科技档案库房管理

良好的库房，是保管科技档案的先决条件；库房管理，则是科技档案保管的主要体现形式。科技档案存在的大部分时间都被放置于库房内，科技档案保管工作的主要内容大都是在库房内完成的。为了方便科技档案的存放，合理利用库房的面积和空间，创造适宜于科技档案保管的环境条件，应加强科技档案库房管理。

1 科技档案库房与装具设备

1.科技档案库房

库房是存放科技档案的场所。《科学技术档案工作条例》规定： “保管科技档案必须有专用库房”， “新建的企业、事业单位，应当同时建设符合要求的科技档案的库房”。一般来说，库房的基本要求是防火、防潮湿、防高温、防虫鼠、防污染等，坚固安全，方便借阅利用。1986年，城乡建设环境保护部和国家档案局批准和颁布实施的《档案馆建筑设计规范》是指导我国各级各类档案馆库房建筑的法规性文件，它对档案馆库房设计提出了统一的技术要求。科技专业档案馆的库房建筑应符合这一文件的统一规定。基层单位的科技档案库房建设，应列入本单位基本建设计划；新建单位在进行基建工程设计时，应同时进行科技档案库房设计；没有条件新建库房的单位，在将办公用房用做档案库房时，应进行必要的改造，使之符合档案保管的要求。

2.科技档案装具

装具是指用以存放档案的柜、架、箱。从生产材料上看，科技档案的装具有木制装具和金属装具之分。一般而言，金属装具更显美观，且有利于防火、防虫，所以在科技档案部门应用较多。金属装具又有两大类型：一类是组合式档案柜（又称五节柜），另一类是密集型活动档案架（简称密集架）。密集架不仅防火、防光、防尘的性能良好，而且可以节省库房的空间，但它对地面承重的要求较高。科技档案部门在选择装具时，可以根据库房空间的大小、档案数量的多少、地面的坚固程度及其经济实力来确定。

3.科技档案保管设备

科技档案保管设备，一般是指具有固定资产性质的、配置在档案库房及有关业务用房内的各种技术设备。用于科技档案保管的技术设备有很多种类，如空气调节设备、消防设备、照明设备、缩微设备、监控报警设备等。

2 科技档案库房布局

库房布局是指对库房的使用安排及对库区房间和保管区段的划分，为科技档案日常管理创造条件。库房布局要考虑以下两个方面的因素：一是适应科技档案工作实际情况的需要；二是方便科技档案工作者履行职责。库房区域应尽可能集中，同类科技档案应尽量安排在一个库房或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间，业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的科技档案应存放在靠近办公室的房间里。

库房较多的科技档案部门，为了方便管理应分别编制库位号和库位索引，作为定位管理的线索。库位号一般由房间号、柜架号和搁板号三部分构成。房间号和柜架号应从入口或楼梯口，按顺时针方向，自左向右顺序编排；搁板（档案箱）号应自上而下顺序编排。库位号确定后，每个房间、柜架都应该在醒目的位置固定库位号标牌，并根据库房的实际情况绘制成鸟瞰图或方框图，标明柜架的库位号，形成库位索引。

3 科技档案柜架排列

在科技档案库房内，柜架的合理排列和使用，对科技档案的保护和利用，以及日常工作秩序的维护都有直接的影响。排列柜架应遵守以下要求：

（1）各种不同形状、不同质地、不同规格的柜架应分类集中使用。

（2）柜架的两端应与墙壁保持一定的距离，排列方向应与窗户垂直，以防阳光的直接照射。

（3）柜架之间的通道宽度要合理、实用，一般在0.9-1.2米之间。同时，通道的安排应呈循环迂回形式，以减轻科技档案工作者在调卷或巡查时的负担，也便于在突然情况下抢救和转移档案。

（4）各层柜架的门板或抽屉外，都应用标签注明该柜架所存放科技档案的类别、范围和档号，以便于科技档案的调卷和归位。

除一般档案柜架外，现在不少单位采用了活动式密集架保存科技档案。密集架分开可方便地提取和存放案卷，靠拢时形成一个封闭的整体，大大提高了库房面积的利用率，其封闭性也利于科技档案的保护。但是在安装密集架时应充分考虑库房建筑的负荷量。

4 科技档案安全防护

确保库房内科技档案的安全，是库房管理的重要任务，也是维护科技档案完整与安全的基本前提。科技档案的安全防护，通常是指保管工作中常说的“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。

1.防火

科技档案的制作材料大多是易燃物质，防火问题事关重大，科技档案保管工作应将其放在特别突出的位置。首先，要配备效果良好、数量充足的消防灭火器材，如灭火器、砂箱、消火栓等。规模较大的库房要安装自动报警、灭火以及避雷装置。其次，要建立严密的防火制度和消防器材使用管理制度，库房内严禁吸烟和使用明火，对电源、线路、开关、灯火等定期进行检查，消灭一切火灾隐患。

2.防水

水灾对科技档案的破坏同样也是致命的。防水要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源。

3.防潮

防潮与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关。不适宜的温湿度不仅可以单独地作用于科技档案，而且能够加速其他因素对科技档案的破坏。具体来说，温湿度能直接影响科技档案纸张和字迹、线条的耐久性；湿度过大则会加快纸张中纤维素的水解过程，纸张会抽缩、褪色、印迹模糊等，甚至可能出现纸砖现象；高温、高湿还会使纸张生霉，害虫繁衍。因此，防潮对保护科技档案具有重要作用。一般档案库房的温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%，保管特殊载体形式的科技档案，其温湿度有特别要求。

防潮方法很多，归纳起来主要有两方面工作。一是防止和控制库外高温、高湿影响库内，一般是采用密闭的办法，设置两道房门和过渡间，窗户要严密，有条件的设双层窗；二是及时降低和调节库内的高温和高湿，一般是采用通风、吸热、吸湿的办法：配备温湿度观测、控制和调节设备，加强温湿度的监测，及时降低库房内的高温、高湿。

4.防霉

细菌、霉菌、放线菌等微生物具有体积小、生长繁殖快、适应能力强等特点，对档案有很大的危害。防霉实际上是对以上多种微生物防治的统称，其任务是防止或抑制以霉菌为主的微生物在库房内的生长、发育和繁殖及其对科技档案制成材料的破坏。防霉除了净化空气、控制温湿度、放置防霉药品外，还要求对科技档案进行定期检查，一旦发现库房内被微生物侵染，就应采取化学或物理的灭菌措施。

5.防虫

有害昆虫严重危害科技档案，轻则呈孔洞，重则千疮百孔，污迹斑斑，缺边少角，残缺不全，对此必须严加防治。具体方法是：要严格控制好库房的温湿度，保持清洁，库房及档案库架内放置适量的防虫剂，使害虫无藏身之地。对即将入库但有虫蛀的科技档案要及时消毒，否则不得入库。对已经入库的科技档案要经常检查，一旦发现虫害要及时治理。

老鼠也会严重危害科技档案。库房内应尽可能杜绝老鼠生存和繁殖的条件，禁止堆放食品和杂物，库房墙壁应坚固、平滑，档案柜架应与墙壁保持一定距离。发现老鼠后要尽快采取措施予以杀灭，以防鼠害蔓延开来。

6.防光

无论是自然光，还是人工光（如各种灯光），对科技档案都有破坏作用，特别是太阳光中的紫外线具有强烈的光化作用，对科技档案的破坏性更大。防光的基本方法是：选用合适的照明光源；减少光照作用时间；避免太阳光直射；库房的窗户要小而少，且窗户可用毛玻璃、花纹玻璃或有色玻璃，也可用挂布帘等办法防止光线照射档案；对库房的灯光要加以控制，无人时不开科技档案应放入袋、盒及档案装具中，使科技档案尽量少接触、甚至不接触光线，从而减少光对科技档案的破坏作用。

7.防尘

灰尘的成分很复杂，如砂土、烟渣、煤屑以及其他各种机械粉末等等。灰尘对科技档案具有物理性、化学性和生物性等方面的破坏作用。如会使科技档案的字迹线条模糊不清；摩擦和破坏科技档案纸张的纤维；有的灰尘如苏打、水泥等带有酸性或碱性，对科技档案有强烈的腐蚀作用；灰尘还是微生物寄生和繁殖的载体或传播者。做好防尘工作，除库房选址时需要考虑防尘条件外，在库房周围还可以种草植树绿化环境；库房要禁闭，且保持室内清洁；库房窗口、通风孔上安装过滤装置；科技档案入库前严格检查，避免新入库科技档案将灰尘带入库房内。

与防尘问题密切相关的是防污染。防污染主要是指有害气体对科技档案的破坏。科技档案库房应远离污染源，并具有较好的密闭功能。如果库房内的有害气体超过规定的标准，应及时通风，净化空气。

8.防盗

要求库房门窗坚固，进出库房随时锁门，并尽可能安装防盗报警装置。