(甘肃省档案局  2004年2月18日印发  甘档发〔2004〕10号)

第一章  总  则

第一条  为规范我省城市社区居民委员会（以下简称社区）档案工作，有效地保护和开发城市社区档案资源，为城市社区的建设与管理提供服务，根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案条例》，制定本办法。

第二条  社区档案是指社区在其从事自我管理、自我教育、自我服务等自治活动中直接形成的反映社区发展历史、对社区建设与管理具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  社区档案工作是社区基础工作的重要组成部分，应列入社区的工作计划，与社区其他工作协调发展。

第四条  社区档案实行集中统一管理的原则，以确保各类档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章  社区的档案管理职责

第五条  社区应根据工作需要，指定专职或兼职人员负责档案工作，建立健全档案工作制度，配备档案专柜。

第六条  社区文件材料的形成、积累、整理、归档等工作应列入有关领导和工作人员的岗位职责，按年度进行检查考核。

第七条  社区应积极派档案管理人员参加专业知识和专业技能的培训，使其达到上岗的基本要求。

第八条  社区档案工作在业务上接受档案行政管理部门和所在街道办事处的监督和指导。

第九条  县（区、市）人民政府、街道办事处和社区居委会应对在档案工作中做出突出贡献的人员进行表彰奖励；对危害档案完整与安全的行为，应按照《档案法》的有关规定进行处理。

第三章  社区文件材料的整理与归档

第十条   社区档案一般分为文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等七个大类，各大类之下所设二级类目按本《办法》附件一办理。

第十一条  社区文件材料归档应符合下列基本要求：

（一）归档的文件材料用纸规范，齐全完整，准确无损，签字盖章手续完备，字迹清晰耐久，无铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等字迹。

（二）归档的声像材料照片与底片相符，图像、声音清晰。

（三）电子文件应与打印出的纸质文件一并归档，禁用软盘作为电子档案的保存载体。

（四）归档文件材料的整理应符合国家有关标准和规范。

（五）归档时须编制移交清册一式两份，交接双方在对档案清点无误并共同签字后，各存一份以备查考。

第十二条  社区文件材料的归档范围，按本《办法》附件一办理。

第十三条  各类归档文件材料的整理

（一）文书档案按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》（甘档发〔2002〕16号）执行，其中以前已整理好的文件材料可不拆卷。

（二）基建文件材料以基建项目为单位，将与项目有关的立项审批、征地拆迁等管理性文件与图纸一并整理。其中文字材料按问题结合形成时间排列组卷，图样材料按专业结合图号顺序排列组卷，具体方法按照《科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T1182-2000）》执行。

（三）设备档案的归档文件材料以单台（套）设备为单位，结合形成时间或随机文件目录的顺序排列组卷。

（四）会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他四大类进行整理，具体按《甘肃省〈会计档案管理办法〉实施细则》（甘财办〔2003〕11号）、《甘肃省会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范》（甘财办〔2003〕12号）执行。

（五）照片档案按时间顺序结合事由分别集中整理，不再分类。录音、录像档案分别以盘为单位整理，按时间顺序排列。

（六）实物档案按物品种类分别以件为单位整理。

（七）电子文件以盘为单位，按年度整理。每盘上面应注明形成单位、形成时间、所存文件标题、产生电子文件的软、硬件技术设备型号等项目。

第十四条    归档时间

文书档案、声像档案、实物档案随时归档；基建档案在基建项目竣工验收后一个月内归档；设备档案在设备开箱验收后归档；会计档案、电子档案按年度归档。

第十五条  档案编目

（一）文书档案归档文件材料以件为单位整理的，按保管期限结合年度和类别编制归档文件目录；以卷为单位整理的按保管期限结合年度编制案卷目录和全引目录。

（二）基建档案按项目以卷为保管单位确定案卷顺序号，编制案卷目录。

（三）设备档案按设备以卷为保管单位确定案卷顺序号，编制案卷目录。

（四）会计档案按类别分别确定案卷顺序号，编制案卷目录。

（五）实物档案按类别以件为单位编号编目。

（六）照片档案以张（或组）为单位编制目录。

（七）录音带、录像带、电子档案以盘为单位编号编目。

第十六条   各类档案应分别编制目录。

第四章  档案的鉴定与销毁

第十七条    档案文件材料价值的鉴定与保管期限的划分，根据其门类的不同，执行国家的相应规定。

第十八条   对本无保存利用价值和到期经鉴定确认无继续保存利用价值的档案，社区档案管理人员应按照国家有关规定，逐卷（件）编制销毁清册，提出销毁意见，经社区领导研究批准后进行销毁。

第五章  档案的保管和利用

第十九条  社区应重视档案安全保管工作，对档案管理状况经常进行检查，及时消除安全隐患。要有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防虫鼠等措施，确保档案安全万无一失。

第二十条   社区应根据工作需要，利用档案资料撰写社区大事记、组织沿革、专题资料等编研材料。

第二十一条  查阅档案应建立利用登记簿，履行登记手续，重要或涉密档案的利用应经社区主要负责人批准。

第二十二条  社区档案管理人员应做好各种门类档案数量和利用情况的登记、统计工作。

第二十三条  社区档案管理人员变换更替时，应办理档案交接手续，以分清责任。

第二十四条  有条件的社区，应逐步实现档案管理现代化。

第二十五条  各地可根据本办法，结合实际制定本地的实施办法。

第二十六条  本办法由甘肃省档案局负责解释。

第二十七条  本办法自发布之日起施行。