科技档案检索体系

1 检索原理与科技档案检索体系

从科技档案检索的含义中，我们不难看出科技档案检索实际上包括两个互为联系的过程：科技档案信息存贮和科技档案信息查找。对科技档案信息的加工存贮，是输入，是进行检索的前提；对科技档案信息的查找，是输出，是进行检索的结果。所以，存贮和查找是两个不可分割、相互联系的过程。科技档案检索体系，是指为进行科技档案检索而建立的、由检索过程中涉及的各种因素构成的一个有机整体。它由以下几个子系统配套而成：

（1）检索语言子系统。检索语言是表达科技档案主题内容和查找提问内容的一种规范标识。主要有档号表、分类表和主题词表。检索语言在科技档案检索体系中，实际上是沟通加工存贮和查找提问的“标准约定”。

（2）著录标引子系统。即科技档案信息的加工存贮系统，根据档案著录、标引规则，选择可能被检索的科技档案信息，并将其转换为规范化的检索标识加以存贮。

（3）查询子系统。即科技档案检索的服务系统，它要指导用户确定检索策略，将他们的利用需求转换成规范的检索表达式。

（4）匹配子系统。该系统的任务是将检索要求与科技档案存贮信息进行比较、匹配，确定检索目标。与检索要求相匹配的科技档案存贮信息，既包括手工检索使用的各种检索工具，也包括自动检索使用的各种数据库。

2 建立科技档案检索体系的必要性

建立科技档案检索体系，是一项非常庞大、极其细致的系统工程，也是开发科技档案信息资源的一项基础建设工作。其必要性在于：

1.为迅速准确地利用科技档案创造条件

新中国建立50多年来，我国积累了十分丰富的科技档案。伴随着国家科学技术、经济建设的发展，科技档案数量急剧增加，查找的问题越来越突出。另外，广大用户利用科技档案的广度、深度及利用方式也在不断变化。如何解决科技档案数量与准确查找之间的矛盾，办法只有一个，这就是建立并完善科技档案检索体系，浓缩科技档案信息，简化查找过程，使用户迅速准确地利用科技档案。

2.促进科技档案信息的交流

科技档案中蕴藏着丰富的信息，能够满足用户广泛的利用需求。但由于它是一种原生信息，其实体交流有诸多的不便。科技档案检索体系的建立，特别是科技档案全文检索系统的建立，形成了科技档案原件的“替身”，使科技档案信息与其实体相脱离，独自参与交流过程，创造了科技档案信息广泛交流的可能性。随着检索技术水平的提高，科技档案检索体系不仅便利了信息的交流，而且提高了信息交流的质量。

3.推动科技档案业务的规范化，促进科技档案工作的发展

建立科技档案检索体系必须以标准化和规范化为基础。通过著录与标引形成标准的著录条目，并按照规范化的要求组成科技档案检索工具。这种规范化的过程必将带动其它业务活动，如组卷、登记、编目等的标准化，从而促进科技档案工作的发展。

3 建立科技档案检索体系的要求

1.灵活、全面、准确和迅速的要求

为了充分满足用户的需要，建立科技档案检索体系必须灵活、全面、准确和迅速。否则，检索体系就会失去应有的意义。

灵活，是指检索入口的多元化，能够满足用户多途径、多角度的检索。比如，科技档案检索体系可以提供分类号、主题词、责任者、时间等多种查找途径，也可以同时将两个或两个以上的途径组配起来，充分满足用户的各种检索需要。

全面，是为了提高科技档案的查全率而提出的要求。在科技档案检索体系中，存贮的科技档案信息必须有一定的广度，不仅要揭示科技档案题名科技档案检索语言中反映的显性主题，而且要注意科技档案内容中涉及的隐性主题，以便在档案查找时，提高查全率，降低漏检率。

准确，是为了提高科技档案的查准率而提出的要求。在科技档案检索体系中，存贮的科技档案信息必须保证一定的深度，针对性强，无论是查找某一组科技档案信息，还是查找某个数据，都要力求具体、准确，以提高查准率，降低误检率。

迅速，是指提高检索速度，尽快检索到用户所需要的科技档案信息，节省检索时间。

2.科学和实用紧密结合的要求

完善的科技档案检索体系，应建立在科学和实用的基础之上。科学性的要求包括：第一，研制检索语言时，要充分考虑到科技档案和科技档案工作的实际，保证检索标识能够准确表达科技生产活动的基本内容。第二，著录标引应是标准的、规范的，著录标引的标准化与否会直接影响到检索的质量和效率，特别是在实现档案自动化检索、建立档案信息中心时，标准化显得尤为重要。第三，检索工具应合理有效，包括信息存贮的深度和方式要合理，各种数据库的结构要合理，以及各种检索工具的功能匹配要合理，以保证检索工具作用的有效发挥。

科技档案检索体系的实用性要求是指：第一，编制检索工具要注意实效，既要编制基础型的检索工具，又要编制辅助型的检索工具；既要满足现实的利用需求，又要兼顾长远发展的需要。第二，从实际出发配置检索设备。建立科技档案检索体系，需要一定的设备条件，尤其是自动化检索对设备要求更高，需要足够的财力和技术力量。这就要求配置检索设备时，既要考虑到手工检索的现状，又考虑到机器检索的发展方向，努力做好从传统手工检索向自动检索的过渡。