科技档案编号

编号是管理工作中不可缺少的符号语言，它简洁、概括地揭示了管理对象的内容特征和形式特征，是管理对象数字化的产物。通过编号，将实体管理转化为编号管理，已成为简化管理、提高效率的重要途径。

科技档案编号，简称科技档案号，是指案卷的编号或代号，它是科技档案部门用来反映科技档案内容特征和管理特征的一组符号，也是科技档案管理的重要工具。

1 科技档案号的特征和种类

1.科技档案号的特征

（1）科技档案号是以科技档案案卷为单位编制的。科技档案案卷不是自然形成的，而是人们根据科技档案的形成规律和组卷要求，由一定数量的科技文件组合而成的。作为案卷的编号或代号，实际上是一组科技文件共有的编号或代号。这是科技档案号的基本特征，也是它与科技文件号以及档案其它标记符号的主要区别。

（2）科技档案号是反映科技档案内容特征和管理特征的编号。案卷是科技档案管理的基本单位，也是编号单位。为了方便案卷的管理，科技档案号应着重反映科技档案的内容特征和管理特征，如库藏的状况、分类层次，特别是案卷排列的顺序和存放位置等。

2.科技档案号的种类

科技档案号所反映的内容主要有两个方面，一方面是科技档案分类管理的情况，另一方面是科技档案的积累情况。因此，科技档案号主要有两种基本形式。

（1）分类式科技档案号。这是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的科技档案号。分类式科技档案号反映了科技档案的内容特征，便于科技档案的分类排列和按内容性质调卷。这种编号适用于对科技档案实行分类排架管理的单位。

（2）累积式科技档案号。累积式科技档案号是反映科技档案总量与接收顺序的科技档案号，也称总号或流水号。它是在对科技档案进行登记时，按其接收顺序确定的。这种编号简便易行，适用于对科技档案实行流水排架管理的单位。

在科技档案工作实践中，科技档案部门根据自己的需要，有的选择其中一种作为科技档案号；有的则是两种形式的科技档案号兼收并蓄，合二为一，形成一种既反映库藏情况又反映分类情况的综合号。但是，从科技档案编号的目的出发，科技档案号应简洁、易记、便于识别和使用。

3.科技档案号的作用

分类式科技档案号在科技档案管理中的作用，主要表现为：第一，指导科技档案案卷排列，固定排架位置；第二，指示科技档案案卷在科技档案目录中的位置；第三，反映科技档案的内容特征和分类层次，提供调卷的依据。

累积式科技档案号在科技档案管理中的作用，主要是：第一，指示科技档案案卷排列，固定排架位置；第二，反映科技档案接收总数量与入库顺序；第三，随时反映科技档案当前的数量，便于进行总量统计。

2 科技档案编号的方法

1.科技档案号的结构模式

（1）分类式科技档案号的结构模式。在我国各基层企事业单位和科技专业档案馆中，科技档案号的形式主要有两种：单纯号码制和混合号码制。无论采用哪种号码制，单纯号码制还是混合号码制，分类式科技档案号都是由科技档案的分类结构代字（代码）和案卷顺序号联合组成的。这是分类式科技档案号的基本结构模式，即：

科技档案号＝分类号+顺序号

如某设计院工程设计档案号：                                               

（2）累积式科技档案号的结构模式。这是反映案卷流水排序和库藏总量的科技档案号，因此，只采用单纯号码制，即以阿拉伯数字按接收排序，以案卷为单位依次进行累积编号。

2.科技档案编号的要求

（1）科技档案号的结构要清楚。科技档案号具有一定结构模式，而且根据需要还可以适当增加其它内容。这些内容在编号中都要有所区别，并且位置要固定，以便于识别。

（2）科技档案的代字、代码含义要明确。科技档案号是由代字、代码组成的，它们是一定类别和内容的代称。首先，在同一层次中，代字、代码要具有专指性；其次，代字、代码的含义要确切。为了明确代字、代码的含义，可以编制代字、代码表或在有关编号制度中，以规定其含义的方法限定代字、代码的内容。

（3）科技档案号的位置要醒目。科技档案号是管理科技档案的工具，在案卷上的位置应十分醒目。一般应在封面的左上角和案卷脊背上同时标明，使案卷无论平放或立放，都能清楚地显示其科技档案号。

3.科技档案编号的程序

（1）设计科技档案号。根据库藏组织和编号要求，确定科技档案号的类型和结构模式。

（2）编制科技档案代字、代码表。为了明确代字、代码的含义，便于编号和使用，对于决定采用的代字、代码，都要标明其类别。

（3）纳入辅助代号。根据需要，设定其它有关符号，酌情编入科技档案号。如：

库位号。也称科技档案收藏号或保管号，其作用是指明科技档案的库藏位置，保证迅速调卷和归卷。对于科技档案数量浩大和采用流水排架的案卷较为重要。

科技档案特殊载体代号。科技档案管理有时需要在科技档案号中标明载体类型，对此应按照国家规定的文献载体代码标准标注（见表12-3）。