收集工作与计划管理相结合

科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地，其宗旨是积累国家的科技资源，为社会服务。这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性，也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。

1 科技专业档案馆的馆藏范围

馆藏范围，是指档案馆所保存档案的范围，即档案馆应保存哪些方面的档案。只有科学地确定科技专业档案馆的馆藏范围，才能使其收集工作有明确的对象，才能在合理配置科技档案资源的基础上，使科技专业档案馆工作与基层科技档案工作协调发展，使不同专业、不同级别的科技专业档案馆工作协调发展。在确定科技专业档案馆馆藏范围时，应遵循下列原则。

1.价值原则

科技专业档案馆作为永久保存科技档案的基地，应接收那些需要长久保存的科技档案。为此，科技专业档案馆对接收的档案，首先要提出价值的要求。这里所指的价值包括历史研究价值和现实查考利用价值两方面。一方面，科技专业档案馆作为专业发展史的研究基地，通过馆藏范围可以将那些反映本专业各个发展阶段的、具有典型意义的科技档案集中在科技专业档案馆中；另一方面，科技专业档案馆还可以从适应现实利用需要的角度出发，接收反映重要或重大科技生产活动或具有普遍的社会利用价值的科技档案，使科技专业档案馆成为科技信息的利用和咨询中心。

2.专业原则

科技专业档案馆在确定馆藏范围时，应该根据专业分工的要求，保存本专业重要的科技档案和其他相关的科技资料，并注意以下三点：一是以反映本专业重要科技生产活动的科技档案为馆藏主体。坚持和强调馆藏内容以本专业为重点，是实现对科技专业档案馆宏观管理和科技档案资源配置合理性、科学性的重要措施。二是从科技档案的来源上保证科技专业档案馆的专业特点。科技专业档案馆作为国家某一专业科技资源的保存基地，原则上有必要接收保存其他系统或单位形成的与本专业密切相关的、重要的科技档案。如地质档案资料馆负责接收其他专业系统形成的地质成果档案，就是这一原则的体现。三是科技专业档案馆还应保存本专业重要的科技资料。为了有效地贮存和开发利用本专业的科技信息资源，充分发挥馆藏功能，科技专业档案馆必然要承担搜集和保管反映本专业内容的其他重要信息载体，如年鉴、国际交流资料等科技资料或科技出版物的职责。

3.层次原则

我国的科技档案是按专业实行分级管理的。因此，在确定各科技专业档案馆的进馆范围时，必须遵循分层次管理的原则。首先，为了保证馆藏内容的合理分布，各级科技专业档案馆原则上只接收同级专业主管部门及其直属企事业单位的科技档案。其次，作为两个不同的管理层次，科技专业档案馆与基层科技档案机构相比，在接收成套科技档案的内容和成分方面应有详略之别。科技专业档案馆以满足历史研究和部分现实查考的需要为主；基层科技档案部门是面向科技第一线的，以满足本单位科技生产活动的需要为主；因此两者保存的科技档案的成套性应该有所区别。而且由于科技档案进馆后，其形成单位可能仍保留着原件，因此对于成套的科技档案，科技专业档案馆可以根据实际情况，保存最基本和最主要的部分，而不一定需要全部接收。

4.综合原则

我国的科技专业档案馆都是由各专业主管部门设置的。任何一个科技专业系统，所开展的各项活动都是密切联系的，在这些活动中除了形成大量的科技档案外，还会形成一些与科技档案密切相关的其他档案成分。为了遵循其形成规律和管理利用规律，并能全面、客观地反映该专业系统的历史面貌，科技专业档案馆除接收反映本专业科技生产活动的科技档案外，还应同时接收反映其他活动的、需要永久保存的档案。从某种意义上看，科技专业档案馆实际上是一个以一定专业科技档案为主的综合性的专业档案馆。

2 科技专业档案馆的收集渠道和方法

1.接收方式的渠道

前已分析，接收方式是一种法定的、无偿的、无须协商的收集方式。科技专业档案馆在接收科技档案进馆时，可以综合运用下列方法。

（1）无偿进馆。科技专业档案馆接收科技档案，是对国有科技文化财富实行集中统一管理的手段，不是科学技术的转让，科技专业档案馆不向档案的移交单位交费或提供补偿。

（2）相关单位主送。科技专业档案馆对不同种类乃至不同项目的科技档案，按照国家和专业主管部门的有关规定，分别确定其主送单位，对科技档案采取重点接收的进馆方法。科技档案与其它档案不同，凡属永久保存的科技档案并不需要全部接收进馆，而实行相关单位主送制。比如，一种产品的科技档案，常常不止一个单位拥有；一项基建工程的档案也远不止一个单位拥有。采取相关单位主送制，只需确定一个重点单位主送即可。主送单位报送档案中不足或缺少的部分，可以根据需要由其他有关单位补送。这样在丰富馆藏的过程中能够避免科技档案内容的大量重复，提高馆藏的综合效益。

（3）补送。科技档案的原移交单位，负责补充报送反映其进馆项目发展、变化的科技档案，以保证馆藏科技档案的完整与准确。如已进馆产品的科技档案的进馆要求和手续改型换代、重大工程项目的改扩建以及科研成果的推广应用等等，都属于原科技档案移交单位补送的范围。具体可采取重大变化随时补送，一般变化定期补送的办法。

2.征集和购买的渠道

这是向非国有单位和个人收集必须由科技专业档案馆保存的科技档案。这种渠道，一般是作为接收方式的补充，通常在遇到下列情况时使用。

（1）了解到某个单位或个人所有的科技档案，对丰富馆藏有很重要的意义。包括具有很重要的提供利用价值和与馆藏档案的配套价值。

（2）按照有关档案法规的规定，指定由本馆收购、征购或代管的科技档案。

使用征集或购买的渠道，既要合法，又要合算。

3 科技档案的进馆要求和手续

科技档案进馆时，应该严格按照下列要求进行，并办理相应的交接手续。

1.把住质量关

这是对科技专业档案馆收集工作以及对其整个馆藏的基本要求。科技专业档案馆所藏档案是各移交单位在其工作活动中形成的，它们的质量状况是由其移交单位科技档案工作的状况所决定。因此为了确保馆藏档案的质量，必须把好接收进馆档案的质量关，协助和指导移交单位认真做好进馆档案的筛选、补充和系统整理工作。对于大宗档案的进馆，科技专业档案馆应派专人到移交单位进行现场预检，确保进馆档案完整、准确、有序。

2.制定可行的进馆方案

科技专业档案馆在接收科技档案进馆以前，应摸清每年有多少个单位的科技档案需要进馆以及每个单位的进馆数量、种类、质量、保管状况和分类整理方法等。在此基础上，再根据馆藏条件和接收能力，具体制定接收进馆方案。该方案作为科技专业档案馆接收科技档案的计划指导性文件，应具有一定的可行性，要分轻重缓急，有计划、有步骤、分期分批地做好接收工作，这样才能避免不顾实际情况与条件而盲目接收的现象发生。否则就会造成接收工作的被动，从而影响收集质量，甚至影响本馆其他工作的开展。

3.严格检查验收

凡是准备进馆的科技档案，不仅在进馆前要经过馆方的实地检查，而且在正式接收、办理交接时，还要再次进行内容和保管质量方面的检查。内容检查的方法是根据移交清册逐项、逐卷、逐件地进行核对以确保其完整无缺；保管质量的检查包括各种载体的质量、信息记录的质量、有无受到霉菌或害虫侵害的痕迹，以确保其能够长久保存。在检查验收过程中，应做好验收记录，并作出评价，并记载检查过程中发现的具体问题和处理意见。

4.办理交接手续

为了使科技专业档案馆掌握相关科技档案的情况，在交接时，移交单位除准备一式两份的移交清册外，还需准备有关科技生产活动及其科技档案状况说明的考证材料，这对于科学管理和开发利用科技档案有重要的参考作用。检查验收以后，科技专业档案馆与移交单位要在移交清册和验收记录上签字，交接双方各留一份备查。