档案馆管理电子档案的设备配置
 
电子文件管理研究课题组

    管理电子档案不同于管理纸质档案，管理电子档案要依赖电子计算机的软硬件环境。电子计算机的软硬件产品明目繁多，我们不可能以罗列产品的方式讨论管理电子档案所需要购置的软硬件设备。我们可以通过讨论电子信息处理技术对电子计算机的软硬件依赖情况，使档案馆得到启发。
    1、数据库管理系统。
    数据库是在电子计算机的外存储器上，按一定组织方式存储在一起的，相互有关且具有最小冗余度和可共享的、具有较高独立性的、能确保安全和完整的数据集合。数据库系统是用于组织和存取大宗数据的管理系统，它是有关电子计算机系统（硬件与基本软件）、数据库及其描述机构、数据库管理、用户及其应用程序、数据库管理员等几方面组成的总体。数据库管理系统是一组软件，它具有数据库定义功能、数据库管理功能、通信功能，通常由数据描述语言及其编译程序、数据操纵语言及其编译程序、数据库管理例行程序等三部分组成。关系性数据库管理系统是当前普遍采用的性能较好的数据库，如SYS-TEMR、dbase、ORACLE SQL／DS和DB2等。分布式数据库管理系统是当今信息处理领域中愈益被人们重视的一个分支，它是一组结构化的数据的集合，在逻辑上属于同一系统，而物理上分布在电子计算机网络的不同结点上。80年代后期，人们力图把关系数据库系统和面向对象的方法结合起来，探讨新一代的数据库，以适用新的应用领域的要求，这种新一代的数据库系统称为面向对象式数据库管理系统。多媒体数据库管理系统，是指对以数据库方式在电子计算机存储设备上合理存放的相互关联的多媒体信息的管理，这些数据集合及管理的特点是语义丰富、信息量特别大、管理过程特别复杂，更需要有技术环境支持。一般的数据库管理系统不适合工程数据的管理，如复杂实体的处理、动态模式的修改与扩展等，人们又开发了工程数据库管理系统。数据库的种类今后还会不断地扩大和完善。
    2、存储及输出设备。
    信息数据的存储需要相应的电子计算机外部设备和存储介质。主要有：磁盘存储器、磁盘、磁带和磁带机，光盘和光盘驱动器等。信息擞据的利用需要相应的输出设备。主要有：终端（通常有一个键盘和一个显示装置的组成），打印机等。
    3、软件和程序。
    软件，即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。软件中最重要的是操作系统，它是对电子计算机软硬件资源进行管理和控制的程序，也是用户和电子计算机系统的接口。各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行。根据操作系统所管的资源不同以及提供服务方式的差别，操作系统大致可分为多道批处理、分时、实时、网络和分布式等五种类型。程序是为解决某一问题而设计的一系列指令。根据被解决问题的目的不同而又可分为系统程序和应用程序。
    4、数据结构和数据。
    为保存电子文件的可存取性、可理解性、可利用性，必须对电子文件数据结构及类型进行了解。数据结构，即数据的组织形式，它既描述数据对象，又描述这个集合中数据元之间的相互关系。数据又有格式数据、正文数据、时态数据、图形数据、图像数据、声音数据等之分。
    各档案馆可根据自己现在保存和处理的或将要保存和处理的电子档案，参考上述四个方面的介绍，来决定自己选择的数据库管理系统，电子计算机软硬件平台、存储及输出设备、数据结构与数据以及元数据、背景信息等，购置所必须的电子计算机软硬件及外部设备，确保电子档案的管理和开发利用。   
 

——1999年6月10日《中国档案报》