科技档案信息资源开发的含义与任务

1 科技档案信息资源开发的含义

科技档案信息资源开发，就是档案部门通过科学手段，对科技档案信息资源进行多层次的加工、整理，将蕴藏于其中有价值的、适应用户需求和社会发展需要的各类信息挖掘出来，提供给用户，并通过用户对其利用进而实现科技档案价值的全部过程。

从社会意义上讲，科技档案信息资源开发的目的就是实现科技档案的价值，促进科技进步和经济发展。如何达到这一目的呢？显然，仅仅依靠科技档案工作者的努力是不够的，还必须通过用户对加工出来的科技档案信息进行利用。因此，只有将科技档案工作者和用户的劳动有机地结合起来，才能实现科技档案的全部价值，才能产生社会效益和经济效益，科技档案信息资源开发也才算最终完结。

按此分析，科技档案信息资源开发主体就不仅仅是科技档案工作者，也包括科技档案用户在内。一方面科技档案工作者通过科学的手段，对科技档案进行加工，充分揭示科技档案的内容特征和形式特征，并将其传输给科技档案用户；另一方面用户根据科技档案部门传输的科技档案信息，主动利用，并加以活化，最终产生效益。显然，前者是科技档案信息资源开发的必要条件，后者则是科技档案信息资源开发的最终目的。将科技档案用户纳入科技档案信息资源开发的主体范畴，也是建立开放的科技档案信息资源开发系统的必然要求。它可以改变科技档案部门“只重开发成品数量，而忽视开发效益”的状况，真正将用户的利用需求放在首位，更好地为各项工作服务。

2 科技档案信息资源开发的任务

科技档案信息资源开发的主体由科技档案工作者和用户组成，我们可从这两方面来说明科技档案信息资源开发的任务。

科技档案工作者的任务，包括以下五个方面：

（1）内调外查。“内调”，是指熟悉科技档案库藏，弄清“家底”，否则“巧妇难做无米之炊”，此乃“知己”； “外查”，是指调查用户的利用需求，研究和掌握不同用户的利用规律，从而保证开发的科技档案信息针对性强，准确率高，此乃“知彼”。通过调查研究，吃透两头，以求获得最大的效益。

（2）编辑研究。简称编研。科技档案有三方面的构成要素：①科技档案的记录手段：符号系统；②科技档案的物质表现：载体形态；③科技档案的核心要素：信息内容。与之相对应的科技档案编研也有以下三种方式。

一是对科技档案内容的记录和反映手段进行编研。例如：文字的转化（翻译）、内容与字词的诠释、将文字转换为表格、把数值转换成图谱等。此类编研的目的在于扩大覆盖面，通俗易懂，帮助用户迅速而方便地利用科技档案信息。

二是对科技档案的载体进行转化。由于科学技术的飞速发展，科技档案载体也呈现出多样化的发展趋势。这一方面解决了科技档案信息高密度存贮的问题，另一方面也解决了科技档案高效率传输和检索问题。随着现代化技术的日益普及，科技档案的载体，如印刷型载体、缩微型载体、声像型载体和电子型载体相互之间的转化已成为可能。比如，我们常把某产品说明方面的文件材料制作成录像带、将科技档案信息上网等就属于此类。

第三，对科技档案的信息内容进行编研。由于科技档案直接形成于各项科技生产活动中，因此，无论从科技档案信息内容的系统性来看，还是从科技档案信息内容的可利用性来看，进行科技档案内容的编研都是非常重要，而且这早已成为科技档案编研中的主要内容。根据对信息内容加工程度的不同，其成果有一次性、二次性、三次性或汇编型、文摘型、编纂型三种之分。

（3）建库建网。为了实现科技档案信息资源的共享，同时也为科技档案信息的高速传输、快速检索创造条件，科技档案部门建库建网势在必行。建库包括建立科技档案全文数据库、科技档案题录数据库、专题数据库等；建网是指建立科技档案信息系统与网络。在当前条件下，首先要处理好数据库、网络系统与手工检索工具之间相互协调的问题，因为这两者并非相互排斥的关系；其次要打破条块分割、各自为政、单位所有制、部门所有制的局限，走联合共建之路，形成规模效应。这样不仅克服了单一档案部门开发能力不强、信息交流渠道不畅的弱点，而且可充分发挥信息网络辐射的作用，吸引更多的科技档案用户，为实现科技档案价值提供物质保障。

（4）利用服务。这是科技档案信息资源开发与经济建设、科技进步直接挂钩的基本手段。科技档案部门应在传统的提供利用基础上，大力开展咨询服务、专题服务、跟踪服务等多种服务形式，努力使科技档案信息进入各种信息市场，实行有偿交流和服务，并借助于先进设备，扩大科技档案信息的辐射面。

（5）用户教育。用户是科技档案信息资源开发的主体之一，也是最能动的因素，其表达需求的能力、查找信息的能力、转换信息的能力、物化信息的能力均直接影响科技档案信息资源开发效益的实现。为此，对用户进行教育也应纳入科技档案工作者的开发任务中。

科技档案用户的任务，包括以下两个方面：

（1）主动检索。用户要从浩如烟海的信息资源中找到自己所需要的科技档案信息，就必须主动检索。随着科技档案信息资源开发工作的日趋完善，信息市场的逐步健全，科技档案工作者的提供利用也会与用户的主动检索相衔接、相接轨。当然，对用户来讲，熟练运用各种检索工具，努力提高信检索能力也是信息时代所要求的。

（2）创造效益。用户找到自己所需的科技档案信息，通过其劳动，特别是复杂劳动及抽象劳动，进行信息活化，从而创造出效益。效益的产生才意味着开发工作的完结。

3 科技档案信息资源开发系统

为了完成科技档案信息资源开发的任务，建立科技档案信息资源开发系统是十分必要的。它是为收集、处理、存贮、传递科技档案信息并加以活化而建立的人工系统，通常可作为科技档案管理系统的子系统。

系统论告诉我们：系统可分为自然系统和人工系统，人工系统又分为物质流系统和信息流系统。信息流系统又可分为信息流通系统和信息处理系统两种，前者不改变信息本身的结构与形态，只是把信息从此处传到彼处；后者则对信息加工处理，使之获得新的结构与形态，产生新的信息。

科技档案信息资源开发系统具有信息流通系统和信息处理系统的双重特性。原始的科技档案管理系统基本上是一般的信息流通系统，按科技档案的原貌来传递信息。随着社会信息化程度的提高，科技档案及其信息的社会功能越来越凸显出来，整个社会对科技档案信息的要求不断提高。人们不仅需要利用原始的科技档案信息，而且更渴望得到经过加工处理的、集中有序的科技档案信息，这就从客观上要求科技档案信息资源开发系统具备信息处理的特性与能力。因此，我们在设计与建立科技档案信息资源开发系统时，应着眼于这种双重性的特点，建立具有双重性的科技档案信息资源开发系统。

科技档案信息资源开发系统通常包括以下六个方面的功能：

1.输入功能

科技档案信息资源开发系统输入的主要对象是科技档案信息，它是开发的基础。因此，对于开发系统来说，最首要的课题就是解决科技档案信息源源不断地输入、补充的问题。此外，系统的输入还包括反馈信息的输入，即将用户利用后的效果信息输入系统，并对系统的运行产生影响。反馈信息可以对开发系统进行调节，使系统达到最佳状态。

2.存贮功能

开发系统的存贮功能是指系统贮藏各种科技档案信息的能力。从档案箱、档案柜这样的存贮形式到计算机磁性介质的存贮方式，可以看出存贮功能在开发系统中占有的重要位置。

3.处理功能

开发系统的处理功能就是对输入并存贮的科技档案信息进行各种各样的加工处理，既有对科技档案信息内容的加工处理，也有科技档案信息存在形式上的加工处理，还有科技档案信息组织方式的加工处理。

4.输出功能

开发系统的输出功能是指将经过加工处理的科技档案信息传递、输出给科技档案用户。科技档案信息的输出，主要是通过利用服务实现的。选择何种服务方式，主要考虑接受对象、目的、时间、地点、内容、方法等因素。

5.活化功能

加工处理的科技档案信息，经过输出，传递到用户手中后，还必须通过用户的利用，将其活化，才能产生效益，否则只能是一种“摆设”。活化科技档案信息，实际上就是将科技档案信息与用户所进行的科技生产活动紧密结合起来，或更新技术，或改进工艺，或提高素质，或提供凭证，等等。

6.控制功能

开发系统的控制功能是保证系统的输入、存贮、处理、输出等过程正常进行、完成系统整体功能的必要条件。只有对开发系统实施有效的控制，系统的其它各项功能才能最优化，系统才能以最佳状态运行。