选题的依据-科技档案编研

科学地确定编研成品的主题，应该是开展编研工作的必要性、可能性和科技档案部门的主观能动性的统一。即选题必须以科技档案信息的客观需求、良好的科技档案资源基础和编研工作的合理安排为依据。

（一）社会主义现代化建设的客观需要

满足社会主义现代化建设对科技档案信息的客观需要，是科技档案编研工作的最终目的，也是编研成品具有较高使用价值的基本前提。正确认识科技档案编研的客观需要，首先必须区分它们到底是个别需要还是群体需要，群体需要拥有一定规模或力度是编研成品满足的对象。任何把握既客观又有力度的科技档案信息需要求呢？

1.功能性需要

功能性需要，是对科技档案编研成品功能的定位，即确定其能够满足哪些方面的科技档案信息要求。根据科技档案的特点和作用，科技档案编研成品的功能具体分为以下几个方面。

（1）为科技生产及其管理活动提供具有普遍意义的或通用性的科技档案信息

科技档案是科技信息储备的主要形式，大部分科技生产和科技开发活动的档案都经过了科心研究或者技术实践的检验，而日常科技生产及其管理活动所具有相似性和继承性特点，决定了科技档案信息需求必然带有相同或相似性。比较成熟的科技档案反映了科技生产及其管理活动的规律，能够为这类科技活动提供客观依据或可资借鉴经验，能够避免重复的错误，提高生产与管理的效率。将这些应用范围广、比较成熟的科技档案信息作为编研的对象，就能为现行科技、生产及其管理活动提供直接有效的信息服务。

（2）为科研和数学工作提供具有典型意义或原始性的科技档案信息

科技档案是人类科技活动的“全息记录”，保存着大量科技活动的原始信息，其中有些信息甚至是不可再生的，这就更显科技档案信息的珍贵。人类进步的延续性，在科学研究和教育领域表现得更为突出。科学研究的任务是认识未知领域创造知识，教学工作的任务是传播人类已有的知识，这两项工作都必须在充分利用现有科技成果的基础上进行。针对这一特点，将科技档案中将那些长期、持续反映自然观测、科学实验的数据、事实、具体经验，剥离出来进行整理与加工，可以为科学研究与教学活动提供生动、可靠的原始资料，既为科研和数学工作的发展创造了良好的条件，又充分发挥了科技档案信息的社会作用，是一项极有意义的编研工作。

（3）为人类文明的建设与发展积累和保存科学文化财富

科技档案是国家现代化建设的真实记录，客观地反映着各项科技活动的轨迹、成就、以及科技活动的状况，对人类文明的建设与发展有重要的意义。将重大科技活动和重要科技成果档案的精华部分，加工成各种形式的编研成品，不仅有利于科技档案信息的交流，满足当前各项实际工作的需要服务，而且有效地积累和保存了这些科技文化财富，为人类社会长远利用需要服务。积累和保存人类的科技文化财富，这是科技档案部门的特殊的历史责任，应当以对社会和历史负责的态度做好这类编研工作。

2.时效性需要

时效性需要，是指科技档案利用群体对科技档案信息需求，存在着时间层面上的差别。以此可以将即利用者对编研成品的信息需求，分为当前需要和长远需要、现实需要与将来需要，以及当前争需与否等不同时效性差别。

信息技术的普及，已经使当今的科技档案信息成为实时性信息，它们与现实科技活动联系越来越紧密，其现实作用更加显著。因此，科技档案信息的现实使用价值，与其反映的科学技术一样具有较强的时效性。错过利用科技档案信息的有利时机，其编研成品的作用将大打折扣。同样，如果科技编研成品没有赶上预期的利用需求，就难以实现其预定的目的。因此，选择科技档案编研成品的主题，必须重视其客观需求的时效性，及时抓住当前急需，把它们作为首要选题。以便创造多次实现科技档案编研信息的技术、经济效益的时间条件。此外，科技档案编研成品作为科技档案信息研究、加工的成果，只有树立效益观念，才能在保证当前急需的同时，强化编研成品广泛和持久的利用价值，妥善处理好为当前需要服务与为长远需要服务的关系，使科技档案编研成品尽量达到及时性与持久性的统一。

区别不同的时效性需求，决不是要将各种需求的时间特征对立起来，而是为了强调选题的不同侧重点，以便科学、合理地安排编研选题。时效性是不同科技档案机构从事编研选题的重要依据，对于基层科技档案部门的编研选题尤其重要，因为它们管理的科技档案正处于利用的高峰期，现实作用最为明显，应该将满足当前急需摆在首要的地位。对于科技专业档案馆而言，其馆藏20年以上，已经进入利用的休眠期，科技专业档案馆编研选题的时效性，一般应该侧重于长远的信息需求。

3.层次性需要

层次性需要，是指从事不同工作的科技档案利用群体，对编研成品的内容、专业程度、信息形式以至利用方式的要求，存在着层次上的差别。

科技档案编研成品虽然可以满足多方面利用的需要，但是就目前我国的“信息国情”而言，绝大多数科技档案利用需求是由利用者的工作需要引发的。科技档案编研成品的利用群体，主要从事的是科研、生产技术及其管理工作，不同层次的职能分工，反映了他们的任务、职责不同，人员素质不同，信息能力也不相同，因此，他们对科技档案编研成品提出不同层次的要求是必然的。编研选题时只有充分认识这种差别，才能使编研成品富于针对性，才能保证编研成品达到预定的效果。根据档案利用群体的职能，编研成品的利用需求分为以下层次。

（1）决策层的信息需要

决策层，即科研、生产的管理人员或领导者。他们的职责是以决策的方式，对职责范围内的活动进行协调与控制。科学的决策离不开丰富、可靠的档案信息，决策者利用科技档案信息，不是要详细了解相关科学技术，而是要以此为依据决定相关领域和范围的科技政策或决定。因此，他们一般希望直接获得带有全局性、方向性和综合性的档案信息，要求信息密度高、信息加工比较充分，便于进行分析比较，以便使作出的决策尽可能科学、全面，避免产生不必要的失误。因而，决策层比较愿意使用综合性强、评述性的编研成品。

（2）科技创造层的信息需要

因此，技术创新人员强调，科技档案信息的新颖性和实科技创造层，是指从事科学研究、技术创新工作的科研人员与工程技术人员，他们是科技档案编研成品的利用主体。由于科学研究与技术创新的任务与规律不同，二者的信息需求存在一定的差别。

科学研究层，指主要从事基础研究的科研人员，他们的任务是发现或揭示未知的规律、形成新知识。基础科学以研究分析科技信息为重要手段，信息研究占其总工作时间的较大（约40%）比重。因此，他们对编研成品的要求更注重信息的广泛性、理论性、原始性，专业性。由于科学研究的发展难以预测，以及科研人员的智力因素等作用，所以科研人员更愿意亲自分析和选择档案材料，不希望对相关信息进行太多的加工。他们比较欢迎资料性的编研成品。

技术创新层，指主要从事应用研究和产品开发工作的工程技术人员。当前经济的发展越来越依赖技术创新。所谓技术创新“是指把一种从来没有过的关于生产要素的‘新组合’引入生产体系。这种新组合包括：①引进新产品；②引用新技术；③开辟新的市场；④控制原材料的新的供应来源；⑤实现工业的新组织。”因此，技术创新人员强调，科技档案信息的新颖性和实用，希望直接以科技档案编研信息作为技术创新的依据，或者从中得到借鉴与启迪。为了通过市场实现科技创新的价值，工程技术人员还要求提供相关科技政策、经济政策、商品需求与价格等市场信息。所以，技术创新层对科技档案信息新颖性、可靠性、及时性和综合性的要求较高，比较欢迎专业性强、内容精练的编研成品。

（3）执行层的信息需要

执行层，是指生产技术的操作者。他们希望准确、具体地掌握有关的科技档案信息，以便及时解决实际工作中遇到的问题，或者以此提高自己的专业技能。由于特定的知识结构与信息能力，他们比较愿意使用直观性强、简单明了的科技档案信息。因此，介绍具体操作技术、操作方法、技术规范的编研成品，对他们最为适用。

（二）科技档案信息资源的状况

科技档案编研成品是由科技档案信息加工而成的，因此，确定编研成品的主题必须考虑科技档案信息资源的条件，即具备比较理想的科技档案库藏基础。如果说，现代化建设对科技档案信息的客观需求，提供了选择相关编研成品的主题的必要性，那么，信息资源状况则奠定了编研主题的可能性。只有必要性，没有可能性，即没有相应的科技档案库藏基础，编研工作就成为无米之炊，不仅开展编研工作将会遇到极大困难，而且编研成品的质量也难以保证。确定编研成品选题，应该从以下方面把握相关主题的科技档案信息资源状况。

1.编研选题应发挥自己的库藏优势

我国科技档案按专业集中、分级管理的档案工作制度，决定了科技档案部门的库藏内容存在一定的分工。由于各科技档案机构收藏的档案内容，与本系统或本单位的职能分工相一致，各自不同的库藏主体与专业内容，构成了各级各类科技档案部门特定的库藏主体及其库藏特色。科技档案部门选择编研成品的主题，必须从自己特定的库藏结构出发，发挥本单位科技档案信息的优势，使国家的科技档案信息资源得到普遍的开发。例如，基层科技档案部门的收藏特点是，其科技档案具体、详尽地反映相关科技生产活动的全貌，适合开发那些为当前或近期科技生产及其管理工作需要服务的具体、实用的编研主题。科技专业档案馆的馆藏特点是，档案来源广泛、典型性强、内容比较概括、形成时间较长，更适合选择那些基础性、综合性、史料性的编研主题，以便广泛地为社会各种需要服务。

立足自己的信息优势选题，可以扬长避短，保持编研成品的高质量，充分发挥自有档案信息资源的价值。同时，在宏观上还可以避免重复选题，形成开发科技档案信息资源的合理分工，使国家科技信息资源得以普遍开发，保证我国科技档案编研工作的整体最佳效益。

2.选题应该适合库藏科技档案的内容范围

科技档案编研工作是在丰富的信息资源的基础上进行的优化，因此，为编研成品选择的主题，必须考虑到为相关主题的选材留有余地。即编研成品的主题的范围应小于库藏科技档案的内容范围。否则，编研成品的质量就难以保证。某城市建设档案馆准备以自己库藏数量较多的测绘档案，编辑一部反映该城市测绘成果档案的汇编，以便为老城区的规划提供历史依据。但是选材时却发现，其测绘档案虽然数量很大，但测绘的范围却很不平衡，如果以该市的测绘成果为选题范围，有些地区的测绘档案将势必“竭泽而渔”，甚至个别地区还会因缺乏档案材料造成某些地区的空白，无法保证编研成品的质量。因此，将原订的主题范围缩小为，测绘档案比较丰富的古城墙测绘成果。由于主题范围内测绘档案的选材余地大，不仅顺利地完成了编研工作，而且保证了编研成品的质量，取得了良好的利用效果。

3.与主题相关的科技档案要具备一定的质量

为编研成品选题时，不仅要注意与主题内容相关的科技档案应有一定的库藏数量，而且还要求它们必须达到一定的内在质量。即档案材料要齐全完整。如，对一项科技活动形成的科技档案而言，其主要的档案成分应当齐备。否则，有关档案主题的编研工作仍难以完成。某科研单位档案部门为了满足某个大型高科技产品研制人员了解相关产品技术改进情况的信息要求，编制了《XX定型产品设计变更及技术处理情况汇编》，汇集了该产品有关技术、设备、工艺、工装、零件、质量控制以及管理工作等方面1200多次的更改信息，为新的研制工作提供了极有价值的借鉴。假如该类产品档案成分不齐全，没有相应的更改文件，档案部门就难以满足这样的信息需求，新产品的研制难免走弯路。

（三）科学地安排编研成品的主题

科学地安排编研成品的主题，是指对各个备选主题进行相关性分析与综合评价，结合编研的实际可能，统筹安排各个主题，提高编研的整体效益。

科技档案信息具有较强的现实性，为编研选题创造了较大的空间，确定编研成品的主题就更要讲求效率，避免盲目性，将编研选题的客观必要性、档案信息资源的可能性，与编研工作的实际可行性统一起来。科学的安排有关编研成品的主题，就是这种统一的集中体现。

科学地安排编研成品的主题，一方面是为了保证编研工作持续、健康地发展，建立正常的编研工作秩序，必须要加强选题的宏观调控。另一方面，编研是一种智力生产活动，必须实事求是地分析每一个选题的可行性，心血来潮、仓促上解，绝不能生产出高质量的编研成品，为此，科学地安排编研成品的主题应该处理好以下关系：

1.从简到繁，难易结合，合理安排编研成品的主题

为了满足不同需要，编研成品的内容有详简之分，篇幅有大小之别，材料加工繁简不等，编研工作也存在难易程度的不同。安排编研的主题，应根据编研工作的实际情况，将不同加工难度与不同工作量的主题合理搭配。在编研工作刚刚起步时，尤其要注意编研课题的安排必须从小到大，从简到繁，从易到难，循序渐进，以便逐渐积累经验，锻炼编研队伍，不断提高编研工作的水平，保证编研工作稳步发展。即使是在编研工作开展得卓有成效的单位，也要通过合理安排编研课题，既及时满足利用需要，发挥各种编研成品的效用；又能保持编研工作张弛有度，提高编研工作的整体效益。

2.分析各主题之间的关系，有序地安排相关的主题

为编研成品确定主题，首先，要了解相关主题需求的时效性，一定要优先安排当前急需的编研主题，使编研成品及时满足当前利用的需要。其次，要把握相关主题之间的依存关系，充分发挥它们的相互作用。某沿海开放城市的城建档案馆为了配合创造良好投资环境，加强城市建设工作。拟定以开展一项反映城市规划史的编研课题。但是，这个城市历史上曾相继被几个帝国主义国家占领。经过新中国几十年的社会主义建设，城市发生了翻天覆地的变化，原有的街道、港口、建筑物的名称，几经变更，在搜集的有关档案编研材料时，发现许多建筑物、街道的名称对不上号，致使规划史的编研难以继续。这种情况不仅使该项编研工作陷入了困境，而且给查找利用各历史阶段的档案带来了一定的困难。该城建档案馆本着先基础后深化的原则，调整了编研计划，首先安排了《新旧街道名称对照表》、《企业、事业单位建筑物历史沿革》等编研成品，既排除了日常查找、利用历史档案的困难，为日常利用工作提供了重要线索，也为规划史的编研工作创造了条件，铺平了道路，取得事半功倍的效果。

3.加强相关主题的整体建设，不断提升编研成品的价值

为了充分发挥科技档案编研成品的作用，选题还应当树立系统观念。在实现每个编研成品各自的质量和作用要求的同时，注意分析各主题之间是否存在一定的逻辑联系，使它们既自成一体，又成龙配套。例如，某专业设计院针对设计人员经常查找某些技术、经济数据的实际情况，档案部门为了节省他们的查找时间先后完成了查找频繁的《钢筋混凝土烟囱数据汇编》、《筛焦楼数据汇编》、《卷扬、升降设备数据汇编》和《贮煤数据汇编》等编研成品。为了更好地发挥这些编研成品的整体效能，档案部门有意识地安排了《砖烟囱数据汇编》、《熄焦塔数据汇编》和《消防系统数据汇编》，形成了焦化生产系统数据的系列汇编，进一步扩大了各编研成品的作用。

值得注意的是，除了少数事先安排的某些系列编研项目外，大部分编研成品往往是针对特定需求独立地完成的。因此，更需要树立系统概念，注意分析各编研成品主题的相关性，自觉将它们系列化，在充分实现系列编研成品作用的同时，科技档案编研工作的意义也进一步得到了体现。