科技档案鉴定方法

1 科技档案价值鉴定的程序

科技档案鉴定关系到科技档案的“生死存亡”，是一项极其慎重的工作。因此鉴定工作一定要组织好，严格按照鉴定工作的程序，分步骤地进行。

1.鉴定准备工作

为使科技档案价值鉴定工作有计划、按步骤、高质量地进行，正式鉴定之前，应该认真做好以下准备工作。

（1）制定鉴定工作计划。科技档案鉴定工作需要占用一定的人力和较多的时间，它不仅占用档案部门大部分人力和时间，而且还牵涉到各管理部和业务部门。为使科技档案鉴定工作既不影响管理部门和业务部门的工作，又不影响科技档案的日常管理和利用，在鉴定之前，必须制定出切实可行的工作计划，并得到主管领导的批准。

鉴定工作计划的内容包括：库藏科技档案的状况；本次鉴定的目的和要求；计划鉴定科技档案的内容范围与数量；鉴定工作和其它有关工作的衔接与协调；计划工作量及需要动用的工作人员与时间；鉴定工作的后勤保障等。

（2）做好鉴定的组织准备和物质准备。成立科技档案鉴定小组是鉴定工作重要的组织准备。鉴定小组的成员要按照“三结合”的要求，经过认真的酝酿和挑选，在征得本人同意后报请领导批准。

鉴定小组成立以后，首先要学习科技档案鉴定工作的有关规定、主管机关制订的保管期限表以及有关科技档案鉴定的经验材料，这是做好科技档案鉴定工作、提高鉴定质量的思想与组织保证。

此外，还要做好必要的物质准备，如落实科技档案鉴定工作用房，印制鉴定工作需要的各种表格等。

（3）编制和研究科技档案保管期限表。对于没有科技档案保管期限表的单位，在鉴定之前，应根据有关要求和规定，制订本单位的科技档案保管期限表。已经编制科技档案保管期限表的单位，则要对保管期限表进行认真的研究，以便掌握鉴定标准；对其中不合适的内容，应按照一定的手续进行修订和补充，务必使科技档案保管期限表科学、适用，以保证鉴定工作的质量。

2.价值判定工作

价值判定是鉴定工作中最为重要的环节，一般采用直接鉴定法，即以科技档案保管期限表为依据，以一套科技档案为基础，直接、具体地审查每卷档案，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面全面地考查分析，而不是仅从档案目录或案卷的标题等判断其价值。具体判定时通常分两步进行。

（1）个人初步鉴定。即鉴定小组的成员根据分工，审阅科技档案的内容，根据实际情况进行定性分析，提出鉴定意见，并将其填写在科技档案鉴定卡片上。

科技档案鉴定卡片是科技档案鉴定的原始记录，根据鉴定工作的需要，应包括的项目有：卡片编号、案卷名称、张数、科技档案号、项目名称、归档时间、原定保管期限、鉴定人意见、鉴定人签字和签字时间、鉴定小组意见、鉴定小组负责人签字及时间、备注等。

在鉴定卡片的各项栏目中，以鉴定人意见最为重要，它是价值判定的初步结论。完整的鉴定意见包括：科技档案形成的背景、科技档案内容的技术经济水准及其历史与现实价值、利用情况的分析与预测、其它与鉴定结论有关的情况、关于该案卷的保管期限和存毁的具体建议等。

（2）集体审查。在个人初步鉴定的基础上，召开鉴定小组全体成员会议，听取每个鉴定人的说明，逐张审查鉴定卡片，进行综合平衡，形成集体的鉴定意见，由鉴定小组负责人将意见填入鉴定卡片。

集体审查，一般只就鉴定卡片的内容进行分析讨论，如果有不同意见或遇到不明确的问题，才需要调出案卷再次进行直接鉴定。必要时还可以运用特尔菲法，借助于一定的数学模型，进行定量分析，以求得意见的统一。

3.销毁与后处理工作

经过鉴定，对那些确已失去价值的科技档案，可以着手销毁工作。为保证鉴定工作的严肃性，销毁工作必须严格按有关手续进行。

（1）编制销毁清册，办理报批手续。

（2）剔除、销毁档案。对于已获批准销毁的科技档案，由档案部门从库房中加以剔除，并实施销毁。销毁时应与本企业保卫或保密部门取得联系，请他们指派专人监销。

销毁涉及到科技档案的“命运”，必须十分慎重。为此许多单位对准备销毁的科技档案采用封存观察的“冷”处理方法。观察期一般定为3-5年，同时建立封存档案的利用记录。观察期过后再进行一次甄别，对在观察期内仍然被利用的档案，应提交下一次鉴定时复审，将确实不曾利用的档案予以销毁。具体的销毁方式，应根据科技档案内容的保密程度，采取就地销毁、回收和移交等不同方式。

（3）撰写鉴定报告。科技档案鉴定报告是鉴定工作中形成的正式文件之一，也是科技档案鉴定工作的总结材料。科技档案鉴定报告应写明以下内容：

A.鉴定工作的目的与要求；

B.被鉴定的科技档案范围（包括种类、年代、项目、数量等）；

C.鉴定小组的成员名单及有关情况；

D.鉴定的原则、方法、过程及结果；

E.鉴定工作中取得的经验和存在的主要问题；

F.与本次鉴定有关的其它问题。

鉴定报告与前述的销毁清册都是鉴定工作中的原始记录，两者要分别一式三份，一份报本单位领导审批，批准之后归档案部门保存；另外两份分别报上级专业主管机关和当地档案行政管理部门备案。

（4）善后处理工作。科技档案价值鉴定的善后工作，因各单位情况不同而有所不同。通常应做好以下工作：

A.注销。将销毁的科技档案从登记簿上划掉，并从有关的检索工具中注明或撤销相应的条目或卡片。

B.变更。凡是鉴定中调整的科技档案保管期限，应对有关的管理工具作相应的改正。

C.调整案卷。案卷内文件有部分销毁的，应该对案卷进行调整或重新调整排架。对现有科技档案的排架情况进行相应的调整。

D.整理鉴定工作文件。将鉴定卡片按其编号排列，装订成册，与鉴定工作中形成的其它文件，包括鉴定计划、鉴定报告、销毁清册、保管期限表等一起组成鉴定工作案卷，妥善保存。

2 科技档案质量鉴别的方法

科技档案作为科技生产活动的真实记录，客观地反映了科技生产活动的历史过程和科技对象的实际面貌，完整、准确是科技档案质量的集中反映，也是科技档案质量鉴别的基本内容。

科技生产活动的不断发展和科技对象的自身变化，对科技档案的完整性和准确性产生很大影响。一方面，静态的科技档案内容难以反映科技生产活动的动态变化；另一方面，在基本建设、设备仪器管理等活动中，相关的科技档案总是在不断地形成，致使原有的科技档案从相对的完整、准确变为不够完整、准确。因此，必须进行科技档案内容的核查与甄别，以保证科技档案的完整、准确。

科技档案鉴别，既是科技档案鉴定工作的内容，又是企事业单位科技管理的必然要求。企事业单位进行的技术整顿、管理升级等工作，都对科技档案质量提出了明确的要求，使科技档案质量鉴别经常与上述工作一并进行。具体鉴别方法如下。

1.通过科技档案与有关目录之间的核对进行鉴别——档、目核对

这种方法是以文件或科技档案目录为依据，鉴别科技档案的完整性和准确性。作为鉴别依据的目录有：产品或工程的设计图样目录、设计文件清单、有关明细表、底图登记簿、档案总目录和分类目录等。

采用这种方法鉴别科技档案的质量，有以下三个问题必须加以注意。

（1）要保证文件目录和档案目录的质量。目录是鉴别的基本依据，其内容的完整、准确，是质量鉴别工作中的前提条件。如果没有必要的目录，或目录本身就不完整、不准确，鉴别工作的质量和效果就难以得到保证。

（2）要以目录为依据，逐项（套）、逐卷、逐张（件）地仔细鉴别科技档案的内容。由于科技档案存在不同的版次，鉴别不能只停留在档案材料的标题上，而要特别注意有关材料的内容、时间和稿本，以免关键文件和数据出现问题。

（3）对鉴别中发现的短缺材料，要了解其是否具有保存价值。凡是具有保存价值的短缺材料，应想方设法予以补齐。

2.通过科技档案材料之间的核对进行鉴别——档、档核对

这种方法主要用于鉴别科技档案的准确性。科技档案不准确主要表现在：底图与蓝图不一致；库藏科技档案同科室、车间使用的文件不一致；相关科技档案材料如产品图纸、技术条件、工艺文件相同内容之间不一致等。造成这些不一致的重要原因在于科技档案更改制度不健全，更改管理不规范。因此进行科技档案材料之间的核对，应特别注意有关文件的更改通知单及凭证，掌握其更改、变化情况，有重点地进行核对，这是提高科技档案质量鉴别效率的有效方法。

3.通过科技档案内容与实际科技对象之间的核对进行鉴别 ——档、实核对

前两种方法的鉴别基本是在档案部门内进行，属“室内作业”。而档、实核对则要走出去，通过对科技对象的实地考察甚至测绘，对科技档案的内容进行鉴别。比如，到建筑物或构筑物现场考察其是否进行过改建与扩建，以建筑物或构筑物的现实情况为根据，鉴别基建档案的准确性；到设备安装现场，以设备使用或运行的实际情况为依据，鉴别设备档案的准确性等。

通过科技档案与科技对象的查验和比较，即可发现实物已经发生变化，而科技档案却没有反映的情况。对其重要和重大变化，应及时采取更改、补测、补绘等措施，使科技档案与其科技对象或实物保持一致，以保证科技档案的质量。

3 科技档案鉴定工作的制度

为了保证科技档案鉴定工作的质量和防止有意破坏档案，使科技档案的鉴定和销毁有组织、有监督地进行，必须建立健全科技档案鉴定工作制度。

根据有关规定，科技档案鉴定工作制度的基本内容包括三个方面：一是制发科技档案鉴定的标准文件；二是科技档案鉴定工作的组织领导；三是销毁档案的批准手续和监销措施。