查找档案材料的要求与方法

选材的第一步是查找相关档案材料，即根据编研成品主题的要求，尽可能全面地掌握相关科技档案材料及其内容。为了有效地找到档案材料，必须研究科学的查找方法。

（一）确定编研材料的查找范围

科技档案材料的查找范围，即根据编研主题与编研方案的要求，具体界定选材的内容、时间范围及其信息来源。广义而言，查找（选材）范围可分为相对范围和绝对范围。相对范围是指根据需要与可能确定的，有限的查找材料的范围。与此相对应的绝对查找范围，即单纯根据编研主题涉及的知识内容，无条件地确定的查找范围。虽然，绝对选材范围查找的档案材料面广，选材余地大，编研材料的信息质量较高、编研成品的使用价值更加普遍。但是，其工作量大、编研难度就大，涉及的知识产权关系复杂，一般只适用于全局性和历史性的大型编研项目查找材料。就大多数科技档案部门而言，开展编研工作必须从实际需要出发，综合考虑编研项目的投入产出比，实事求是地确定相对的查找范围。

（二）编研材料的查找要求

1.可靠性要求

可靠性要求是编研选材的首要条件，即查找的相关科技档案材料及其记录的内容必须是客观的历史记录。为此要求：

（1）科技档案实体必须是可靠的，即查找的档案材料应该客观的历史记录。根据科技档案形成规律得知，客观的历史记录是针对特定的客观需要而产生的，原始性强、信息的可靠性高。如何把握科技档案原始性的标志？关键是要严格检查科技档案材料的技术审核标记，凡是具备必要的签署手续的科技档案实体都可以被认为是可靠性的。

（2）科技档案的内容应该是可靠的，即查找的科技档案信息要客观地反映科技、生产活动的过程与成果。无论是对自然现象的观测记录，还是对工程项目、设备仪器等实物形态的描绘，或是对科技、生产活动及其管理工作的表述等都应该与客观实际相符合。只有查找的科技档案材料真实、可靠，才能编研出既能为当前实际工作服务，又能为将来保存有重要史料价值的编研成品。

2.广泛性要求

广泛性要求即为编研主题查找的有关科技档案材料应尽可能彻底，特别要网罗与主题相关的全部科技档案材料。广博的档案材料是贯彻科技档案编研效益原则的基础，如若相关档案材料搜集得不够，甚至出现内容上的空白，编研人员就无法进行编研材料的取舍，就难以提供高质量的编研成品。

广泛地选择档案材料，一方面，要求查找档案材料的内容范围要适当放宽，如果规定的查找范围的针对性太强，与主题相关的档案材料难免被排除在外，就不能反映档案材料之间互相影响、互相渗透、互相印证的关系。另一方面，要求查找的档案材料的形式要多样化，以便使不同规模、不同载体的相关信息的内容都得到反映。

3.档案材料的完整性要求

档案材料的完整性要求，即查找的档案材料应该包括必要的内容要素，能够相对完整地表达某一信息主题，在内容上自成单元。查找档案材料应该以一条完整的科技档案信息为对象进行的，每条信息既是编研人员研究的对象，又是加工编排的基本单位。比如，文字档案材料应该记录其原因、过程、结果和出处，图样档案材料应具有相应的图形和技术条件的文字说明；数据材料应包括数字、计量单位、时间、地点或范围等。如果查找的编研材料内容不完整或缺乏实质性内容，选材就失去了意义。尽管不同类型编研成品的信息质量存在一定的差别，但是，无论那类科技档案信息都有自己完整的标准，明确各类科技档案材料各自完整的标准，是有效查找科技档案材料，提高编研选材质量的必要条件。

（三）档案材料的查找方法

1.检索的方法

检索的方法，是指利用现有的检索工具，系统查找有关的科技档案材料。这是编研选材最基本的查找方法。

目前，科技档案部门都配备了必要的检索工具，运用检索工具的方法查找材料，编研人员首先必须研究编研主题，深入理解其涵义，了解它的专业性质和需求目的，掌握编研主题的内容范围，明确相关科技档案材料所属的类别；还要认识与主题关系最密切的科技档案材料，以便突出重点，迅速、准确地找到有关档案信息。其次，要熟悉各种档案检索工具的作用和使用方法，分析编研主题与档案检索工具的关系，以便有效的进行检索，全面地查找有关的档案材料。再次，注意运用其他介绍性档案材料。不仅档案部门的目录、索引、指南等检索工具具有查找功能，而且科技文件归档说明书、档案考证，以及现有的编研成品，也能起到一定的查找作用。而且，它们一般都有比较客观的评价或介绍，更加便于编研材料的鉴别。充分发挥各种档案检索工具的功能，是最基本最有效的查找材料的方法。

2.发掘的方法

通过分析已经掌握的科技档案信息及其各种联系，发现新的查找线索，进一步发现与获得有关的科技档案材料，是查找档案材料的重要方法。

科技、生产活动的综合性，造就了科技档案信息之间的专业技术联系、工艺方法的联系、内容结构的联系、时间联系以及责任者等联系。研究这些联系可以进一步扩大查找线索，深入发掘某些相关的科技档案材料。如，通过有关档案内容反映的套用关系可以发现套用档案内容的新线索；通过分析科技档案的内容，就能从机构、专业类别等角度，进一步查找相关档案材料。采用发掘的方法查找档案材料，要求编研人员要具有较强的信息意识和专业意识，善于发现和捕捉各种有用的信息，不断拓宽查找范围。

在选材过程中，发掘的方法与检索的方法常常是互为补充的。根据检索工具发现相关档案材料，分析相关档案信息就能够发掘出新的查找线索，进一步扩大检索范围；通过再一次检索将获得更多的相关档案材料，进而又将发现更多的新线索，有待于进一步去发掘。发掘与检索互为补充与配合，推动着查找工作的不断深入。

3.实地调查的方法

对有关档案的物质对象或客观现象进行实地考察，实地测绘或搜集相关的档案及科技信息，是查找档案材料的补充方法。由于科技、生产活动的延续性，许多科技活动在其档案归档以后，还会形成新的档案材料。如果管理制度不够健全，这部分科技文件就可能没有及时形成，或者形成后没人积累、整理与归档，以致科技档案部门保存的科技档案内容残缺不全。还有的科技档案没能及时补充反映客观实际发生重大变化的内容，致使查找到的科技档案材料与目前实际不相符，造成了科技档案内容的动态失真。应当根据需要，对编研主题反映的实物或客观现象，进行实地考察以便切实掌握科技档案材料的准确程度。查找建设多年的基本建设工程、地下管线工程或安装运行多年的设备仪器的档案材料，较多地采用这种方法。另一种方式的实地调查，是指编研人员主动探入到科技活动的现场，向有经验的科技人员调查了解相关科技活动的发展过程与变化的情况，获得有关科技活动变化的第一手材料，实地调查是保证人选信息（材料）动态的准确性，确保实现其现实价值的必要手段。