科技档案著录与标引

科技档案的著录与标引是建立科技档案检索体系的重要步骤，其目的是形成科技档案的检索条目。

1 科技档案著录与标引的内容及意义

科技档案著录，是指在编制检索条目时，对科技档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对科技档案主题的揭示，其结果表现为科技档案的分类号、主题词、摘要等；所谓形式特征，包括档案的标题、作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。

在科技档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为科技档案标引。其中，赋予分类号标识的过程称为分类标引，赋予主题词标识的过程称为主题标引。

著录、标引都是形成科技档案检索条目必须的步骤，但两者有着明显的区别。首先，著录和标引虽然都从科技档案内容入手，但它们分析内容的范围不同。著录需要对科技档案进行全面分析，既要分析科技档案的内容特征，又要分析形式特征，因为只有在全面分析的基础上，才能选择出需要揭示的全部特征，并把它们反映出来。标引的任务在于准确、扼要地揭示科技档案的内容特征，为用户提供查找的线索。因此，标引只需分析科技档案的基本内容。其次，著录、标引的表达方式不同。著录对它所揭示的科技档案的内容特征和形式特征采用直录的方式，即用自然语言直接表述；标引则必须通过语言的转换，即用检索语言来表述科技档案的主题内容。这是两者最根本的区别。

科技档案著录、标引的作用是多方面的，如登记、介绍、报道、交流和检索的作用。其中最主要的是检索作用。

在描述科技档案检索体系时我们曾指出，它包括两个子系统：存贮子系统和检索子系统。存贮子系统的目的是建立检索工具体系或数据库。无论是组织手检工具体系，还是建立机检数据库，都必须对科技档案进行前处理工作。所谓前处理工作就是对纳入检索系统的每一份档案给出检索标识，以简练的形式表示出档案的特征。没有检索标识的档案，不能存贮在检索系统中，当然也就不能对其进行检索。

从手工检索来说，其基本工具是科技档案目录。科技档案目录是由档案条目组成的。档案条目即对单份文件或案卷所作的一条记录，它是组成目录的基本单元。档案条目又是由著录项目组成的，每一个著录项目都揭示了档案内容和形式方面的特征。也就是说，对单份文件或案卷著录项目的组合是条目，按一定的顺序编排而成的条目就是档案目录。由此可见，科技档案目录的基本内容归根到底是由著录项目提供的。

从计算机检索来看，科技档案检索是通过对数据库的搜寻实现的。存贮过程的结果体现为数据库的建立，而数据库的建立，必须依赖于科技档案著录项目的输入，没有这种输入，计算机检索便成为“无米之炊”。

科技档案著录与标引工作在其检索中的重要作用决定了著录和标引工作的质量，对于科技档案的检索效率具有重大的影响。科技档案检索的理想效果是获得较高的查全率和查准率，尽可能降低漏检率和误检率。实现这一效果需要多方面因素的配合。概括起来，主要有两个方面：一是输入因素；二是输出因素。科技档案著录与标引的质量就是输入影响中的主要方面之一。例如，如果主题分析不准确，析出主题与档案内容不符，就会造成漏检或误检；如果著录标引人员不熟悉检索语言，产生标引错误、组配错误，使给出的检索标识与主题概念不符，也可造成漏检、误检。

综上所述，科技档案著录与标引在科技档案检索中占有重要地位。高速度、高质量地做好科技档案著录标引工作，是提高检索水平的重要因素，也是建立自动化检索系统的必要前提。

2 科技档案著录与管理

为了规范、统一档案著录工作，保证档案著录的顺利进行，建立高效的档案检索体系，国家颁布了行业标准《档案著录规则》（GB3792.5-85），这同样适用于科技档案著录。

1.著录项目

著录项目是指用以揭示科技档案内容和形式特征所需要的记录事项。根据《档案著录规则》的规定，科技档案的著录项目有：

（1）题名和责任者项。题名就是被著录的科技档案文件或案卷的名称，是直接表达有别于其它科技档案内容的著录项目，包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字；责任者是指著录对象形成者的姓名或形成单位，包括第一责任者、其他责任者。

（2）文本项。指文件稿本的名称，如正本、副本、草稿、定稿、手稿等。

（3）密级与保管期限项。

（4）时间项。对于单份文件，是指形成或编制的时间；对于案卷则指案卷内文件形成或编制的起止日期。

（5）载体形态项。指科技档案的物理形态特征，包括数量、单位、规格、附件等小项。

（6）丛编项。丛编，是指在一个题名下汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件，多用于会议文件、丛书、丛刊等。

（7）附注项。指对各著录项目加以说明和补充的项目。

（8）标准编号及有关记载项。此项是为了与图书著录标准相对应而设置的。

（9）提要项。该项用于对科技档案内容的简介或评述。

（10）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆（室）代号、档号、缩微号、主题词五个小项。

2.标识符号

标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志，分为著录项目标识符和著录内容识别符两种。

（1）著录项目标识符。这是在每个著录项目之前冠以一定的标识符号，用以证实该项目的存在，以及区分不同的著录项目。著录项目标识有：

.——各大项（其中题名与责任者、排检与编号项、提要项除外）；

＝ 并列题名；

副题名及说明题名文字、文件编号、规格；

／第一责任者；

；其他责任者、保管期限；

十　　附件。

（2）著录内容识别符。这是表示对著录项目中的需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等符号。著录内容识别符有：

（）责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项；

[ ]自拟著录内容、载体类型标识；

？推测的不能确定的著录内容，与[ ]结合使用；

□每一个残缺文字，未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“□”表示；

外文缩写；

——起止连接。

3.著录格式

著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般采用段落符号式的著录格式，实际工作需要时也可以采用表格式条目格式。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。这种格式每一著录项目的字数不受限制。表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表格的条目格式，这种格式直观，易于掌握，但每一著录项目的字数受表格大小的限制。

段落符号式著录格式如图17-1所示

著录条目有卡片式和书本式两种形式。卡片式规格为312.5px*187.5px，著录时四周各空。书本式一般为双栏排版形式，各条目间空一行，正题名前加注黑体字的条目顺序编号。

4.科技档案著录的组织管理

（1）著录级别的选择。根据著录对象的不同，科技档案著录条目可以分为以下级别。

文件级：以单份文件或单份图纸为单位，形成著录条目。

案卷级：以案卷为单位形成著录条目。

项目级：以成套的科技档案为单位，形成著录条目。

组合级：以若干份文件或若干个案卷为单位，形成著录条目。

著录级别，对于科技档案著录效率和科技档案条目的检索功能有着重要的影响。科技档案部门应该根据科技档案的具体情况和检索的实际需要，合理地选择和确定。一般以某一级别为主，辅以其它级别，并注意随检索需要而不断完善。

（2）著录深度的确定。著录深度，是指著录条目反映著录项目多少的程度，它对科技档案检索工具的专指性有很大的影响，是决定科技档案检索体系功能的主要因素之一。科技档案著录深度分为两个级次：简要级次和详细级次。条目仅著录必要项目的，称为简要级次；条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的，称为详细级次。确定这两个著录级次，一方面是为了适应企事业单位及科技专业档案馆的不同规模，保持著录的灵活性；另一方面是为了控制科技档案条目的质量，防止随意选择著录项目，保证著录的规范化。

科技档案著录的必要项目有：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号和主题词；选择项目为：并列题名、副题名及题名说明文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）代号和电子文档号。

（3）著录实施的组织。目前，科技档案著录实施的组织方式有两种：一是科技档案部门实施著录，二是科技生产部门或组卷人实施著录。前者著录规范，标准化程度较高，但工作量大，难以在短期内完成；后者对科技档案相关内容的著录比较准确，因将该项工作化整为零，故时间也易得到保证，不足之处是规范化程度稍差。

3 科技档案标引与管理

标引的目的是揭示科技档案的主题内容，为从内容方面查找科技档案提供检索途径。科技档案标引通常包括主题分析、标识给定和标引审查三个步骤。

1.主题分析

主题，就是人们常说的中心内容。主题分析，即判断科技档案记录或反映的中心内容，确定被标引科技档案主题概念的过程。正确的主题分析是保证科技档案标引质量的重要因素，主题分析的误差必然导致检索标识的误差，从而直接影响科技档案检索的效率。主题分析的内容包括主题类型的确定和主题构成因素的揭示。

主题的类型，依据科技档案内容可分为单主题和多主题。单主题是指一件（卷）档案只表达一个问题。根据主题概念语义性质的不同，单主题中又有单元主题和复合主题之分。单元主题是指用一个单元词即可表达的主题；复合主题是指用若干个单元词组配或直接采用复合词才可以表达的主题。多主题是指一件（卷）档案表述两个或两个以上的问题。

按照国家标准《文献主题标引规则》的规定，主题因素分为以下几种：

（1）主体因素。是指反映文件或案卷中所论述的主题的关键性概念，作为对该文件或案卷的检索入口。

（2）通用因素。是指某些通用的词汇或概念，这些词汇本身不具有专业属性，但它与主体因素相结合，可以加强主题的专指性。

（3）位置因素。是指文件或案卷所论述对象的空间和地理位置的概念，包括国家、地区、机构等方面的标识。

（4）时间因素。是指文件或案卷所论述对象存在的时间概念，包括朝代、年度等方面的标识。

（5）文件类型因素。是指文件类型和形式方面的概念。

例如：1995年XX建筑设计院关于悬索结构若干标准的规定

（ 时间） （ 位置） （ 主体） （ 通用） （ 文件类型）

上述5种因素在一般意义上概括了文件或案卷主题的范围和方面。但每一具体的主题也会有所不同，有的主题包括了全部5种因素（如上所述），有的主题仅包括其中几种因素。

档案主题是通过对内容特征和形式特征的分析而得到的，内容特征是其根本依据，形式特征是其辅助依据。主题分析的步骤是：第一，阅读、理解标题；第二，阅读文摘、简介、前言、领导人批语等；第三，浏览正文；第四，查阅文件外部特征，包括作者、时间、密级等。

2.检索标识的给定

检索标识的给定，即“概念转换”，是指将主题分析确定的主题概念转换为规范的检索标识。概念转换是档案标引结果的体现，如果在转换中发生误差，未能选择恰当的检索标识，造成误标或漏标，同样也会影响检索效果。科技档案标引有分类标引和主题标引之分。分类标引概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果，查找档案分类表，将相应类目的分类号作为标识赋予被标引的档案文件。主题标引概念转换的基本做法是：根据主题分析的结果，查找主题词表，将相应的主题词作为检索标识赋予被标引的档案文件。

3.标引审定

审定是标引的最后一道工序，是确保标引质量的重要环节。标引审定的内容有以下几个方面：

（1）档案主题提炼是否准确全面；主题概念是否准确恰当；是否遗漏了隐含的主题；所标主题是否真正有检索意义。

（2）是否存在过度标引和标引不足的问题。

（3）分类标引是否符合分类标引规则；主题标引是否符合主题标引规则和组配规则。

（4）标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写是否准确无误。

（5）对同一主题的标引是否前后一致。

审定的程序分为自审、互审和总审。标引质量的评价指标主要有：①标引的网罗度，是指标引工作中确认科技档案所有主题的程度；②标引的专指度，是指检索标识表达科技档案内容的精确程度；③标引的一致度，是指选用表达科技档案主题内容所需标引词的一致程度。

4.科技档案标引的管理

（1）制订标引细则。标引细则是各单位的标引工作制度。它应在标引规则的基础上，根据各单位科技档案的实际和用户的习惯制订。具体内容包括：标引程序、标引深度、作业方式、词表和类表的使用范围与方法、自由标引的要求等。

（2）确定标引方法。根据实际需要和可能，具体选择以下方法：①整体标引，对一个标引对象反映的总体内容，用一个标识进行概括性标引，这是一种浅标引的方法。②全面标引，对一个标引对象所反映的各个局部子主题内容或者构成主题的各个因素都进行标引，这是一种深标引的方法。③补充标引，这是对整体标引的一种补充方法，即对一个标引对象除了做整体标引外，再选择少数重要的局部或主题因素给予单独标引。④重点标引，只选择标引对象中对本单位或本专业科技人员有参考、使用价值的相关主题进行标引。

（3）选择作业方式。标引的作业方式即标引的组织，是完成标引、保证其质量的重要条件。与著录实施的组织方式相对应，标引的作业方式一般也有两种：一种是分别标引，即在科技文件形成过程中，由作者自己进行标引。由于形成者最熟悉文件内容，主题分析比较准确，容易保证标引的质量。另一种为集中标引，即由科技档案部门负责标引，具体又可以由著录人员边著录边标引或设标引员专门负责标引。