科技档案编研信息的加工的要求

科技档案编研信息的加工，即按照编研方案的要求，采用特定的信息加工方法，对入选的编研信息进行相应的技术处理，形成构成编研成品最基本的信息单元。编研信息的加工的目的是为了提高编研信息的质量，便于入选信息的编排与交流。

（一）科技档案编研信息加工的意义

1.为提高编研成品的信息质量，必须对编研信息进行加工

科技档案编研成品的突出特点是，能够提供高质量和高密度的科技档案信息。由于科技档案原始信息数量大而且分散，编研工作不仅需要从分散的科技档案实体中挖掘、筛选有价值的科技档案信息，而且还要对它们进行提炼、浓缩使它们更加精练，以便使利用者以较少的时间获得更多的、更有效值的科技档案信息。这种提炼、浓缩的任务，就是通过对编研信息的加工完成的。

2.为及时反映科技活动的发展，必须对编研信息进行加工

科技活动总是处在不断发展变化之中，对此科技档案有时不能及时予以反映，因而影响其准确、如实地记录和反映科技活动的功能。例如，有的产品因其性能的拓展使原产品档案进行了多次修改，有的设计方案经过反复论证形成了不同版次的科技档案，有的生产工艺已经被新的方法所代替，有的技术标准已经为新的数据所刷新，有的工程项目或机械设备经过使用和改造发生了很大变化等等。所有这些，如果科技档案编研成品不能给予反映，将直接影响科技档案信息的实用价值。对编研信息的加工能够将这类信息及时补充到相应的科技档案编研成品之中，使利用者获得动态的科技档案信息，有助于不断提高科研、设计工作的质量。

3.为便于编研成品的传播，也必须对编研信息进行加工

对编研信息的加工的另一个重要目的，就是要使科技档案信息易于吸收。由于科技档案的形成于不同的历史时期，各时期都有其具体的技术标准，长期的积累使科技档案的内容、技术表达方式存在很大差异，有些科技档案信息虽然内容性质相同，但叙述方法或信息的表达方式“五花八门”。这些对当今利用者产生了一定的阅读障碍，不利于科技档案信息的吸收。因此，编研信息的加工还担负着使档案信息表达方式符合当代技术标准的责任，这类加工实质上为编研成品的传播创造了条件。

（二）编研信息加工的要求

对编研信息的加工是一项科学性很强的工作，必须以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导，坚持严肃、审慎的态度和一丝不苟的负责精神，并且按照以下的要求进行。

1.尊重原文

原文，是指科技档案的原始记录形态。尊重原文即要求对编研信息进行加工时，必充分尊重科技档案原文的原始性，不能随意对它们进行实质性修改。这是因为，科技生产活动的严密性，造就了科技档案如实记录和反映了科技、生产活动的客观性，科技档案原文一般是准确、可靠的。编研加工中如果对档案原文的实质性内容产生疑义，认为需要修改时，应该坚持可改可不改的坚决不改；一定要改的必须多方面核实，从权威的文件中找到可靠的依据，否则不允许改动原文的内容。而且要根据编研成品的作用，决定是否将修改的内容与原文区别开来。随意改动科技档案原文，违背了档案编研工作的原则，也是缺乏历史责任的表现。

2.忠于事实

事实，是指科技档案记录和反映的客观事物或活动的实际情况。忠于事实，即修改或者补充入选信息的内容，必须以相关科技活动的现实状况为准绳。忠于事实是保证科技档案编研信息动态的准确性，满足现实需要的重要措施，也是衡量信息加工质量的重要尺度。对编研信息的加工，一方面要尊重科技档案的原文，坚持慎改的原则；另一方面，更要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，忠于客观事实，从科技活动的实际情况出发，对原文中出现的与事实不相符合的情况，应当以事实为根据对档案原文信息进行必要的更正。尊重原文、忠于事实，是对科技档案编研信息进行核实与加工的理论依据。

3.适合编研成品类型的要求

科技档案编研成品以其类型的多样性，满足丰富的科技档案利用需求。科技档案编研信息加工方式的多样性，是科技档案编研编研成品多样性的前提。适合编研成品类型的要求即信息加工选择的具体方法与要求，应该进一步保持编研成品的类型特色。不同类型编研成品对科技档案信息有不同的要求，具体表现为编研成品不同的内容深度、不同的信息结构、不同的编写方式、不同的体裁形式等多种差别。各种类型的编研成品要求对于科技档案这种保持原始性的信息形式，采用不同的取舍方法、不同的表达方式等编研加工方法。比如，对于文字信息的加工就有：选用全文、节录或摘录、或者在原文的基础上重新推导、创造等加工方法；对于图形信息加工有：采用原图、根据原图绘制成简图或示意图等加工方法；对于数据信息的加工有：采用原报表的、选择相关数据的、重新整理设计新的表格等加工方法。这些具体要求在编研方案中都作了详细的、可操作性的规定，因此，对编研信息的加工必须根据编研方案的具体要求，选择适当的编研加工方法，以保证编研成品各自的信息特色，同时也从总体上丰富和完善编研成品的功能。

（三）科技档案信息研究方法

信息研究是科技档案信息加工的实质，贯穿于所有信息加工方法之中，信息研究方法成为科技档案信息加工的前提和基础。如果说开发科技档案信息资源能够产生巨大的技术、经济和社会效益，那么，科技档案信息研究方法就是产生这些效益的“催化术”。由于科技档案信息研究的对象广泛涉及不同学科与专业，其研究方法必然具有高度的综合性和渗透性，因此，科技档案信息研究方法多种多样，主要包括以下方法。

1.逻辑思维方法

逻辑思维方法是运用于逻辑手段对有关科技档案信息进行分析研究的方法。这种定性分析的方法，具有直感性强、推理严密的特点。常用的逻辑方法包括：

（1）比较的方法，即将相关科技档案信息进行对照，以揭示其共同点与不同点的信息研究方法。比较是最基本的逻辑方法，有比较才有鉴别，有鉴别才有选择和发展。比较的方式又分为，同类比较和异类比较、定性比较和定量比较、静态比较和动态比较、纵向比较和横向比较等多种类型。科技档案信息研究常用的比较方法如：研究水平的比较、技术水平的比较、科技发展历史与现状的比较、科技发展条件的比较、产品功能的比较等。通过比较确定了事物之间的差距，以便发现其中的问题或规律。

（2）分类的方法，即按属性异同将事物区别为不同种类的信息研究方法。世间一切事物都可以按其某种属性区分，并归入一定的分类。分类是各学科研究的一种基本方法，由于科技档案信息研究需要对大量的事实或数据进行集中和整理，分类方法必然成为整理科技档案信息的基本方法。科技档案信息研究常用的分类方法有：按内容性质分类、按问题分类、按时间分类、按地区分类等，通过分类能够使认识更加深入，以便形成新的知识。

（3）归纳与演绎的方法，归纳是指从若干个别事物和现象中寻找一般的、共同性规律的研究方法。它既是一种思维方式也是一种重要的分析论证方法。一般是以若干已知的事实为前提，通过归纳总结出某种一般规律作为结论。在科技档案信息分析中，常用的是典型事例归纳方法和因果关系判明法。演绎法则是通过一般性前提，推断具体事物的变化或变化规律的研究方法。科技档案信息分析经常用于根据相应关系直接推理或按三段论进行间接的论证。

（4）分析与综合，分析是把整体分解为部分，把复杂的事物分解为简单要素，加以比较与区别，从而认识事物本质的研究法；综合就是在思想中把研究对象的各个部分、各个方面或各种因素结合在一起统一考虑，形成对事物整体认识的研究方法。分析与综合并不是彼此割裂的，一个完整的认识过程应该是分析与综合的统一。恩格斯说：“思维既把相互联系的要素联合为一个统一体，同样也把意识的对象分解为它们的要素。没有分析就没有综合。”分析和综合的辩证统一，首先表现在二者相互依存、相互渗透之中。综合没有分析认识不能深入，只有分析而没有综合，认识就不能统观全局。其次，分析和综合的统一还表现在它们的相互转化上。人的认识是一个由现象到本质不断深化的过程。在这个过程中，从现象到本质、从具体到抽象的飞跃是以分析为主的；一旦达到对事物本质的认识，就要通过综合提出假说或建立理论，使认识在新的层次上再一次转入分析。人们的认识就是这样在分析——综合——再分析 ——再综合的过程中不断深化。

在科技档案信息研究中分析与综合的方法运用得比较普遍。如：产品发展研究总是先分析其材料质量、结构、性能等各项技术参数，然后再对各项指标进行综合分析；对先进技术应用的可行性研究，也是要先将本企业技术水平、能源、材料、设备能力，人员素质、市场销售潜力以及企业管理水平等各方面的现实可行性综合起来考虑，才能提出推广应用的具体建议或结论。

（5）类比的方法，就是根据两个（类）事物之间存在部分属性的相似性，推出其他属性可能相似的研究方法。类比方法具有跳跃性、直接性的特点，适用于横向领域知识的转移，成为现代模拟法、模型法、移植法的逻辑基础。根据不同的角度，类比进一步分为：对称类比、协变类比、因果类比、综合类比（模拟类比）、结构——功能类比、概念——机制类比等不同的类型。科技档案信息研究常用于类比的有：相同技术的类比、相似环境的类比、相关条件的类比等，类比能启发人们触类旁通地研究问题，以便模仿或移植相关技术。

（6）相关联系分析法。相关分析是利用事物之间内在的或外在的联系，根据一种或几种已知事物判断末知事物的研究方法。科技档案信息研究常用此法分析：因果关系、伴随关系、并列关系、包容关系等。

（7）相异思维，这是一种鼓励从不同侧面思考问题的研究方法，又称变换角度思维方法。当人们遵循习惯的模式进行研究总是得不到满意结果时，改从其他角度研究这个问题往往会使研究工作获得很大进展，或者使问题得到满意解决。这种方法常用于从某一角度进行研究得出结论之后，为防止片面性，有意变化为另一角度进行分析论证，分析相关联系能够利用科技档案信息提出不同的方案或设想，更好地为决策服务。

（8）实证方法，是用典型或具有普遍意义的事实或数据论证所提出的观念或结论的方法。实证方法是人们获取新知识、探求真理、发展认识的重要方法。科技档案信息分析时常常将此法与归纳和演绎方法结合使用。

2.数学研究的方法

数学研究的方法是运用数学的概念、方法和技巧，对科技档案信息进行定量分析、描述、计算和推导，以数学形式表现相关事物规律性的研究方法。它具有高度抽象和分析精确、具体的特点。所谓高度抽象指数学方法是从客观事物的空间形式和数量关系入手进行研究的，研究者接触的是公式或者模型而不是研究对象本身，因而是一种高度抽象的研究；所谓分析精确、具体，指这种研究方法可以表现事物发展过程中的渐变与差异，显示事物发展的具体程度，所得结论是一种具体的数量描述。随着科技档案信息研究的深入开展，传统的逻辑思维方法已不能完全适应客观需要，尤其是计算机的普及，很多复杂的统计和计算工作可以由计算机完成，信息的定量研究的运用越来越广泛。例如，运用列表法、图示法、专家调查会法、特尔菲法、定量评估法和建立数学模型等数学方法。数学方法的应用，既是科技档案信息研究发展的必然结果，同时对信息研究的科学化起到极大的促进作用。科技档案信息研究中常用的数学方法主要有：

（1）平均数分析法，即利用平均数对研究对象的各个方面、各个部分、各个环节进行相互比较，特别是通过对数量随时间而变化的分析，可以提示事物发展过程的趋势与特点，反映其规律性。在科技档案信息研究常用的平均数有，人均数量、平均水平、平均价格、平均效益等。

（2）指数分析法，指将某一现象报告期的数值与其基期的数值进行对比，一般以基期数值为一百，求报告期数值与基期数值的百分比。指数统计方法能把复杂的数量，用简单的数字比较表示出来，清楚醒目。在科技档案信息研究中，常以倍数和百分比，表示事物的发展或对比关系。

（3）动态分析法，所谓动态分析就是认识研究对象在时间方面的发展变化。科技档案信息研究中，经常应用动态指标揭示同一事物的不同阶段的发展水平、发展速度、增长量、增长速度等。

（4）技术经济分析法，是通过分析技术与经济之间的关系，比较和鉴别不同技术所产生的经济效果，从而选择最佳的方案，为企业决策和管理提供信息支持。科技档案信息分析中常用技术经济评价、盈亏分析、价值工程和可行性研究等方法，进行不同技术方案的比较、科技成果的评价和成本效益等比较分析。

（5）文献计量法，就是按照科技档案内容主题目进行计数、分组，以掌握一定时期相关科技档案信息的分布，进而系统地查明相关主题在特定时期研究重点及发展趋势的研究方法。文献计量学作为情报学的一个分支，是情报研究定量化的基础。在进行某些新技术、高技术的情报研究时，遇到相关专业知识不足，又难于采用其它研究方法时，采用文献计量学方法进行主题词频分析或套用分析，是一个很好的替代措施。