基层科技档案机构的收集

基层科技档案机构的收集，是整个科技档案工作的起点或基础，也是科技档案收集工作中最繁重、最活跃的部分。为此，基层科技档案机构必须讲究收集的方法，以加强这项工作的科学性和有效性。

1 基层科技档案机构的收集渠道

科技档案的收集渠道，是指科技档案的来源通道。由于科技生产活动是按专业分别进行的，每个专业内的科技生产活动又是在分工协作的基础上完成的，为了保证收集工作有效、顺利地进行，科技档案部门应认真研究并努力疏通科技档案的收集渠道，以便对科技档案进行定向、定内容收集。

1.接收科技部门归档的成套科技档案

这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道。在一般情况下，科技部门每进行一项科技生产活动，比如一种新产品的开发、一项新工程项目的建设等，在科技生产活动结束或告一段落之后，都要按照归档制度的规定，把所形成的、具有保存价值的全部文件，经过整理向基层科技档案机构归档。其中包括：

（1）科技生产活动正常结束，取得成果的全套文件；

（2）科技生产活动因故中断，截止中断时已形成的全部文件；

（3）与外单位协作，按协议由协作单位移交来的全套文件。

2.向科技部门或科技人员收集零散科技档案

所谓零散科技档案，是相对于成套科技档案而言的，是不成套的。产生零散科技档案有正常和非正常两种情况。

（1）正常情况。这是对已归档的成套科技档案的零星补充。某些科技生产活动由于其实体对象的存在，持续的时间会相应地拉长，这样就会有零散的科技档案源源不断地产生。最典型的是基本建设活动和设备仪器的管理活动。以基本建设活动为例，从工程设计开始，到工程施工、竣工验收为止，形成了成套的基建档案。但严格起来说，基本建设活动并没有最终完结，因为围绕基本建设活动的产物——建筑物或构筑物，人们还会进行使用、管理、维护甚至改建、扩建等，在此过程中自然也会形成相应的科技档案，与已经形成的成套基建档案相比，它是零散的，同时也是必不可少的补充。因此，这种产生零散科技档案的情况，是由某些科技生产活动的特殊性所决定的，是正常的，也是不可避免的。

（2）非正常情况。这是由于有关的规章制度不健全，应该集中保存的科技档案没有完全集中起来，有一部分还散落在科技部门或科技人员手中，于是就要开展收集零散科技档案的工作。还有一种情况是由于保管不当或使用不当，损坏或丢失了一些科技档案，也需要零星补充。

无论是正常情况，还是非正常情况，基层科技档案机构收集零散科技档案都是一条不可忽视的渠道。

3.向本单位人员征集非职务科研成果档案

本单位人员非职务活动形成的科技成果，原则上大多属于个人，其形成的科技档案从产权的角度看，也应归个人所有的。如果其所在单位认为其中某些科技文件有保存价值时，可以与之协商约定，经同意后，征集或代管其形成的原件或复制件，并给予必要的精神或物质奖励。

4.收集外单位转让或移交的科技档案

对于企事业单位而言，科技档案并非都是本单位形成的。因此，基层科技档案机构在收集科技档案时，有时会涉及到其他单位。比如在基本建设活动中，建设单位必须向原勘察测绘单位、设计单位和施工单位等收集有关的图样或文字文件；又如在技术贸易过程中，技术成果的受让方常常需要技术成果的转让方提供或补充科技文件；再如在企业产权变动过程中，按照一定的原则接受相关企业的科技档案已成为现实。收集外单位转让或移交来的科技档案，有以下三种情况必须区别对待。

（1）按有关政策规定或事先签订的合同、协议接收科技档案。

（2）向外单位购买科技档案，以弥补本单位难以收集到的科技档案。

（3）接受外单位或个人赠送科技档案。

2 基层科技档案机构的收集方法

科技档案收集工作的目标，是完整、准确、及时地集中科技档案。基层科技档案机构围绕这个目标，再根据不同的收集渠道，应采用灵活多样的收集方法。

1.疏导激励法

科技人员档案意识的强弱，对科技档案的收集有着重要的影响。为此，增强科技人员的档案意识，是做好科技档案收集工作的一个关键，无论是成套接收还是零散收集都是如此。要增强科技人员的档案意识，必须做好思想工作，特别是要根据人的心理活动规律，加以疏导和激励。其类型主要有以下三种。

（1）目标激励。这是通过宣传教育，使科技人员认识到科技档案既是科技生产活动的一种重要成果，又是科技资源储备的一种形式；保存好科技档案，对单位、国家乃至整个人类都是十分必要的。同时，还要使每一个科技人员都清楚，自己在科技文件工作中应有哪些职责，都有什么重要意义等。从而激发科技人员自觉地做好科技文件工作，以保证科技档案的质量。

（2）反馈激励。这是通过提高科技档案管理水平和创造最佳的利用效果，来证明科技档案集中到科技档案部门的优越性，从而激励科技人员自觉地向科技档案部门移交科技档案。实践证明，要使科技人员自觉地把办理完毕并具有保存价值的科技文件及时、完整地归档，在很大程度上取决于他们对科技档案管理的评价。如果他们认为科技档案放在档案室里不如留在自己手中方便和安全，他们就会拖拖拉拉，甚至会“埋伏”一些重要的科技档案。为此，科技档案部门要经常性地向科技人员反馈科技档案管理状况以及利用科技档案取得效益的典型案例等信息，促使科技人员产生积极、主动移交科技档案的心理活动与行为。

（3）强化激励。这是通过表扬奖励或批评鞭策的手段，鼓励先进，推动落后的一种方法。表扬奖励是一种正强化激励，促使科技人员做得更好；批评直至必要的处分是一种负强化激励，促使科技人员改进工作。

2.监督控制法

这种方式主要适用于接收归档的那种收集方式。在此过程中，除了要调动科技人员的积极性之外，更应当在收集工作中实行严格的监督控制。这也从一个方面说明了科技档案部门超前管理的必要性。

（1）完善与落实科技生产活动的规程规范。如前所述，科技生产活动必须有明确的、完善的规程规范，只有在科技生产活动中贯彻执行了这种规程规范，所形成的科技档案才能是完整的、准确的。因此，科技档案的收集工作应努力在完善与落实有关规程规范上下功夫。

（2）参加各种验收活动。每一项科技生产活动的全过程中，总有一、二次验收活动，常见的有新产品验收、新建工程的验收、研究课题的鉴定验收、设备的开箱验收等。这种验收活动总是在一项科技生产活动结束或告一段落之后进行的，既要验收硬成果，又要验收软成果，有的甚至只验收软成果，如基础理论研究活动等。科技档案部门参加这种验收活动，主要职责是验收软成果。有的通过验收活动就直接把科技档案接收下来了；有的虽不马上接收，但也检查了科技档案的完整、准确情况，发现问题要求改正，为今后接收这些科技档案打下了基础。

（3）建立健全归档制度。

3.滞后补充法

这是指科技档案进入档案部门之后，发现不完整、不准确的情况，所进行的补充与纠正。这通常是收集零散的科技档案时采用的方法。

（1）跟踪收集法。这是一种发现线索、跟踪收集的方法。发现线索，既可以是发现库藏科技档案存在哪些不完整和不准确的问题，然后分析从哪些方面去弥补；也可以是直接发现散失在外的科技档案的线索。跟踪收集，即根据线索的分布状况，分为对内收集和向外收集两种。对内收集，指的是跟踪本单位内部科技人员把散失在本单位科技部门和科技人员手中的应属归档范围的科技文件收集起来。向外收集，是指向外单位跟踪收集需要补充的科技档案。

（2）测绘补充法。这种方法通常用于补充产品、设备和基建档案中散失或损毁的、比较重要的、而且通过其它方法也无法补充的科技档案。例如测绘产品或设备的零部件图、测绘工程构造和地下管线分布图等。

3 实行多种收集方式相结合

为保证科技档案收集的质量，提高收集工作的效率，收集时应实行多种收集方式的“结合”。

1.科技专业档案馆的收集

科技档案部门要同本单位计划管理部门紧密配合，准确掌握科技生产活动的具体安排，并根据科技生产活动计划制定归档计划，把它纳入计划管理。如每年年初，科技档案部门主动了解该年度本单位科技活动的计划内容，掌握本年度的计划项目及其工作进度，明确计划项目应该形成的科技文件的内容与时间，并将有关科技文件的归档作为该活动完成计划任务的一个标志和科技项目考核的一项内容，也便于科技档案部门及时主动地做好科技文件归档工作的监督指导工作。

2.接收归档与现场收集相结合

除了以接收科技文件归档为主外，基层科技档案机构还应深入到科室、车间、施工现场等形成科技文件的第一线，主动做好科技档案的收集工作。对于归档制度比较健全、执行比较严格的单位来说，现场收集处于辅助地位。而对于那些归档制度不够健全，或者虽有归档制度而执行不够严格的单位来说，现场收集则处于重要的地位。

3.随时收集与集中收集相结合

随时收集方式能够根据发现的问题灵活简便地做好收集工作，该方式尤其适用于零散科技文件、人员调动时应移交归档的文件、工作项目中断或发生变化时清理的文件、出国人员带回的应归档保存的科技文件等收集场合。在随时收集的过程中，科技档案部门特别要重视突击形式的集中收集。如结合企业整顿、安全检查等工作，突击集中收集有关的科技文件。这两种方式的结合，可以更好地促进科技档案的收集。

4.实测补制与科技任务相结合

实测补制，即实地测量、补充绘制，也是科技档案补充收集的重要形式。但由于这种方法牵涉面大、成本高，应与相关的科技任务结合起来进行。如对设备档案进行实测补制，可以结合设备大修等活动进行；又如对基建档案的实测补制，可以结合该建筑物的维修等工作一起完成。