科技档案信息资源开发程序

科技档案信息资源开发的过程，就是不断地对科技档案信息进行筛选、加工、传递、活化的过程。在社会政治、经济、文化、科学、技术协调发展的今天，科技档案信息资源开发的成品信息包罗万象，既有技术信息，也有知识信息，还有经济信息，不论是开发哪一种信息，都必须按照一定的程序和方法来进行。

1 科技档案信息的输入——查找筛选

开发科技档案信息资源，首先要围绕一定的选题查找科技档案信息，并加以筛选，去粗取精，去伪存真，从而捕捉到真正有开发价值的科技档案信息及其它相关信息，然后输入到开发系统中去。

1.科技档案信息查找的依据和方法

科技档案信息的查找，必须围绕事先选定的题目来进行。开发课题的来源与一般科研课题类似，大致有三种渠道：一是主管部门下达的指令性课题。我国科技档案部门一般处于相应层次的科技管理机构或本单位的领导与管辖之下，并由此获得经费来源，因此，主管部门下达指令性课题是开发课题的主要来源。二是用户委托的课题。随着科学技术的进步、经济建设的发展，包括科研院所、高等院校、工矿企业及个人在内的科技档案用户越来越多，他们对科技档案信息的需求也与日俱增，用户委托科技档案部门开发其所需的信息，也成为开发课题的来源之一。三是自选课题。这是科技档案部门自主选择的有一定意义的课题。不论是何种来源的课题，都必须紧密围绕库藏的科技档案，否则，开发工作就将成为无源之水、无本之木。

按照选定的课题查找科技档案信息，通常有三种方法：

（1）检索的方法。这是利用目录、索引、指南等检索工具进行查找的一种方法。运用检索的方法，首先必须准确把握课题的要求，确定合理的检索范围；其次，在确定检索范围的基础上，还应了解与课题关系最密切的信息内容，突出重点；再次，应熟悉检索工具的种类、作用和使用方法，以便进行快速、有效的检索。

（2）挖掘的方法。这是运用“知识挖掘”的有关原理，根据科技档案信息之间的各种联系，扩大查找线索的一种方法。科技生产活动的综合性，形成了科技信息之间具有专业技术的联系、工艺方法的联系、内容结构的联系、时间的联系、参加人员或单位之间的联系等。掌握并分析这些联系，可以深入挖掘相关的科技档案信息，为开发工作提供丰富的信息源。

（3）实测的方法。这实质上是补充科技档案信息的一种方法。在实际工作中，由于各方面的原因，科技档案有时存在数量不完整、内容不准确的情况，如果条件许可，可对科技档案内容所反映的实体对象进行实际测量，补全所需信息，更正错误信息。

2.科技档案信息的筛选标准

查找到的科技档案信息，是否真正具有价值，是否真正符合开发的需要，必须对其进行筛选鉴别，所依据的标准如下：

（1）可靠性。所谓可靠性是指科技档案信息内容真实，不虚假。科技档案信息只有真实可靠，才有价值；否则，不但没有价值，而且还会贻误生产、建设，造成严重后果。

（2）先进性。科技档案信息反映的事实、成果、观点等，有创新或突破的地方，有较高的技术水平，反映着未来的发展方向，具有广泛的应用范围和较高的使用价值，此信息无疑是先进的。但如何解释先进性却很难用一句话说清楚，因为科技档案信息的先进性有多方面的含义。

从时间上来看，先进性是指内容的新颖性，即在此之前从来没有披露和揭示过这一内容的信息。从空间上来看，先进性通常是有一定范围的先进性，所以先进性有许多级别，如国际级、国家级、地区级等。

（3）适用性。开发科技档案信息资源的根本目的，就是为用户所“用”。因此，能否满足用户的利用需求，也就成为筛选科技档案信息的标准之一。判断科技档案信息是否适用，就是要预测用户利用它以后能否产生效益。

3.科技档案信息筛选的方法

按照可靠性、先进性、适用性来筛选科技档案信息，一般采用个人分析与集体研究相结合的方法，具体分为初选、复选、定选三个步骤。初选，往往是与科技档案信息的查找同时进行的，通过初选，集中与课题有关的信息材料，为下一步复选提供范围；复选要对初选的信息材料进行分析研究，提出取舍的初步意见；定选则是在复选的基础上，从整体上对复选的信息材料进行综合判断，最终确定是否输入到开发系统中去。在实际工作中，初选、复选通常由个人单独完成；为了保证筛选的准确性和严肃性，定选通常由集体研究完成，必要时还需请有关专家帮助审核。

2 科技档案信息的加工——整序编研

为了更好地满足用户对科技档案信息的利用需求，对查找筛选获得的科技档案信息必须进行进一步的加工。加工的内容包括两个方面：一是对科技档案信息的组织作技术性加工，即整序；二是对科技档案信息内容作深度的加工，即编研。

1.科技档案信息的整序

科技档案信息的整序，即根据一定的分类原则和方法，结合科技档案信息的主题内容和物质载体形态，确定标识、著录项目，编制必要的检索工具。

科技档案检索工具，包括手工检索工具和自动检索工具。手工检索工具是以传统的目录、索引、指南形式出现检索工具；自动检索工具是将数字化的科技档案信息存贮起来，并由计算机识读的检索工具。

2.科技档案信息的编研

科技档案信息的编研，简称科技档案编研。它是运用一定的方法对科技档案信息内容做深度加工，广、快、精、准地提供各类信息，最大限度地满足用户的各种需求。如果我们把科技档案原件上的内容视为零次信息的话，那么，科技档案编研则是在此基础上加工出一次信息、二次信息和三次信息。

3 科技档案信息的输出——传递交流

科技档案信息的输出，就是将开发出来的科技档案信息通过各种方式和渠道输送出去，传递给用户的过程。

信息传播原理告诉我们：信息传播包括非正式信息传播和正式信息传播两类。两者的区别在于非正式信息传播没有中介机构介入，正式信息传播则有中介机构参与信息的传递。由于科技档案部门本身就具有中介机构的性质，因此，科技档案信息的传播均为正式信息传播。按接受所传播信息的用户来划分，它有如下四种传播形式：

单向传播——传播者把信息传递给事先确定的用户；

多向传播——传播者把信息传递给事先没有确定的用户；

主动传播——传播者根据自己选定的信息向用户传递；

被动传播——传播者根据用户的需求进行信息传递。

这四种形式的组合，可构成下列四种类型的信息传播。

（1）多向主动信息传播——传播者向广大的、不确定的用户主动提供自己选定的信息。如出版物、展览会、信息市场、网络传输等。

（2）单向主动信息传播——传播者向事先确定的用户主动提供自己选传播者面向整个社会、某个专业系统或某定的信息。如定题信息服务、传真、电子邮件等。

（3）多向被动信息传播——个范围的广大用户，按照他们的需要提供信息。如阅览、复制、数据库检索等。

（4）单向被动信息传播——传播者面向个别特定的用户，根据其具体要求提供信息。如专题报告、咨询服务、证明服务等。

4 科技档案信息的活化——有效利用

科技档案信息经过及时、准确的传递后，还必须通过用户的有效利用，活化科技档案信息，才能产生巨大的社会效益和经济效益。因此，科技档案信息的有效利用是实现科技档案价值、创造社会效益和经济效益的直接手段。对此，科技档案工作者必须给予足够的重视。

1.明确利用权利和义务

科技档案信息的利用涉及到许多方面的关系，用户在利用时，必须处理好以下三个问题，明确相应的权利和义务。

首先，需要保密的科技档案信息，有一定的利用范围，必须明确用户是否属于此范围之内；其次，涉及到知识产权的科技档案信息，必须按照国家的有关法规，在取得该信息使用权的前提下，方可利用；再次，对科技档案信息的有偿利用，用户必须妥善处理好与科技档案形成者、科技档案管理者之间的利益关系。

为了更好地规范科技档案信息利用过程中的各方行为，避免不必要的纠纷，用户在利用之前可与有关部门签定协议。

2.活化信息，产生效益

用户在取得科技档案信息合法的利用权以后，就可对科技档案信息进行认真的消化、吸收，使之产生新的社会效益和经济效益。活化信息是科技档案信息利用的必由之路；产生效益是科技档案信息利用的根本目的。

科技档案信息如何活化，这是一个非常复杂的问题，但有时也特别简单。例如，寻求有关的凭证、进行某项技术的直接转化等，用户只需要简单地“对号入座”。但在有的情况下，科技档案信息的活化过程很复杂，因为活化过程所伴随的是智力的转化，持续的时间也较长。例如，提高劳动者素质、新产品的更新改造等，用户就需付出大量的脑力劳动。

3.反馈信息，总结经验

用户在利用科技档案信息取得一定的效益以后，必须及时将利用信息反馈给科技档案部门。此外，用户也应认真总结，以便今后更有效地利用科技档案信息。