电子档案的接收、检测、迁移、转换、保存和备份等工作。

山东省档案馆对移交的电子档案的准确性、完整性、安全性和可用性进行再次检验，合格后与移交单位办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件2），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；在线移交接收的，《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以数字签名方式予以确认。电子档案的数字摘要信息由移交接收双方分别保管。

省直单位应当将已移交的电子档案制作副本，并在本单位保存5年以上。

第五章附则

 本办法适用于省直党政机关、人民团体、企事业单位所产生的电子档案的归档、移交与接收，其他社会组织或民营企业等可参照执行。

 本办法由山东省档案局负责解释。

第二十五条本办法自2016年6月1日起实施，有效期至2021年5月31日。

附件1.电子档案载体（光盘）标注内容

2.电子档案移交与接收登记表

3.电子档案四性检测标准