检查、监督科技文件形成与积累的方法

由于科技文件的形成和积累贯穿于科技生产活动的全过程，与相关的科技生产活动是同步进行的，因此，科技档案部门对科技文件形成和积累的监督管理，也应伴随着科技生产活动的进行实行全过程的同步管理。同时，针对不同的专业，不同类型的单位，以及具体的科技生产活动，实施针对性的监督管理。

1 积累科技文件的一般方法

1.科技人员个人积累

这种积累方式，是科技人员个人将自己在科技生产活动中形成的科技文件自行积累。其内容包括：个人记录的工作笔记、原始记录、以及自己承担的科技文件草稿、底稿等材料。为便于科技文件的积累、管理和使用，可以建立“科技文件积累袋”制度，把属于一个项目的材料以“积累袋”的形式集中到一起。一个科技项目，可以视材料的多少设立一个或几个积累袋进行保管。对积累袋中的材料，可以按其形成的先后顺序或相互联系，做大致的排列，并随时做好登记。

为便于登记，在每一个科技文件积累袋中，可以事先放置一张统一印制的文件目录单，也可以在科技文件积累袋的封面上印制材料目录的格式。

2.兼职资料员积累

在专业科、室或科技项目（设计项目或科研课题）小组，设立兼职资料员，由兼职资料员负责日常科技文件的积累和管理工作。

兼职资料员对本科、室或项目小组形成的科技文件，要随时按项目（或课题）进行登记建帐，妥善保管，并在归档前负责提供日常的借阅使用。

3.科技档案部门积累、保管

基层科技档案部门也负责某些类型科技文件的积累、保管任务，主要是产品或工程设计的底图、蓝图。产品或工程设计的底图、蓝图，在一般情况下，数量都比较大，而且需要复制、传递，因此，在设计完成、归档之前，为便于管理，一般都由科技档案部门暂时保管，待产品定型或工程设计完成后，正式归档。归档前，科技档案部门对这些底图、蓝图，应登记建帐，单独保管，并负责提供利用。

2 检查、监督科技文件形成与积累的具体方法和措施

1.以科技生产活动程序及相关的标准或规范为依据，检查、监督科技文件的形成与积累

科技生产活动程序及相关的标准或规范，是一切科技生产活动都必须遵循的，是进行科技生产活动的依据。它规定了科技生产活动的阶段、步骤和整个工作过程，规定了每个阶段、步骤的工作任务和应形成的科技文件，规定各种科技文件的记述、表述和编制方法。因此，这些标准或规范，既是科技部门和科技人员开展科技生产活动的基本依据，又是科技档案部门检查、监督科技文件形成与积累的基本依据。科技档案部门应以此为依据，检查每一项科技生产活动形成的科技文件是否完整、准确、系统；检查科技文件的规格、编号、书写、绘制、审签等是否符合标准规定；监督有关科技人员做好科技文件的平时积累，并为科技文件的整理、归档工作奠定基础。

2.根据科技生产活动的类型和性质，检查、监督科技文件的形成与积累以工业产品的开发研制为例，因具体情况和任务的不同，可划分为若干不同的开发类型，如全新产品的开发研制、变型产品的开发研制等。产品开发类型不同，其设计、研制的任务以及所形成的科技文件也不尽相同。因此，对科技文件形成和积累的管理工作也应有所不同。

全新产品的开发研制，其技术指标、工作性能、整体结构、技术规格等方面都具有创新的性质。因此，全新产品的开发研制涉及面较广、难度较大、周期较长，科技文件基本上是在产品开发研制的过程中新编制的。对这类科技文件应集中全力抓好其形成、积累工作，并实行全过程的跟踪管理，以确保科技文件的完整和准确。而对产品开发研制的其它类型，则需根据开发类型的特点，抓住重点和关键环节，保证重点和关键环节形成的科技文件完整、准确。

再以建筑工程项目为例，按其建设性质可分为新建项目、扩建项目、改建项目等不同类型。工程项目的建设性质不同，其任务范围、工作基础和形成的科技文件内容、数量也不相同，因此，对不同性质建筑工程的科技文件形成和积累的管理工作也不同。对新建项目科技文件的形成和积累，必须实行全过程监督管理，以确保新建项目成套科技文件的完整、准确、系统。对扩建和改建项目的科技文件，则实行重点环节的监督和检查，以保证扩建或改建部分科技文件的完整和准确。

3.抓住科技文件形成或者积累的薄弱环节，做好科技文件形成和积累的检查与监督

在绝大多数的科技生产活动中，由于一定的原因，如管理体制的不健全或者档案意识的薄弱等，总会存在某些科技文件形成或积累的薄弱环节。为此，有目的、有针对性地抓住这些薄弱环节，对于确保科技文件的完整，具有重要的意义。例如，一项科技活动的开始阶段，往往由于缺乏一定的工作基础，或者由于人们的思想认识不够，也可能是因为制度未能及时建立，科技人员常常不太注意或者无暇顾及到科技文件形成或积累工作。因此，科技档案部门应注意抓好这一阶段科技文件形成和积累的检查与监督，科技生产活动的开始，也就是科技文件形成和积累工作的开始，而且在开始阶段形成的文件往往在整个科技生产活动中起着非常重要的作用，如各种依据性文件、原始基础性文件等。所以，一项科技生产活动最终形成的科技文件是否完整、成套，至关重要的一环是能否抓好“开始关”，即能否在科技生产活动开始阶段做好科技文件的形成和积累工作以及相应的检查与监督工作。

4.实行“三纳入”，使科技文件的形成和积累制度化

对科技文件的形成和积累实行有效的管理工作，最根本的措施是实行“三纳入”，即把科技文件的形成和积累纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。“三纳入”的实质是从加强科技管理入手，将科技文件的形成和积累制度化。实践证明，只有实行“三纳入”，才能做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核。这是确保科技文件形成和积累的行之有效的方法。

（1）纳入科技工作程序。这是要求在相关的科技管理制度中，具体规定科技生产活动全过程的每一阶段应该形成和积累哪些科技文件，将这些科技文件的名称、内容明确地规定下来。

（2）纳入科技工作计划管理。这是要求在安排科技生产计划的同时，把有关科技文件的形成、积累列入计划之中，同科技工作任务同时下达。具体内容包括：在一项科技生产活动完成后，必须形成和积累完整的科技文件，并按要求归档，否则不算完成计划；在每项计划中，应当考虑形成和积累科技文件所需的时间，在时间上作出安排；科技档案部门应会同计划管理部门，按照计划规定进行检查、监督。

（3）纳入有关人员的岗位责任制。形成、积累科技文件，本来就是科技人员的职责，之所以纳入岗位责任制，是为了使这种职责制度化，以制度的形式明文固定下来，一方面加强有关人员的责任感，另一方面也便于检查、管理。在实际工作中， “有关人员”主要是指两方面的人员：一是有关的科技生产人员，包括工程和产品的设计人员、生产操作人员、课题研究人员以及各种自然现象的观测、勘探人员等；二是有关的科技管理人员，包括设备管理人员、施工管理人员、质量管理人员、工程管理人员以及课题组长、设计（研究）室主任等。

“三纳入”是对所有科技生产活动提出的要求，针对某一专业、某一类型的科技生产活动，还可结合其特点进一步具体化。前面提到的“四同步”管理则是“三纳入”在科学技术研究活动中运用的产物。

5.运用经济原则，加强对科技文件形成和积累的监督管理

适当运用经济原则，是对科技文件形成、积累进行监督管理的有效方式。运用经济原则，包括外部和内部两种情况。

对外运用经济原则，是指对承担本单位科技项目任务的外单位运用经济原则。如竣工图的编制就属于这种情况。在工程承包合同中，可以明确规定竣工图的编制是施工单位的责任，并且以经济原则确保竣工图的有效编制。对内运用经济原则，就是将科技文件形成和积累与有关人员的岗位责任制结合起来，把科技文件的形成、积累作为考核与奖励的一个条件，使科技文件的形成、积累与有关人员的经济利益合理地联系起来。

6.建立监督管理网络，保证科技文件的形成和积累

在一个单位内部，可以建立起自上而下的，由管理人员、科技人员、专兼职档案人员共同组成的网络体系，这是保证科技文件完整、准确、系统的重要措施。