一、档案实体分类

根据国家教委下发的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》（教办[1993]429号文），高校档案实体分为以下十大类：

1、党群类：DQ

2、行政类：XZ

3、教学类：JX

4、科研类：KY

5、产品类：CP

6、基建类：JJ

7、设备类：SB

8、出版类：CB

9、外事类：WS

10、财会类：CK

根据我校的实际情况，实体分类还有以下七类：

1、干部人事档案类：RS

2、学生档案类：XS

3、声像类：SX

4、实物类：SW

5、人物类：RW

6、资料类：ZL

7、死亡类：YG

二、上级来文

归档单位：最终收文单位、文件办理单位。

归档范围：上级有关工作指导万面的文件和与上海体育学院有关的文件。

上级来文包含：文件处理单、正文、附件。

整理方法：

上级下发需要办理或上报的文件，学校正式发文上报办理结果，学校发文在前，上级文件在后；一般性填报类文件，办理结果附在上级文件后面。

上级有关我校请示的批复发文，上级批复在前，我校请示在后。

三、校内发文

归档单位：发文单位。

归档范围：本部门所有的发文。

整理方法：文件排列顺序：正文、附件、发文稿、相关签报、签报附件。其中正文在落款处盖章，印章与落款一致。发文稿在签发处和发文单位加盖对应印章，签报在签报单位和主送单位处加盖对应印章。

请示类发文：我校对上级的请示发文，如果上级有批复，放在上级批复后面归档。如果上级没有批复，归入资料类。

四、重大会议（活动）

归档单位：承办单位归档、如果是联合举办，主办单位负责归档。

归档范围：

1、会议（活动）议程、讲话发言稿、交流材料；

2、会议（活动）的录音、录像、照片、播放的PPT（归入声像类）；

3、签名簿、礼品等（归入实物类）。

整理方法：会议议程、发言稿和交流材料组卷归档。

五、各类校级以上的竞赛（活动）

归档单位：竞赛（活动）承办单位、如果是联合举办，主办单位负责归档。

归档范围：

1、竞赛（活动）通知；

2、竞赛（活动）过程中形成的各类书面、音像材料；

3、获奖名单；

4、获奖成果。

整理方法：获奖名单、过程中的书面材料和竞赛通知需要组卷归档，获奖最终名单放在最上面，过程材料随后，竞赛通知放于最后。

六、校级以上评奖文件

归档范围：评奖通知、上报材料、评奖结果的通知。

整理方法：评奖结果通知放在最上面，上报材料随后，评奖通知放于最后组卷归档。

七、电子文件

归档范围：

1、各类纸质文件的电子版；

2、重大会议（活动）的照片、录音和录像；

3、会议多媒体演示系统及内容；

4、展览或宣传画册的电子版材料；

5、本科生、研究生毕业时采集的电子数码照片；

6、历届毕业生集体合影。

八、实物归档

归档范围：

1、获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖杯、奖牌、奖旗等；

2、各类活动中馈赠的礼品等；

3、各类字画。