确定入选档案信息的标准与方法

确定入选档案信息，即对查找的档案材料的内容和价值做进一步的鉴定，最终确定入选的档案信息，并且以集中入选信息（材料）的形式完成编研选材工作。

（一）入选档案信息的标准

1.反映典型的科技信息

典型的科技信息，指科技档案的内容反映了相关科技活动的主流或规律，具有一定的代表性。提供典型的科技档案信息，是编研成品广泛利用价值的内在基础，对于常用的或具有历史意义的编研成品，尤其应该强调入选信息（材料）的典型性。

2.反映先进的科技信息

编研成品是否反映先进的科学技术信息，是维系该编研成品现实价值与历史价值的纽带。先进的科技档案信息能够激发广泛的利用需求，而反映一定时期先进技术的档案信息，才具有历史意义，先进的科技档案信息也是利用者的利用交点。因此，为科技档案编研成品确定入选信息，必须将先进性作为决定其取舍的主要条件。

由于技术先进性是一个相对概念，其尺度难以把握，在判断入选档案材料的技术先进性时，应该结合特定服务对象的特点和编研的目的，具体分析有关科学技术是否为首创，是否具有一定的新颖，是否与相同技术有本质区别或显著优势，是否有良好的社会效益等因素，对科技档案信息进行综合分析。

3.反映具有实用价值的科技信息

实用价值是科技档案编研成品使用价值的特殊标志，即针对特定的现实需要，选择比较成熟、稳定的科技档案信息。科技档案编研成品的根本目的是报道、交流科技档案信息，推广新的科学技术。为了使每个编研成品都具有特定的功能，实用性就成为决定档案材料能否入选的重要尺度。为此，除了要考虑到科技档案信息是否具有先进性或启迪借鉴、或传授知识的作用以外。还要具体分析这些档案信息是否具有一定的传播潜力。实用性就是促使编研信息广泛交流的“催化剂”。认识科技档案信息是否具有实用性，应该把握入选信息的以下技术特征：第一，成熟度，即该技术是否经过实践考验或者进入实际使用阶段；第二，适用性，即该技术是否适合我国的国情或者本地区资源与技术发展的需要；第三，效益，即该技术的技术效益、经济效益或社会效益是否显著。

4.符合编研方案的要求

编研成品的多样性决定了具体入选信息标准的具体或者特殊性，编研方案将具体的编研目的融入特定的选材要求之中，提出了可操作性的选材标准。根据编研方案提出的这些标准，就能准确、有效地确定入选信息，为编研成品的高质量奠定基础。

（1）入选档案信息（材料）的内容应切近编研成品的主题。确定入选信息（材料）与查找材料的目的不同，其具体要求也各有侧重。查找材料提倡“宁宽勿漏”，以便为材料的比较与鉴别留有充分的余地；而确定入选信息讲求“严格标准”，为的是保证编研成品的质量。因此，对于那些与编研主题关系不够直接或在技术水平上距离较大、可选可不选的档案的档案材料，一般不应该入选。这样会使编研成品内容精练，重点突出，使利用者花费较少的时间，就能获得大量、高质量的科技档案信息。为领导服务或专题性编研成品，尤其要强调这一点。

（2）入选档案信息（材料）的专业水平应适合编研成品的利用对象。编研方案明确编研成品类型的实质是明确其特定的利用群体，而利用群体具体的技术水平、信息能力，对科技档案信息提出了不同的技术要求，这是确定入选档案信息的基本出发点。例如，对于科学技术先进性的要求，工程技术人员与科研人员，技术人员与管理人员，研究人员与操作人员的认识和需要存在很大悬殊。因此，确定先进性的具体尺度，必须与编研成品利用群体的状况和需要相适应。

（3）人选档案信息（材料）的形式应该适合编研成品的类型。类型规定了编研成品的不同的信息特点与作用。例如，简介式编研成品与研究性编研成品，对档案材料详略的程度要求不同；普及性编研成品与研究性编研成品，对科技档案信息内容的加工深度要求不同；内部使用的编研成品与公开发行的编研成品，对档案材料机密等级的要求不同等等。可见，入选档案材料必须适合编研成品的类型，选材工作才能实事求是、顺利地完成，编研成品也才能及时、有效地发挥作用。

（二）鉴别入选档案信息的基本方法

确定档案材料的实质是分析、鉴别档案信息的价值，根据价值决定其是否入选。分析、鉴别入选信息，一般要经过初选、复选、定选等反复地筛选等过程才能完成。初选，一般是与查找档案材料同步进行的。通过初选，排除了与主题内容无关、不太可靠的档案材料，进一步缩小了选材的范围。复选，通过对初选的档案材料的深入研究，排除疑点提出取舍的初步意见。定选，则是在复选的基础，从整体出发对准备入选的档案信息（材料）进行综合评定，最终决定其弃取。对定选中难以判定的档案材料还可以要进行复议。

选材采用独立工作与集体研究相结合的筛选方法。选材工作强调发挥编研人员的钻研精神，由他们根据入选档案信息（材料）的具体标准，分别完成个人分担部分档案材料的初选与复选。为了保证选材的总体质量，人选档案材料最终还要在编研项目负责人的主持下，由集体研究确定，必要时还可以请有关专家审核。鉴定时应该注意掌握以下尺度：

1.根据档案材料的状况，灵活掌握选材标准

选材中经常遇到这样两种情况：第一种，为单份文件的判定，指对查到的唯一一份反映某一科技、生产活动的档案材料进行判定。为了防止出现材料的空白，应该适当放宽单份材料的入选标准。只要档案材料可靠性，其他入选条件均可作为参考，对于它存在的缺陷，可以通过补充、核实等方法加以完善。第二种，为多份档案材料的判定，是指对反映同一科技、生产活动的多份科技档案材料进行的判定。这种情况一定要严格掌握标准，通过比较与鉴别，认识档案材料的内容特点，从中筛选出最典型的一份或少数几份高质量的档案材料入选。

2.根据科技档案的形成规律，掌握鉴别信息价值的客观标志

鉴别科技档案信息的依据是其信息的价值。根据科技档案的形成特点，其价值往往具有一定的外在表现形式，研究和掌握这些外在表现形式，就能比较简便地在内容相同或相近的档案材料中，鉴别出更适宜入选的档案材料。

（1）责任者标志，即科技档案的形成单位或个人的技术水平特征。科技档案责任者的情况直接影响着档案的质量，包括：责任者的技术实力、管理水平、商业信誉等，都在一定程度上反映了该单位科技活动的科学性与规范性。这些可以通过科技档案形成单位的专业资质等级、国际质量管理认证，以及责任者个人的职务、职称得到证明。选择最具权威的责任者形成的档案材料，是鉴别档案材料价值的有效依据。

（2）时间标志，既科技档案的形成时间。当前，科学技术发展日新月异，科学技术活动发展、变化的节奏越来越快。一般而言，相对同一科技活动的档案材料，科技档案形成的时间越晚，与科技活动的现状就越接近，技术越成熟。选择最近形成的档案材料，是判定同一内容档案材料可靠性的依据。

（3）持续积累标志，即科技档案连续形成或反映相关科技活动的时间跨度。科技活动的延续性要求科技档案动态反映相关科技活动的面貌，而连续积累能够提高科技档案信息的价值，如，长期积累的自然观测档案才能客观反映自然规律，相关科技档案的持续积累也会扩展它们多方面的使用价值。选择持续形成或积累的档案材料，是选择性质同类科技档案材料的重要标志。

（4）应用标志，即科技档案材料在使用过程中留下的修改等各种标记。市场经济条件下科技创新具有可观的经济意义，技术发明者为了获得发明的优先权，往往急于公布自己的科技成果，许多没有经过正常生产试验科技档案信息，难免带有某些不确定性，影响了它们的实际使用价值，因此，选择经过生产实践的档案材料可靠性更高。

（5）文种标志，即科技档案材料的文件种类名称，文件种类反映了文件的作用范围、作用性质，也反映了文件的可靠程度与权威性。根据文种能够鉴别相关科技档案材料的不同价值。

（6）文本标志，即科技档案原文的稿本形式。科技文件在形成、制作过程中，形成了草稿、定稿、原本、正本、副本，以及同一文件的不同版次等文本形式，不同文本反映了它们的内容与作用的差别。应该根据编研的目的选择不同的文本，如依据性或公开流通的编研成品应该选择定稿或正本，研究性或资料性的编研成品可酌情选择其他文本，特别是最原始的文本。

（7）技术参数标志，即档案信息反映技术对象的性能、规格、结构等技术指标，技术参数能够直接反映相同技术产品的特征、功能、技术水平，是鉴别科技档案材料的客观依据。

（三）集中入选档案材料

集中入选的档案材料是编研选材的成果及其完成的标志，目前一般采取将确定入选的科技档案信息或原文转移到其他载体上，以集中这些载体的转移形式实现入选信息的集中。根据编研选材的经验，编研人员创造了选材工作单，将入选信息大都被转移到“选材工作单”上，以集中选材工作单的形式实现了编研材料的集中。

1.选材工作单的作用

选材工作单是如实反映科技档案入选信息的表格。在编研工作中，选材工作单既作为入选档案材料的替身，实现了科技档案信息的集中；又作为编研加工与材料编排的对象，不仅方便了编研工作，保护了科技档案原件；而且能够解决集中有关科技档案材料与其利用者借阅科技档案的矛盾，保证了档案利用工作的正常进行。

2.选材工作单的内容

选材工作单根据选材对象的不同，分为一般性选材工作单和声像选材工作单，其内容如表4-1和表4-2。

3.选材工作单的使用要求

利用选材工作单集中反映入选的科技档案信息，可以随着选材工作的深入不断地补充和完善，方便可行。在使用时应该注意以下问题：

（1）信息登录要单元化。所谓“单元化”即根据入选档案材料所反映的信息量与内容特征，将其分解为若干相对独立的最小信息单元，使每一张选材工作单只代表一条独立的信息，以便于而后的信息加工和编排。具体作法是，内容较少的信息，可直接抄录在选材工作单上；内容较多的信息，可以将它们原文的复印件附于选材工作单之后，只将其信息特征，如题名、数量等填写在选材工作单上。信息记录单元化，保证了选材工作单作用的实现，是优化编研程序的必要条件。

（2）信息登录的规范化。为了便于信息的分析、比较与加工，选材工作单记录的信息应该忠实、完整地反映入选的科技档案信息，应该包括选材工作单记录事项和登录内容深度一致等规范化要求。前者通过精心设计选材工作单来实现，后者则要由登录内容的规范化来控制。登录的规范化要求登录的科技档案信息不仅要反映结论、成果等科技特征信息，而且还应反映它们的背景、性质、状态、过程、特征、作用和方法等相关信息。这些对保证人选的信息的质量和一致性具有重要作用。

另外，登录时还应该注意将选材过程中了解到的其他有关信息，如对入选档案材料的客观评价意见等，记录在选档案材料工作单的相关事项栏中，以便为下一步的编研加工提供更多可资参考的信息。