科技档案信息资源开发管理

科技档案信息资源开发，是由一系列相互独立、同时又相互依存的工作内容构成的一项系统工程。对科技档案信息资源开发实行科学的管理，就是要从制度上、人员配备上和控制手段上加强对系统业务、经营、成果及组织的协调和引导，以促使其保持良性的运转状态，高质量、高效率地开发科技档案信息资源。

1 科技档案信息资源开发业务管理

科技档案信息资源开发业务管理主要是制定工作计划，组织协调人、财、物等各种要素，并根据形势的发展和需求的变化，对开发活动进行指挥和控制，以促使开发工作各个环节的同步发展。其内容包括：业务计划、组织协调、质量控制和开发工作标准化。

1.业务计划

为了有效地管理科技档案信息资源开发，首先必须对整个工作统筹安排，制定计划。一般说来，开发工作业务计划的基本内容有：

（1）开发工作的目的和要求；

（2）开发工作的内容和范围，主要的项目名称、项目来源等；

（3）开发工作的组织分工和责任；

（4）开发工作的进度与安排；

（5）与有关单位、部门的协作；

（6）成开发工作的其它事项。

以上内容的核心，就是要解决3个“W”和1个“H”的问题，即业务计划要明确指出“做什么”（What）、 “谁来做“（who）、 “何时做”（when）、和“如何做”（how）。

2.组织协调

科技档案信息资源开发的各个环节，包括科技档案信息的输入、加工、输出、活化等，是一个有机的整体。在业务管理的过程中，要科学地反映各环节的内在联系，使之具有协调一致的能力，形成统一的管理系统。根据开发工作的特点和科技档案信息的运动规律，开发系统的组织协调主要有以下四个方面。

（1）预先性的组织协调。这是指在开发计划实施前所进行的组织协调，其内容包括：根据开发计划的目标和任务选择、配备人员，配置技术设备，落实有关经费。

（2）过程性的组织协调。即在开发计划实施过程中的组织协调，内容有：贯彻执行有关的规定，对开发活动进行定期或不定期的检查，并处理已发现的各种问题。

（3）反馈性的组织协调。是指通过开发活动的结果来协调控制未来的开发活动，内容有：开发计划完成情况分析，效益分析，经费收支状况分析等。

（4）总体性的组织协调。这是指档案行政管理部门和专业主管部门依据有关的总体发展目标，在管理体制、任务安排、力量选配、资源配置和经费投入等方面，对各地区、各部门、各单位的开发工作进行的协调控制。

3.质量控制

开发工作的质量控制主要是对开发成品、信息服务全过程的控制。开发成品及其服务质量都要接受用户的检验，并通过利用效果反映出来。实行全面质量管理，其原因有二：一是开发工作已由无偿服务转变为无偿与有偿相结合的服务，如果没有高质量的开发成品，就难以吸引用户，当然也就难以产生社会效益和经济效益；二是信息市场日趋繁荣，信息产品与服务的竞争也日趋激烈，用户对信息产品与服务的要求也越来越高，只有高质量的开发成品，才能满足用户的需求。

对开发工作实施质量控制，其基本内容是：确定质量目标，提出质量要求，明确质量管理方向，做到检查有标准，考核有依据，实现管理科学化。

4.开发工作标准化

开发工作的标准是指开发工作中的各项技术规范。通过标准化能使开发工作由繁变简，由杂乱走向统一，确保开发成品的质量，更好地实现科技档案信息资源的共享。开发工作的标准化主要包括信息代码标准化、著录格式标准化、检索语言标准化和开发成品标准化等。

2 科技档案信息资源开发经营管理

科技档案信息资源开发要以经济建设为中心，调动一切积极因素，最大限度地满足经济建设的信息需求，促使科技档案信息尽快转化为生产力。为此，在开发过程中适当引进产业化的运作方式，建立与市场经济相适应的经营管理体制是十分必要的。

科技档案信息资源开发经营管理主要包括开发项目的选择、开发成品的生产、价格、推销和信息市场的开发等内容，其核心就是要加强开发过程中的经济管理。

1.经费管理

这里的经费是指投入开发活动的经费，包括有关部门计划下拨的公益性服务经费和根据其经济效益筹措的计划外经费两部分。经费管理的原则是：根据社会发展的客观需求，结合其服务目标和市场变化，灵活运用，在服务经营过程中提高资金的使用效益，以尽可能少的投入，产生最佳的经济效益和社会效益。经费管理的具体任务是开源、运转、创效益。开源是指资金的筹措，要多渠道筹集资金；运转是指合理、有效地使用资金，加速资金的周转；创效益是指通过资金的合理使用，在开发经营过程中提高“投入／产出”比，实现资金的增值。

2.经济核算

主要任务是执行国家有关的财务制度，对资金的收支情况、技术合同定额、人财物的投入，以及整个经费的预算、分配、决算和固定资产分摊等进行全面核算。通过经济核算，建立严密的经营管理体制，使有限的资金得到充分的、有效的利用。

3.经济责任制

旨在将责、权、利三者统一起来。通过建立完善的任务考核与奖励制度，进一步体现按劳分配的原则，从而调动开发人员的积极性、主动性和创造性。经济责任制一般有岗位经济责任制、开发项目承包制以及定额管理和按经营收入提成分配等形式。

4.项目合同制

科技档案部门在承接用户委托开发的项目时，一般需与用户签定项目合同，规定任务内容、信息提供形式、开发期限和质量要求以及任务完成后科技档案部门所应获得的收益等。

5.收费办法

科技档案信息资源开发的方向之一就是要变无偿服务为无偿服务与有偿服务相结合。有偿服务离不开收费的问题。实践证明：收费过高、过低都不利于开发工作的顺利进行。怎样才能合理收费呢？科技档案部门可借鉴信息市场中的价格策略，来确定合理的收费方法。目前常采用的价格策略主要有：垄断价格、协商价格、输出效果价格、区别性价格、平均价格、免费价格等。选择何种价格策略，需根据具体情况，结合各种价格策略的特点而定。

3 科技档案信息资源开发成果管理

科技档案信息资源开发成果，是人类聪明才智和科学创造性劳动成果的有机组成部分，它与科学技术研究成果一样，都是科学劳动的成果，都是人类社会的宝贵财富。因此，科技档案信息资源开发成果也应受到与一般科研成果同样的重视，并加以科学的管理。

开发成果管理的核心内容是开发成果的评价。一般说来，评价开发成果应考虑以下四个因素：

（1）效益大小。这是指开发成果在科技生产活动中已经产生或可能产生的直接与间接、近期与远期的经济效益和社会效益。

（2）水平高低。是指开发成果的观点、概念、方法、理论对科学技术发展的作用和影响，技术上是否有所突破或创新，学术上是否有独立见解，是否具有国内或国际先进水平。

（3）难易程度。是指开发的深度和广度以及开发过程的复杂程度和协作规模等。

（4）适用性。是指开发成果是否贴近科技生产活动的实际，并能否在科技生产活动中加以运用。

需要特别指出的是，上述四个因素之间既没有固定的先后顺序关系，也没有不变的权重大小。实际进行时，通常与开发成果鉴定一起由鉴定人员根据具体的成果类型综合评判。

4 科技档案信息资源开发组织管理

在科技档案信息资源开发过程中，无论是业务管理，还是经营管理，或者是成果管理，都必须由一定的组织来完成。对科技档案信息资源开发实施有效的组织管理，才能使它的各项任务及其管理落到实处，从而保证开发工作的顺利进行。

科技档案信息资源开发的组织管理是一项科学性很强的工作。对外，组织管理人员面对着错综复杂的科技信息市场和各种各样的用户，面对着整个社会科学、文化、经济的发展，如何在这千变万化的世界中，掌握用户的真正需求，做到开发对路，有的放矢，进行细致的需求调查和科学的需求预测是非常必要的；对内，组织管理人员必须准确核算开发人员的劳动数量，认真评估开发人员的劳动质量，并以此作为分配的依据，这样才能充分调动开发人员的积极性。

组织管理的另一项重要内容是公共关系工作。众所周知，公共关系是一种管理艺术，其主要任务是“内求团结，外求发展”。科技档案信息资源开发涉及到各个方方面面的关系，在组织管理的过程中，首先要树立良好的形象，对内可以增强开发人员的凝聚力，对外可以产生吸引力增进了解，加强合作；其次要保证信息传输畅通，以加强科技档案部门与外界的联系，开发人员之间的联系；再次要协调各方面的关系，为开发工作创造良好的环境条件。