科技档案利用服务方式

科技档案利用服务的方式、方法很多，可以归结为以下几种类型：根据收费与否，分为无偿服务和有偿服务；根据服务的性质，分为主动服务和被动服务；根据服务的目的，分为普及性服务和专题性服务。科技档案部门应根据科技档案工作的实际情况，针对实际工作对科技档案多层次、多角度的利用需要，首先确定采取哪一种服务类型，再选用与用户特点及档案特征相适应的服务方式，以充分发挥科技档案的价值。下面介绍几种常见的科技档案利用服务方式。

1 借阅服务

借阅服务是由用户提出明确的查阅调卷线索，科技档案部门据此调出案卷并提供给用户利用的过程。它是最普遍、最实用、最经济的档案利用服务方式。借阅服务通常分为阅览和出借两种类型。

1.阅览

阅览，是指开辟阅览室，供用户直接查阅利用科技档案。阅览可以分为闭架阅览和开架阅览两种具体的方式。阅览作为一种常见的服务方式，其功能特点是：

（1）阅览能够使用户直接与科技档案原件见面，从而保证了用户利用的质量。

（2）阅览特别是开架阅览，能够为用户提供较大的查阅自由，从而扩大了科技档案信息的辐射面。

（3）阅览场所为用户提供了良好的利用环境，从而提高了利用的效率。

（4）阅览手续简单，便于管理。

阅览室是用户利用科技档案的场所，要求窗明几净，陈列必要的设备，并配置各种档案检索工具和手册、规程、规范等，为用户提供必要的条件。阅览室的大小，根据用户人数的多少和利用的频繁程度而定。

2.出借

出借，是指科技档案部门按照一定的制度，将科技档案借给用户。出借科技档案，应严格执行有关的制度并办理必要的手续，借阅者应负责保护科技档案，保守机密。外单位一般不能将科技档案借出使用。

（1）出借手续。若科技档案数量大，出借频繁，出借档案应采用双卡制，即每一个借阅者有一份借阅卡（证），每一卷档案有一张出借记录卡（或称代卷卡）。

借阅卡是用户办理借阅的凭证，由档案部门统一印制。其构成类似于图书馆借书证，封面上印有姓名、编号、单位（业务部门）、职务、职称等；里页的内容包括：档号、案卷名称、张（页）数、密级、借阅日期、应还日期、是否续借、归还日期、借阅者签名、归还签收等项目。

出借记录卡的内容与借阅卡里页的内容基本一致。

若科技档案数量不大，出借量较小，采用借阅登记簿进行出借情况的登记也可，内设项目与借阅卡类似。

（2）出借规定。出借规定主要考虑科技档案的种类、特点以及企事业单位科技生产活动的需要，其内容包括：

第一，借阅范围。机密级以上的档案不予出借，易损档案和珍贵档案不出借原件。

第二，借阅时间。不宜过长，避免妨碍他人利用及损毁档案。

第三，借阅数量。同一时间内，对同一借阅者出借的档案数量不宜过多。

第四，借出档案的保护。包括实体的保护和信息的安全。借阅者应当爱护所借的档案，保持其原貌，不得修改或作任何标志；借阅者负有保密的责任，不应将借阅的档案带出办公地点或转借他人；摘抄或复制机密级以上档案的内容，要经过有关领导的审批。如有违反，应作相应处罚。

第五，催还和续借。借出的档案到期未还的，应及时催还。若确因工作的原因，暂不能归还者，应办理续借手续。

（3）出借服务的功能特点。

第一，出借能够使用户将科技档案带到工作场所，随时查阅，增加了利用的灵活性，方便了用户的利用。

第二，出借有利于用户深入研究科技档案信息，提高利用的效率和效果。

第三，出借和归还科技档案，有完整的登记记录，有利于统计利用情况和反馈利用效果。

第四，出借增加了档案部门管理的难度，容易削弱对科技档案的保护和对科技档案利用的控制。

2 复制服务

复制，是指以科技档案的各种复制本，如静电复印材料、晒印蓝图、缩微胶卷、胶片等，为用户提供服务。复制可分为单份文件及图纸的复制与全套图纸及文件的复制。其功能特点是：

（1）向用户复制供应科技档案的复制品，既能使用户利用到与原件相同的科技档案，还能保证科技档案的完整与安全。

（2）复制能够为用户利用已有的科技成果创造条件，从而节约大量的人力、财力，提高劳动生产率。

（3）复制是科技档案信息传播，尤其是科技档案信息进入技术市场、进行科技成果转让的基本手段。

（4）复制能够为科技生产活动提供大量的标准化和通用化的成图，从而促进科技活动标准化程度的提高。

目前，在一般的设计活动中，一项设计活动往往有40%左右的图纸不必重新设计，只需套用标准图集或相关设计项目的内容，这40%的图纸就要靠复制供应，可见复制的重要性。对于档案部门来说，进行复制服务，必须区分有偿和无偿的界限。所谓有偿复制服务，主要指的是对科技档案所记述的科技信息，特别是科技成果实行有偿转让，而不仅仅是收取复制成本费用；无偿复制有收取复制成本费和免收复制成本费两种。

3 证明服务

证明服务是档案部门制发档案证明的服务。档案证明一般是档案部门根据机关、团体、企事业单位或公民个人的申请和询问，为证实某种事实在本馆（室）中有无记载和如何记载而摘抄或复制的书面证明材料。证明服务是发挥科技档案凭证作用的一种主要形式，其功能特点如下：

1.证明服务是一项政策性很强的工作，科技档案部门必须严肃、认真地加以对待。

2.证明服务有很强的针对性和时效性，科技档案部门必须有的放矢，及时办理。

3.档案证明办好后，必须认真校对、审核，并加盖公章，方可生效。

4.证明服务既可以用于考核科技人员的科技活动成果，也可用于解决科技生产活动中的一些纠纷，还可以为案件审理提供证据。

科技档案部门在进行证明服务时，必须明确两点：一是自身不是公证机构，更不是终审机构，因此不能越权；二是在摘抄时，要以引用和节录科技档案原文为主，切不可擅自对科技档案内容进行解释，以免影响到证明材料的准确性、可靠性。

4 咨询服务

咨询服务，是科技档案工作者以科技档案信息为依据，进行综合思维，通过个别解答问题的方式，向用户提供科技档案信息、专业知识、检索途径的一项服务性工作。科技档案数量浩大，种类繁多，形式多样，内容复杂，用户即便是具有丰富经验的用户也很难对其有全面而细致的了解。这就要求服务人员在用户利用科技档案的过程中，及时解答用户各种各样的问题，进行咨询服务。

1.咨询服务的内容

咨询服务主要是以口头形式解答用户在查找和利用科技档案过程中所遇到的各种问题。按其内容性质的不同，咨询服务可分为检索咨询、管理咨询和科技咨询三类。

（1）检索咨询。这是在如何检索科技档案方面给用户以指导，从而帮助用户获取所需的科技档案。比如，指导用户正确地使用检索工具，根据利用需求，共同商定检索策略等。

（2）管理咨询。根据用户的需要，直接用口头、电话或邮件向用户提供科技档案内容中的有关数据。比如，回答用户设计项目或科研项目的承担者、设备的型号与规格、科研或工程项目的审批及验收时间等。

（3）科技咨询。这是一种高级的咨询形式，科技档案工作者通过咨询服务参与科技决策活动。比如，科技档案部门参与论证会议，为施工方案、产品开发方案、技术改造方案等的论证活动，提供以科技档案为依据的咨询意见供有关领导参考。这种咨询涉及面广，挖掘程度深，需要的科技档案数量大，要求科技档案部门与有关部门互通信息，通力合作，才能取得富有成效的结果。

2.咨询服务的步骤

咨询服务从接受咨询，了解情况，查找科技档案，直接解答问题，有一定的工作程序，在不同的阶段有不同的要求，其具体步骤与要求如下：

（1）接受咨询。首先要审查清楚咨询的目的、内容、范围和要求的深度与广度，以便确定检索的途径和答复咨询的方式。特别要结合审题，明确有无咨询依据的科技档案材料，有无承担咨询服务的条件。凡尚未明确的问题，应当向提出咨询的单位或个人进一步问清楚，以避免无效劳动或答非所问。凡比较复杂的咨询，可先填写《咨询登记表》，写明咨询的题目和内容，以便分析和研究。

（2）咨询分析。接受咨询后，随即应进行比较深入的分析研究，确定查找科技档案的步骤，做好查找科技档案的准备工作。对于大型的、专题的科技咨询，需要科技档案工作者与专业人员共同研究，制定详细的检索方案。查找科技档案。确定查找范围，选定检索工具，明确检索途径和方法，查找与咨询问题有关的科技档案。

（4）答复用户。找到相关的科技档案，即可回答用户所咨询的问题。

（5）建立咨询档案。对已回答的咨询问题，应有目的、有选择地建立咨询档案。凡是具有重要、长远参考价值的，或有可能重复出现的，以及解答不了的咨询问题，包括原始记录、解答咨询问题的过程及最后结果等，均须作详细、如实、完整的记载，归档保存。

（6）咨询统计分析。对咨询服务进行统计，定期汇总分析，总结经验教训，探索和掌握咨询服务的规律，不断改进工作。

3.咨询服务的功能特点

（1）对科技档案工作者的要求高。用户提出的问题是多角度、多层次的，咨询人员凭借自身的知识为用户服务，因此要求其具有较高的素质，至少必须具有以下四方面的素养：第一，熟知档案专业知识；第二，了解科技管理知识；第三，具备良好的表达、交流能力，包括口头表达能力和书面表达能力；第四，熟悉国家、专业系统及本单位的政策、法规，正确处理好各方面的关系。

（2）直接性。咨询人员和用户是面对面的交流，一问一答，直接针对用户疑问进行解答，提高了工作效率。

（3）交互性。咨询服务过程中，用户与咨询人员能够就某一问题共同探讨，是一个相互了解、相互影响、相互促进的过程。因此，交互性质的咨询服务能调动双方的积极性，既满足用户的利用需求，又扩大档案部门的影响。

5 信息公布

信息公布，是指科技档案部门通过向本单位、本专业系统或整个社会公布科技档案及其编研的成品信息，实现为用户服务的方式。信息公布对于扩大科技档案信息的辐射面，树立科技档案部门的良好形象有着重要的作用。

1.信息公布的形式

（1）陈列、展览。即档案部门按照一定的主题，把科技档案原件、复制件或编研成果公开展出。档案部门进行的陈列、展览服务可以有多种形式，如档案部门单独举办、档案部门与其他部门联合举办或由档案行政管理部组织多个单位共同举办。无论哪种形式，档案部门都应根据主题的需要，积极挑选和提供有关材料，并注意原件的安全保护。

（2）内部打印发放。即档案部门利用科技档案信息资源，并补充其它种类的相关信息，编写信息报道，向内部用户成员打印分发。

（3）公开印刷出版。即档案部门将科技档案编研成果交付出版部门，公开出版，向社会发行。

（4）媒体报道。即档案部门向报社、广播电台、电视台、网络等媒体，提供多方面的科技档案信息，向社会公布。

（5）目录交流。即档案部门印发、交换科技档案目录信息，帮助用户了解科技档案的成分和内容，从而吸引更多的用户利用科技档案。

2.信息公布的功能特点

（1）信息公布服务的用户范围极为广泛，能扩展至整个社会，具有很强的开放性，是宣传功能最强的一种服务方式。

（2）公布的档案信息包括一次、二次、三次信息，能满足各类用户的需要，充分发挥各类科技档案信息的作用。

（3）档案部门采取信息公布方式，能根据科技生产活动的需要以及用户的需求规律和特点，选择、调整具体的公布内容、形式与时间，因而具有较强的主动性、灵活性。

（4）档案部门进行信息公布的同时，也拓宽了档案信息以及其它相关信息收集的渠道，如网上档案信息的采集。

6 技术市场交流

这是与复制服务密切相关的一种服务方式。所谓技术市场交流，是指科技档案部门将科技成果档案制成复制品后，推向市场，参与技术贸易，从而促进科技成果的转化。这是科技体制深化改革后，对科技档案工作所提出的新要求，也是科技档案部门实行有偿服务、拓宽自身职能的一个契机。

技术市场交流的功能特点主要有：

（1）有偿性。外单位购买科技信息时，须支付一定数额的费用，这里面也有科技档案部门的功劳。

（2）时效性。由于技术更新的速度越来越快，科技成果只有及时地进入市场，才有机会实现转让。这就要求科技档案部门应积极收集最新的科技成果信息，关注市场动态，在各方面条件许可的前提下，及时地将科技成果推向市场。

（3）政策性。技术市场交流的政策性主要是涉及到知识产权的保护，以及获得经济效益的分配。