科技档案检索工具的编制

在整个科技档案检索体系中，有两个因素与存贮和检索过程发生直接的联系。第一个因素是检索语言，它是沟通两个过程的桥梁；第二个因素是检索工具，它是两个过程的接口。检索工具既是存贮结果的最终体现，直接反映存贮的质量和水平，又是检索活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至是决定性的影响。

1 科技档案检索工具的功能

科技档案检索工具的基本功能有两个方面：一是存贮，二是检索。这两个方面的基本功能在科技档案管理中具体表现为以下三方面的作用。

（1）桥梁作用。检索工具在科技档案和用户之间架设了一道“桥梁”，沟通了两者的供需关系，用户借助检索工具便可以迅速准确地获取所需的科技档案。有人将这种桥梁作用比喻为“打开宝库的钥匙”，使用它才能开启科技档案宝库之门，满足特定的档案利用需求。

（2）交流作用。检索工具存贮了大量的科技档案信息。它不仅可以提供查询，也可以成为科技档案部门与用户以及科技档案部门之间的交流工具。用户借助它可以了解科技档案的分布、内容、价值等信息，科技档案部门借助它可以了解库藏情况，互通有无，提高服务质量。

（3）管理作用。检索工具记录了科技档案的内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了库藏科技档案情况。科技档案工作者可以通过检索工具概要地了解库藏档案的内容、形式、数量等情况，为科技档案管理业务活动提供一定的依据。

2 科技档案检索工具的种类

科技档案检索工具的种类很多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前，常见的分类方法有以下三种，如图17-2所示。

1.按编制方法分类

（1）目录。是将科技档案著录的条目按照一定次序编排而成的检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录等。

（2）索引。是将科技档案某一内容或特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具，如专题索引、文号索引等。

（3）指南。是以文章叙述的方式，综合介绍科技档案情况的一种工具，如专题指南、档案馆指南等。

2.按载体形式分类

（1）书本式检索工具。也称簿式检索工具。是将科技档案著录条目连续排列并装订成册的检索工具。其优点是体积小，便于管理；可以印刷出版，便于科技档案部门之间进行情报交流；编排紧凑，便于阅读；成本较低。其缺点在于缺乏灵活性，不易增减条目和调整条目之间的顺序。

（2）卡片式检索工具。是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。其优点是具有较大的灵活性，便于增减条目及调整条目之间的顺序。缺点在于卡片数量多、体积大、不便管理；不利于传递和交流；成本较高。

（3）缩微式检索工具。是以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。它具有体积小、容量大、规格统一、易于保管和复制、便于交流的优点。但这种检索工具需要借助阅读器才能使用，并且不易删改和调整。

（4）机读式检索工具。亦称电子检索工具。是以代码形式存贮在磁性材料上供计算机识读的检索工具。它的主要优点是存贮密度高，检索速度快，可进行多途径检索。但前处理工作量大，还需配置计算机、软件等。

3.按功能分类

（1）库藏性检索工具。是反映科技档案实体整理体系及其相互关系的检索工具。如案卷目录、卷内文件目录等。这种检索工具的主要功能是，固定和反映科技档案整理顺序，科技档案工作者可借助它了解和分析库藏情况，便于按科技档案整理顺序查找。缺点是目录组织方式受科技档案整理顺序的限制，检索途径单一，深度不够。

（2）查检性检索工具。是反映科技档案的内容和形式特征，专门为用户提供某一检索途径的检索工具，如分类目录、主题目录、专题目录、专题索引等。查检性检索工具的主要功能是建立多种检索标识，提供多种检索途径；不受档案整理顺序的限制，可任意选择检索的深度。

（3）报道性检索工具。是介绍和报道科技档案内容及其有关情况的检索工具，如专题指南、档案馆指南等。这种检索工具的作用是全面概括地介绍科技档案的情况，客观评述科技档案的价值，发挥宣传报道作用，向用户提供一定的科技档案线索。

3 常用的科技档案检索工具

1.案卷目录

这是以科技档案案卷为单位，依据科技档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。案卷目录一般采用书本式。其作用主要是固定科技档案实体整理与排架的顺序，并作为日常保管和统计的依据，以及便于从科技档案形成部门、时间或活动过程的角度来检索科技档案。案卷目录通常包括科技档案总目录、科技档案实体分类目录、底图目录、新型载体档案目录。

（1）科技档案案卷总目录。该目录实际上就是科技档案的总登记簿，其作用主要是记录保存科技档案数量，揭示不同档案的成分，以便于科技档案的日常管理。科技档案总目录一般包括总顺序号、归档时间、案卷题名、档号、编制单位、编制日期、密级、保管期限、份数、页数、备注等项目。

（2）科技档案实体分类目录。是以案卷为单位，按科技档案实体分类整理的顺序进行排列组织的目录。科技档案实体分类目录与总目录相比较，两者虽然都以案卷作为登记单位，但条目排列的顺序不同，分类目录是依据案卷的排架顺序进行登记，而总目录则是按照案卷收进时间的先后进行流水登记。实体分类目录的主要功能是固定案卷的排架顺序，便于案卷的检索查询和提供利用服务。

（3）底图目录。编制底图目录，是适应企事业单位对底图管理的特殊需要。由于底图不能组卷，需要单独平放或卷放，因此必须建立一套与此相适应的检索目录。底图目录的项目有：序号、归档时间、档号、底图号、底图名称、幅面大小、编制单位、编制日期、备注等。

（4）新型载体档案目录。随着科学技术的进步和科技档案工作的发展，科技档案中非纸质载体材料的档案数量不断增加。为便于其管理和利用，编制新型载体档案目录是非常必要的。不少单位编制的软盘目录、电子文件目录就属于此类。

编制新型载体档案目录，视各种不同载体档案的数量，既可综合建立一个统一目录，也可按不同载体分别建立目录。其项目有：序号、归档时间、题名、编制单位、编制日期、载体类型、编号、数量、密级、保管期限、备注等。

2.案卷文件目录

它也称“全引目录”或“综合目录”。它是在案卷目录的基础上结合卷内文件目录的内容而形成的。其作用与案卷目录基本相同，所不同的是能够进一步揭示案卷内重要的文件。

3.分类目录

这是以反映科技档案主题内容的分类号为检索标识，按照档案分类法的体系，突破全宗界限和库藏排架顺序编制的目录。其作用主要是系统揭示科技档案部门以及地区、专业系统档案机构所藏科技档案的主题内容，便于族性检索，是档案目录中心的一种检索工具。

4.主题目录

这是以反映科技档案主题内容的主题词为检索标识，按照主题词的字顺，打破全宗界限和库藏排架顺序编制的目录。其作用主要是集中揭示档案部门以及地区、专业系统档案机构所藏科技档案的主题内容，便于特性检索，也是档案目录中心的一种主要检索工具。

5.专题目录

系统揭示科技档案中某个专门问题的目录。它作为查检性检索工具时，多采用卡片式的；作为报道性检索工具时，多采用书本式的。专题目录的主要作用与分类目录基本一致，但揭示科技档案信息的内容范围可适当窄些，深度可适当专些，著录项目可适当细些。

6.人名目录和人名索引

人名目录是揭示库藏科技档案涉及的人名及其简要情况的目录，人名索引则是只揭示库藏科技档案涉及的人名，指明人名所在案卷的档号、页数等出处的索引。二者均系查检性检索工具，一般以卡片式居多，也可为书本式的。

人名目录分为综合性人名目录和专题性人名目录两种。综合性人名目录包括库藏科技档案所涉及的全部人名及其简要情况；专题性人名目录仅包括某种专题（如任免、奖惩、科技项目责任者等）所涉及的人名及其简要情况。人名目录的作用是能够迅速、准确地查找到涉及某人的档案材料，提供有关人物的较多信息，有时也作为人事管理、科技管理的一种工具。

人名索引也可分为综合性和专题性两种。由于人名索引只著录姓名和档号、页码等出处线索，不包括人的简要情况等信息，其作用主要是帮助科技档案工作者或用户迅速查找到涉及某人的档案材料。人名索引通常作为一种辅助性的检索工具，用于扩大查找线索。

7.指南

它包括全宗指南、专题指南和档案馆指南。它们分别是用来介绍包括科技档案在内的企事业单位档案全宗、科技档案中某个专题或科技档案馆档案的情况，属报道性检索工具，一般采用文字叙述的形式。其作用是报道、交流不同范围的科技档案信息，提供进一步查找的线索，同时也有利于科技档案工作者熟悉科技档案的内容与成份，更好地从事各项业务管理工作。

4 科技档案检索工具体系的组织

科技档案检索工具的种类很多，每一种检索工具的特点和功能都是各不相同的。为了满足用户多方面的利用需求，科技档案部门要编制多种不同的、在功能上互补的检索工具。这些检索工具的有机组合，便形成了科技档案检索工具体系。从一定意义上讲，一个档案部门的检索工具体系标志着它能提供的全部检索途径，并直接影响整个系统的检索效率。因此，无论是企事业单位档案部门，还是科技档案馆都应设计、建立一个科学合理的检索工具体系，以提高其检索功能。

在不同的科技档案部门，检索工具体系的结构不可能完全相同，因此，也就不可能设计一个所有科技档案部门都通用的模式。但科学、合理的检索工具体系也有一些共同的要求。

（1）要有一定数量、不同种类的检索工具。通常，一种检索工具只能提供一种检索途径，满足一种类型的检索需求，而用户的需求常常是多方面的、多角度的，因而不可能以一种检索工具来有效地满足各方面用户的需要。

（2）不同种类的检索工具要能功能互补。检索工具体系的实质在于功能齐全化。因此，在建立检索工具体系时，不能简单追求种类的多样，而应主要着眼于功能的齐全、互补。

（3）检索工具设置要与利用需求相吻合。如果详尽地分析科技档案的全部内容特征和形式特征，将每一特征都作为排检项，可以编制很多种检索工具。然而事实上并没有必要这样做，因为有些项目与大多数用户的需求角度、利用习惯不相吻合，失去实现其功能的客观条件，编制这样的检索工具就可能长期闲置，少有问津。科技档案机构设置检索工具应以普遍的用户需求为依据。

（4）库藏性、查检性、报道性检索工具并举，库藏法、分类法与主题法相结合。一个科技档案部门的检索工具体系，应同时具有库藏性、查检性、道性的检索工具，三者不可偏废。