科技档案整理的意义与原则

整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。

1 科技档案整理的过程

从一项科技生产活动的科技文件形成和运动的全过程来说，它的整理工作是通过两个工作过程来完成的。

第一个过程，是在科技文件形成、积累以后和归档以前，由科技文件的形成者，在科技档案部门的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对文件进行鉴别，将文件组成案卷，并且对案卷进行编目。

第二个过程，是在科技文件归档、转化成科技档案以后，由科技档案部门独立进行的整理工作。其主要内容包括：对归档后的案卷进行科学的分类、排列和编制科技档案号。这正是本章所要阐述的。

上述两个过程的整理，符合科技文件与科技档案的自然形成规律，也符合国家的有关要求和规定。目前在部分基层单位档案工作实践中，由于种种原因，这两个过程的整理都由科技档案部门来承担了。这是客观存在着的现实，但是从科技档案管理理论的角度看，这两个过程的整理是既有密切联系又相互区别，其具体的工作内容和实际的承担者应该是不相同的。

2 科技档案整理的意义

整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。它对于管理好科技档案，充分发挥科技档案的作用，实现科技档案的有效利用，具有重要的意义。

首先，整理是科技档案实行科学管理的基础。科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。按照控制论的观点，管理就是控制，要实行控制，就要把被控对象有序地组织起来。前苏联学者A.Я. 列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”对于科技档案的管理，一是要实现对科技档案所含知识内容的控制，以利于查找利用；二是要实现对科技档案实体的控制，以利于科技档案的安全保管。通过对科技档案内容特征的系统化，就可以达到对科技档案所含知识内容的控制；通过对科技档案形式特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。由此可见，科技档案整理是实现科学管理的基础。

其次，整理是科技档案查找利用的前提。科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用；同样，也便于用户了解和查找他们所需要的科技档案信息。有人认为，只要编制完善的检索工具，档案整理好坏就不重要了。其实不然。科技档案整理得好，其组卷和分类的系统就具备一种检索功能，可以分担检索工具体系的部分任务；如果科技档案整理得不好，编制检索工具就会遇到种种困难，其检索效率也会大大降低。

3 科技档案整理的原则

1.整理原则的内容及含义

整理科技档案的原则是：遵循科技档案的形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管、保密和利用。这个原则包含了两方面的含义：

（1）整理的指导思想。即在整理科技档案时，一定要遵循科技档案的形成规律，并保持其联系。规律是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。科技档案形成规律，简单地讲，就是在什么样的科技生产活动中就会形成什么样的科技档案；科技生产活动中各个环节间的联系方式和密切程度，必然会在科技档案中反映出来。遵循科技档案的形成规律，就是要把不同科技生产活动中形成的科技档案区别开来，把互有联系的各个环节体现出来。由此可见，遵循规律与保持联系是互为因果的。

（2）整理的目的和要求。即便于保管、保密和利用。整理目的和要求与指导思想之间也存在着内在的联系，保持哪一方面的联系要以最有利于保管、保密和利用为标准。

2.体现整理原则的主要方法

贯彻科技档案的整理原则，关键在于指导思想与目的、要求的统一，也就是要以便于保管、保密和利用为宗旨，遵循科技档案的形成规律，选择最本质、最紧密的联系，包括内容联系和形式联系。为此，在具体的整理工作中，特别是在对科技档案分类的过程中，要着重考虑以下几点：

（1）考虑科技文件形成的具体目的。科技文件的形成，都有特定的目的，记述着特定的内容。有的是为了探寻自然界某一事物或某种现象的发展规律而形成的，因此，要体现出它的连贯性，就应当保持时间方面的联系，如自然观测档案等。有的是为描述某事物的外貌和内部结构而形成的，虽然也有形成时间的先后，但主要的不是时间上的连贯性，而是要反映事物面貌和内部结构的真实性，因此，应当保持事物外貌或内部结构的联系，如产品、设备档案等。

（2）考虑科技文件形成的历史阶段。一般周期较长的科技生产活动，总是分阶段进行的。不同阶段形成的文件，如工程的设计阶段和施工阶段，科研的准备阶段和实验阶段等形成的文件，它们的内容、形式是各不相同的。在整理时，把不同阶段形成的文件区别开来，把同一阶段形成的文件集中起来，这也是遵循档案形成规律的一种方法。

（3）考虑科技档案的形成部门。专业分工、部门分工总是按照客观规律进行的。不同专业、不同部门形成的科技档案总是记述着不同的内容，按专业或部门分类是很自然的。比如，在一个工业企业中，不要把生产技术管理部门、设备管理部门、质量检验部门等形成的科技档案相互混淆。

（4）考虑科技档案的不同形式。不同形式的科技档案，如底图、蓝图、照片、软盘等，为了达到便于保管和利用的目的，也要分开整理。如果说前面三种情况都是保持科技档案的内容联系的话，那么这一点便是保持科技档案的形式联系。这对于科技档案的保管、保密和利用也是必要的。

此外，为了保密的需要，对一部分绝密的科技档案单独整理和保管，这是为了一种特殊需要而采取的特殊处理方法。