文字信息的加工方法
（一）选录
选录是指对入选的科技档案全文或部分原文，进行少量文字处理的信息加工方法。这种方法在基本上保持科技档案原文面貌的基础上，只是为了便于阅读和理解科技档案信息，进行了必要的文字的连贯与标准化等加工处理。编研成品中的文件选编或汇编主要采用此种方法加工加工而成。
（二） 摘编或摘译
摘编是对科技档案原文进行选择性摘录，按照既定的要求，整理成语言凝练、重点突出的短文的信息加工方法。摘译与摘编的区别在于，摘译需要首先将其他语言文字的科技档案信息翻译成中文，然后再进行摘编。摘编的方法是对有关科技档案信息客观的提炼和浓缩，它所提供的信息是科技档案内容的梗概，但是不再保持科技档案原文的面貌，属于对档案文献的二次加工。摘要或摘译是目前最常用的科技档案信息加工方法，编研成品中的简介、文摘和手册等均是以这种方法加工而成的。
1.摘编的内容构成
摘编或摘译是信息加工的基本方法，针对不同信息的特点和信息需求，形成了指示性、报道性等多种“文摘”类型，科技档案编研形成的文摘应该是其中比较详细地报道性文摘，即可以部分的代替原文利用的文摘，一般由以下各部分组成：
（1）题名，是经过概括的科技档案的题名，如，文件题名、项目题名等。
（2）简述部分，也称文摘文，是文摘的主体，即介绍相关科技档案信息的部分。一般应该包括：对科技活动的过程、技术原理、技术方法和结论的介绍。为了保证简述部分的质量，应该根据摘编对象具体确定其内容要素。
（3）管理线索，即科技档案信息的出处或来源，如档案号、图号、文件编号或者存址代号，以及档案的原作者或摘编人等。
2.摘编的内容要素
内容要素是指文摘中共同反映相关科技档案内容梗概的基本信息成分。由于科技活动的复杂性，不同性质科技活动的内容要素具有一定的差别。诸如：
科技成果档案的内容要素有：技术概况、技术特征、技术经济效益、鉴定意见、主要研制人员等；产品档案的内容要素有：用途或功能、规格与结构、质量与售后服务、市场情况等；基本建设工程档案的内容要素有：设计规模与用途、结构形式、开竣工时间、施工特点、总造价、验收与获奖情况；科技管理档案的内容要素有：对象、范围、观点或规定、效果等。可见，各种科技活动的档案内容都是由若干内容要素有规律构成的。因此，研究内容要素对于保证文摘的质量，提高摘编的效率具有重要的意义。
3.摘编的步骤
（1）根据原文的种类，确定内容要素；
（2）根据原文内容的学科或专业，确定其技术要点；
（3）阅读原文找出重点段落，并标出关键词语；
（4）逐一审查关键词语是否正确表达原文，有无重复或遗漏；
（5）将关键词语连成短文，并注明管理线索；
（6）审查短文内容，修改不当之处；
4.摘编的基本要求
（1）突出主题，在深刻领会主题内容的基础上，应该着力反映编研对象的基本内容，特别是原作者强调的观点，尽量回避常识性和一般性信息；
（2）摘编是以第三人称形式简要、准确地表达原文内容，应该尽量采用科技档案原文的语言，保持原文的逻辑次序，一般不进行评价；
（3）正确使用简化字和通用的术语、符号，采用国家法定的计量单位；
（4）文字简练、语义连贯、重点突出。字数一般控制在300-400字以内；
（5）摘编深度，以不必查阅原文即可了解其有关内容和数据为标准，摘要是否划分段落，可酌情对同一编研成品中的摘要作出统一规定。
（三）著述
著述是在系统研究相关科技档案信息的基础上，重新组合相关科技档案信息，进一步推导、论证有关结论，形成新的研究成果的加工方法。这种加工方法已经从单纯的对科技档案信息进行文字加工或系统化，发展为对科技档案信息进行再研究再创造。以著述形式加工的信息产品，其内容与形式都具有一定的创新性，属于对科技档案文献的深层次的加工。编研成品中的专题著述、科技史、科技年鉴等，主要采用此种方法加工而成的。
1.著述的成果的结构
著述成果分为研究报告和学术著作两种基本形式。学术著作的结构与编研成品的结构相同，其正文结构应根据编研成品主题范围大小和内容多少来确定，内容丰富的可以分为编、章、节，内容简单的可以划分为几个部份或几个问题。
研究报告的结构主要包括：前言、主体、结论和档案材料的出处四部分。由于研究报告一般分为：概括性研究报告、评价性研究报告、预测性研究报告、定量分析（数据型）研究报告等类型。其结构的前三部分，在不同形式的研究报告中，具体内容的分配又有区别。在概括性研究报告中，前言主要反映的是研究目的、研究过程和档案材料情况；主体部分用于概述基本内容，如历史回顾、目前状况、存在问题与发展趋势；结论作为概述的总结。在评述性和预测性研究报告中，前言作为对评述对象的概述，主要介绍评述对象的历史与现状、研究的目的意义；主体部分用于评述分析，主要包括技术经济水平对比及技术经济评价；结论部分用于反映必要性可行性、具体建议，或者发展前景与趋势的预测。在数据性研究报告中，前言用于介绍分析对象及数据来源；主体部分反映数据分析的内容，主要是大量的表格、技术经济指标；结论部分用来论述数据对比的结果和补充说明。
2.著述的撰写方法与要求
（1）拟定主体部分的结构。主体部分的结构是编研成品的骨架，规定了正文部份的轮廓，体现出各部份的基本内容及其逻辑联系。既集中反映了编研成品的主要内容，也是指导著述加工的依据。
主体结构是否科学合理，直接影响正文分析、论述的质量以及利用者接受的程度，必须反复讨论、修改后予以确定。拟定主体结构应该注意：充分表现主题内容，选择与正文主题相适应论述方法，处理好各论述部分的比例，注意各部分之间的逻辑联系。
在拟定正文结构的基础上，还要进一步落实编写著述的执笔人。篇幅小的编研项目可以集体讨论后由一人执笔，篇幅大的则应在集体讨论的基础上，按章节或者结构部分分别确定执笔人，最后再由执笔人通审定稿。
（2）运用准确的语言，保持朴素的文风。科技著述要注意适当地运用语言文字，以便准确地存贮和传递科技档案信息。在语言的使用方面，首先，要采用规范化的文字和标准的专业术语，尤其应较多地使用图形、数据和公式等符号系统，这是科技档案编研信息的加工方法与一般历史档案编纂加工方法的显著区别。其次，在词汇和语法修辞方面，要充分体现科技文献的写作特点，力求精确、简约地表达科技档案信息，避免夸张、虚构，特别强调分析、说理要严谨、客观，不先人为主，以充分体现科学性。再次，行文要规范，科技文件的形成有严格的规定，既包括文件名称、文件内容、文件结构、文件幅面，又包括文件编号、文件签署等，这就要求编研人员自觉养成科技写作的习惯。
（3）把握著述与科技档案原文的关系。编写著述可以发挥较大创造性，使著述不再是科技档案原文的直接组合，而是在现有的科技档案信息基础上进行的知识创新，这是著述与其它编研信息加工方法的不同之处。但是，作为科技档案编研成品其著述的内容与结论，必须受科技档案信息的制约，不能全然脱离科技档案信息而任意发挥，这又是著述与一般学术研究的不同之处。因此，著述必须更全面、更深入、更准确地理解相关科技档案信息，使著述成为它们合乎逻辑的发展。在写作形式上，必要注意保持著述成果与科技档案的密切联系，如适当反映信息的出处、原作者等，以便利用者进一步查找有关档案，进一步扩大研究线索。
