科技档案编研成品主体部分的完善
科技档案编研成品给利用者提供的科技档案信息，主要体现在它的主体部分。主体部分的完善包括：科技档案信息单元的排序，题名、目录、注释、插图和附录等组成部分的编写等内容。
（一）科技档案信息单元的系统化
科技档案信息单元的系统化是通过信息单元排序实现的。排序揭示了各信息单元之间的逻辑关系，使入选科技档案信息构成了一个有机的整体。
1.科技档案编研成品的体例形式
科技档案编研成品的系统性来源于编研信息的系统性，即其提供的科技档案信息不仅优化、全面，而且具有一定的逻辑关系。由于编研信息来自不同的科技档案实体，通过信息加工形成的各信息单元之间没有任何联系，必须将它们按照某种逻辑关系编排在一起，才能进一步揭示其内涵，固定它们在编研成品中的位置，使之形成一个具有某种有机联系的知识体系。而这种维系科技档案信息单元的逻辑关系就是编研成品的体例形式，它是编研信息排序的依据。
编研信息单元的体例形式具有多样性，这是由科技档案编研成品复杂的主题内容，众多的类型和大小不一的篇幅等因素决定的。确定编研成品的体例形式，有助于表现编研主题实现编研信息的价值。根据科技档案信息单元的特点，经常采用的信息单元体例有：
（1）专业分类的体例形式
专业分类的体例形式，即按照科技档案信息单元所反映科技专业、专题或问题等联系排列信息单元。这种体例形式突出了科技档案信息的内容性质，便于按专业或专题查阅、使用编研信息，有助于利用者深入研究某一特定内容的科技档案信息，是科技档案编研成品常用的体例形式。
某省农业科学研究院主编的《XX省农业科研志》，除对某些综合性问题单独设章外，其它章节均此种体例形式编排信息单元。具体形式如下：
第一章 农业科学研究事业发展概况
第二章 水稻研究
第三章 油料、旱粮作物研究
第四章 经济作物研究
第一节 棉花研究
第二节 茶叶研究
第三节 麻类作物研究
第四节 蚕桑研究
第五章
第十二章 农业技术综合研究
第十三章 农业科研机构
档案编研成品《XX土壤》则采用了按专题排列信息单元的体例形式，其具体编排如下：
第一章 自然成土因素概述
第二章 农业生产活动对土壤的影响
第三章 土壤类型及分布规律
第四章 土壤类型评述
第五章 土壤条件和土壤资源评价
第六章 土壤改良与培肥
《XX第二初轧厂史》是一个内容丰富、综合性强的编研成品。其体例编排，首先按阐述的内容分为生产技术、专业志和人物等三编，各编的章节都采用按问题排列信息单元，以生产技术编为例：
第二编 生产技术
第一章 建厂
第一节 厂区自然状况
第二节 设计规模
第三节 建厂投资
第二章 生产技术发展
第一节 钢坯生产的发展
第二节 生产工艺与工具的改革
第三节 机械设备的改革
第四节 电器设备的改革
第三章 事故
第一节 事故统计
第二节 事故原因分析
第三节 为消灭恶性事故而斗争
（2）技术特征的体例形式
技术特征体例即按照性能、结构、规格或系列等技术特征排列信息单元，技术特征是对产品、设备、工程项目等科技档案信息的细化，适应了工程技术人员系统地或针对性地了解相关科技档案信息的需要，便于进行同类事物之间的比较分析。对于产品或工程设计的改进，产品的更新换代，以及设备的管理、维修等工作的利用，具有广泛的实用性，是工程技术人员比较欢迎的排体例形式。
某电表厂编印的《产品图集》第一册，采用的就是性能特征系列的体例形式：
一、产品概述
（一）开关扳电表系列
（ 二）万用表系列
（三）数字仪表系列
（四）其他系列
二、各系列产品逐年实现的利润与上缴利润
三、各系列产品的用户意见
四、未投产的新产品简介
五、各系列产品获奖情况
六、科技大事记
某汽车制造厂编制的《XX轻型越野汽车产品样本》，采用了图样文件常用的按结构排列信息单元的体例形式。具体排列为：
一、整车外型和底盘
二、发动机
1.冷却系统
2.润滑系统
3.供油系统
三、离合器
四、……
十二、车架和前后桥
某城市建设档案馆雕塑厂编制的《建筑雕塑》就采用了性质特征的体例形式，进行信息单元的排序：
一、国内雕塑
（一）领袖雕塑
（二）纪念性雕塑
（三）园林雕塑
（四）装饰雕塑
（五）文物修复与复制
二、国外雕塑
……
（3）时间顺序的体例形式
时间顺序的体例形式即按照时间顺序关系排列信息单元。这种体例形式便于反映科技、生产活动的进程，保持科技档案信息之间的历史联系。同时，也为利用者了解和研究科技档案信息提供了方便、快捷的途径。一些主要从以历史角度反映科技档案信息的编研成品，如年签、科技史志等，比较多地运用这种体例形式。
作为排序依据的时间顺序，可以是具体的年、月、日，可以是科技、生产活动的不同阶段，也可以是跨度较大的历史时期。某研究所编写的《科技成果大事记》，汇集了该所25年来获取的198项科技成果，按各项科技成果完成的具体日期排列，查找利用十分方便。《XX县狠猫山水库技术资科汇编（1959-1981年）》，记述和反映该水库建设23年来的历史面貌。其信息单元是按水库设计、施工和管理运用的三大阶段排列的。
第一部分 设计
1.水库流域及灌区位置示意
2.水库枢纽工程平面团
3.水库设计及运用指标
4……
14.水文气象设计资料
第二部分 施工
1.水库历年完成情况统计表
2……
5.填基灌浆治漏工程简介
6.施工大事记
第三部分 管理运用
1.水库历年运用情况统计表
2.流域内农业基本情况统计表
3.灌溉面积统计表
4……
5.历年水费收入情况统计表
（4）地理特征的体例形式
地理位置特征的体例形式指按照地理位置、方位等关系排列信息单元，此体例形式将记述和反映同一地区科技活动的档案信息相对集中，按区域特征或地理方位进一步分类排序，这种方法能够集中反映同一区域自然资源、工程项目或其它科技、生产活动的状况，有助于了解和研究有关区域性问题。一些反映建设规划、勘察测量成果、建筑工程项目以及自然资源考察报告等编研成品，经常采用这种体例形式。
某勘测设计院将建院以来，从事水电站设计形成的测量成果，编辑成的《电站测量成果汇编》，就是按照流域特征排列信息单元的。其体例形式如下：
第一章 辽河流域
第一节 石佛寺电站
第二节 二龙山电站
第三节 盘锦电站
第四节 龙口电站
第二章 松辽河流域
第三章 图门江流域
第四章 ……
第十三章 黑龙江流域
某城市建设档案馆编写的《XX市主要道路建设史》，除“城市道路发展综述”和“主要干道总长与路段名称一览表”两个综合性问题以外，各主要道路的建设史均采用按方位关系排序的体例形式，先将各主要道路按东西走向和南北定向分开，东西向道路自北向南顺序排列；南北向道路自西向东顺序排列。具体编排形式如下：
一、城市道路发展综述
二、主要道路史
1.七一路
2.五四路
3……
28. 建设路
（5）科技水平的体例形式
科技水平体例形式即按照科技水平、科技活动的规模等联系编排信息单元。这种体例形式突出了科学技术研究成果的重要性和技术经济价值，有利于科技成果档案信息的报道、交流及科技成果的推广应用，是科技成果性的编研成品常用的体例形式。
某研究所在编排《科学技术成果汇编》时，按科研成果的获奖级别排列信息单元，不仅集中显示了这个单位科研工作的成就，而且进一步突出了这些科研成果的使用价值。其体例形式如下：
一、获国家发明奖成果
二、获科学技术进步奖成果
三、获国防工办重大技术成果
四、获国家经委优秀新产品奖成果
五、获部年度新技术推广奖成果
六、……
十一、获所合理化建议和技术改造奖
科技活动的规模如，科技活动的投资规模、项目规模、参与单位的数量等，一般而言，大规模的科技活动技术复杂、综合性强、管理严密，科技创新的条件好，所形成的科技档案技术含量高、档案质量高，应用范围广。某建筑施工单位编制的《施工组织经验集锦》，首先将该单位已经完成的工程项目按工程性质分类，各类工程均按投资规模从大到小排列相关信息单元：
1.国家重点工程项目
2.国家级工程项目
3.省部级工程项目
4.地方工程项目
2.科技档案信息单元排序应该注意的问题
（1）根据信息主题选择体例形式
编研成品体例形式的作用是揭示信息单元的内在联系，将孤立的科技档案信息组织成为有机的信息系统，深入表现编研成品的主题内容。不同的体例形式，强调了主题内容不同的逻辑关系，会得到不同的效果。例如，专业、专题和问题的体例形式，常常用于表现科技、生产活动的内在联系；性质、结构、规格和系列的体例形式，常常用于表现产品、设备和基建工程项目整体与部份之间的逻辑关系；地理位置的体例形式，常常用于表现科技生产活动在地域方面的联系；而时间顺序的体例形式，往往用于表现科技生产活动和企业、事业单位发展变化的进程和规律。
另外，对同一主题而言，强调科技档案信息的角度不同所采用的体例形式自然不一样。例如，反映桥梁设计档案的编研成品，如果是从发展的角度反映桥梁建设，可以采用时间顺序的体例形式；如果从文化角度反映桥梁建设，可以采用自然区域的地理特征体例形式；如果是从技术角度反映桥梁建设，可以采用结构体例的形式。总之，应该研究与认识各种体例形式的特点与作用，从体例形式为主题内容服务，从有利于深化主题内容出发，紧紧围绕主题选择适当的体例形式。
（2）根据信息单元的数量确定排序层次
排序层次是指使用体例形式排列信息单元的次数，应根据科技档案信息的内容与数量确定排序层次。层次少，信息内容集中，每层集中的科技档案信息单元就多，反之，层次多信息单元就分散，各层中信息单元就少。因此，要合理确定排列层次。编研成品体例形式的编排，一般分为以下三种层次：
第一，多层排序。即将科技档案信息单元分为两个以上层次，各层次再分别选择最适宜的体例形式进行信息单元的排序。如先划分章，章内再划分为节，然后再进行信息单元的编排。一些大型的编研成品，根据实际情况还可以进一步划分更多的层次。如《北京水利志》记述年限为40年，由于材料丰富先分成5卷，各卷中分编，编内设章，章内又划分节，就属于较多的编排层次。
第二，单层排序。即将信息单元划分一个层次，然后再按照某种体例形式对信息单元进行排序。如《X专业技术标准汇编》，首先按照标准等级分层，将全部专业标准分为国家标准和行业标准两部分，各部分中再分别按照时间体例形式排序。
第三，直接排序。即不划分层次，直接按照某种体例对信息单元进行排序。对于信息单元数量不多，篇幅不大的编研成品，采用这种方法排序也能够在方便检索和利用。如，《X建筑艺术雕塑厂 40年重点工程记实》（1958-1998年），就采用时间体例形式，直接将全部工程项目按照竣工时间，将人民英雄纪念碑等122个重点工程项目的档案信息单元依次排序。
（3）区分体例形式和层次要遵守逻辑规则
为了便于检索和利用科技档案信息，信息单元的体例形式和层次的划分，要使信息内容更清楚、信息关系条理分明，必须遵循以下逻辑规则：
第一，同一层次的划分标准应当一致，以保证各层次界限清楚，信息单元归类不至于互相交叉或重叠；
第二，层次划分较多时，应当按照各层次内信息的特点分别确定体例形式，不强求体例形式的一致；
第三，应该选择比较明确、易于掌握的排序标准，以便保证信息单元归类的一致性，对某些有可能归属两个序列的信息单元，应根据其主要内容特征排序；
第四，各层次的题名，应当与其所包含的科技档案信息的内容范围一致，不能大于或小于该层信息内容的范围。
（4）应酌情设综合类
在编研成品中，由于某些涉及面广、具有综合性的信息单元，难以完全按照某一体例形式排序，就应该考虑用设置综合类的形式进行特殊排序，并根据其内容或作用，恰当确定综合类的位置。一般而言，反映概括性或全局性内容的综合类，应该排列在编研成品主体部分的最前面；专题性或辅助性的综合内容应该置于其后。例如，前述《XX省农业科研志》中的“农业科学研究事业发展概况”和“农业科研机构”同为综合性类别，其中“农业科学研究事业发展概况”，起到了概括和综述的作用，置于整个信息单元的最前面；而“农业科研机构”主要起报道作用，因而排列在正文的最后。又如《X市主要道路建设史》中的“城市道路发展综述”和“主要干道总长及路段名称一览表”，都是涉及全局的内容，排列在28条主要道路路史之前，对阅读该编研成品起列了提纲挈领的作用。
（二）题名的编拟
1.题名的种类
题名也称标题、题目，即科技档案编研成品及其各组成部分的名称。科技档案编研成品的题名分为两类，概括编研成品主题内容的，称为编研成品的题名，亦称“书名”；概括部分信息单元主题内容或者各层次内容的称为正文题名，根据其概括正文内容的范围，正文题名又进一步分为章节题名和篇名。上述介绍的《XX省农业科研志》、《XX第二初轧厂史》等都是编研成品的《XX第二初轧厂史》中的“建厂”、“生产技术发展”、“事故”为章题名；某电表厂《产品档案汇编》（1962-1984年）中的“产品年度系列型号”、“科技大事记”和《 县狠猫山水库技术资料汇编（1959-1981年）》中的“水库流域及灌区位置示意图”、“水库枢纽工程平面图”等为节题名；单个信息单元的名称或文章式编研成品的名称都是篇名。
编研成品题名、章节题名和篇名构成的有机整体，反映了该编研成品主题内容的框架结构，起到提示编研成品内容，提供信息单元的排序与检索的作用。
2.题名的构成
为了实现准确揭示内容、吸引读者的作用，题名应反映以下要素：
（1）对象名称要素，即编研成品反映的单位或活动的名称。如《红旗拖拉机厂大事记》中的“红旗拖拉机厂”、《气象卫星研制技术综述》中的“气象卫星”、《黄土高原流行病调查的总报告》中的“流行病调查”。对象名称能够从整体上限定编研成品内容，是利用者比较重视的利用线索。
（2）主体要素，即编研成品提供信息的内容或概念。如《滇绿制造工艺》中的“制造工艺”，《XX城市防汛手册》中的“防汛”。主体要素表明了编研成品的基本内容，是利用者最为关注的利用目标。
（3）专业要素，即编研成品涉及的学科或者专业名称。如《中国航天工业年鉴》中的“航天”，《山东省农业科研成果汇编》中的“农业科研”。专业要素是从知识范畴方面，对编研成品主题的进一步限定，它与主体要素结合能够使编研成品的内容更加明确、具体。
（4）地点要素，即编研成品内容涉及的空间范围。如《东北地区水电站简论》中的“东北地区”，《世界各国电视制式与频道》中的“世界各地”等。地点要素明确了编研成品内容所针对的区域范围，它与主体要素结合能够使编研成品的题名更加确切。
（5）时间要素，即编研成品内容所反映的时间范围。如《XX六十年代园林设计会萃》中的“六十年代”，《明清六百年泥石流灾害纪实》中的“明清”等朝代。《1998年XX市经济活动大事记》中的年度等。时间要素与主体要素结合能够使编研成品的题名更加准确。
（6）类型要素，即编研成品的类型或者编研成品信息来源的文件类型。《渤海、黄海、东海海洋调查报告》中的“调查报告”即为入选文件类型；《中国电力年鉴》中的“年鉴”则为编研成品的类型，《X城市基本建设统计资料汇编》中的“统计资料”和“汇编”又反映了上述两种类型。类型要素进一步明确了编研成品的作用。
上述要素都是对编研成品主题内容的进一步分解，如果它们能够以其他形式出现在编研成品的封面上，可不必重复反映在题名之中，否则题名应该尽量完整地反映这些主题要素，特别是编研成品的题名和直接排序的信息单元的篇名，其主题要素一定要完整。有确定归属的章节题名和篇名，由于受书名或章节题名的制约，其主题要素可以适当简化。如《高能物理研究课题简介》在“物理学理论研究”一章中，所有的篇名都省略了专业要素，仅反映其在该专业范围内的具体名称，直接以唯象理论研究、强作用力理论研究、亚层子模型等命名。如若没有章节题名的限定，这些篇题名就必须明确其学科要素，如“亚层子模型”就应该改为“高能物理亚层子模型”，以便于利用者了解和正确掌握编研成品的内容。
3.编拟题名应注意的问题
（1）揭示主题内容要完整、确切
题名揭示编研成品或其组成部分的内容要完整、确切，使之名实相符，以便利用者能够通过题名，对编研成品及其具体内容有比较确切的了解。为此，编拟题名首先必须深入分析其内容，有针对性地选择题名构成要素；其次，要仔细研究编研信息的要点，有重点的选择题名构成要素；再次，要客观把握其内容，准确揭示编研成品及其信息单元的内容，避免由于题名过于简化或过于繁琐使利用者不得要领。如某省机械厅编制的介绍所属机构的编研成品，冠之于《机械行业机构大全》的题名就与其实际内容不符；某单位编制产品设计数据汇编，称为《XX产品研制史》也不够准确；一些单位的编研成品常用“我厂”、“我市”、“我国”作限定，不适合进行编研成品进行社会交流。
（2）文字概括要简洁、凝练
题名使用简洁凝练的文字概括编研成品及其信息单元的内容，不仅有助于利用者正确认识其主题，也便于查找有关科技档案信息。为此，题名表述要用平实的词语。既要避免过程性、形象性或简单归纳性的描述，以免题名文字不必要的冗长；又要避免使用笼统、不确定的词语，以免题名的文字含义模糊，妨碍准确理解其内容。例如，下列编研成品的题名修改前后，客观效果就大不一样。原题名为《XX型号产品设计阶段和批量生产阶段更改通知单、材料代用单和技术处理单汇编》，修改后的题名为《XX产品研制的技术改进纪实》，修改后的题名与原题名相比，简明扼要、主题突出，也便于记忆。原名为《十年重点工程实录》的编研成品改名为《X市“八五”至“九五”重点工程实录》，更便于利用者准确掌握其内容。
（3）语言表述应具有科技文献的特点
科技档案编研成品是一种科技文献，其语言的表达，首先应与其自身严谨、准确传递科技档案信息的目的相适应，既不能像文学作品的题名那样“耐人寻味”；又不能像报刊文章题名那样具有一定的鼓动性；也不能像历史档案编纂出版物的题名那样强调鲜明的政治倾向性；而是要求准确地表现科技生产活动的内容实质。其次，根据科技档案信息的特点，题名应注意使用专业术语，准确的时空范围概念。再次，某些编研成品题名的处理要与它们的作用性质一致，对于史料性编研成品一般应沿用其历史上形成单位的名称、文件名称，以及某些当时所用的专业术语，注意保持科技档案信息的历史特征，而不必把它们“现代化”。
（三）注释的编写
注释，也称注或注解，是对编研成品中某些需要说明的内容进行的必要补充说明。注释具有帮助利用者顺利阅读、正确理解科技档案信息，维护其原始性的作用。注释又是专业性较强的科技档案编研成品正文必不可少的组成部分。
1.注释的种类
根据注释对象和注文的内容，科技档案编研成品的注释主要分为两类：
（1）信息内容的注释，是指对编研成品正文中，某些不易为利用者正确理解的内容所做的文字说明，包括：
①注释科技活动。指对于历史久远的科技活动的内容，科技、生产活动的过程，某些重大技术措施，重要的科技会议，重大的技术事故等，如果在信息单元中交待不清楚或叙述不详细，影响了信息单元的完整或者影响对其内容的正确理解，就要给予说明。
②注释人名、地名或其它专用术语。对人名的注释，是指对信息单元中涉及的某些主要的科技人员及其相关科技成就进行的补充说明；对地名的注释，是指对那些鲜为利用者知晓的地名，如历史上的地名、因行政区划变动或多次变更的地名、某些地名的简称或合称、县以下的地名等进行的必要说明；对专用术语的注释，主要是指对某些非标准用语，以及工程项目、课题、任务等的代号或简称，进行的必要说明。
③注释技术结论或观点。对于编研成品中反映的某些有争议、已经发展变化的结论或观点，如果不便直接在原文中提醒利用者，可以将与其相关的结论或者编研人员的补充评价，以注释的形式中提示给利用者。
④注释引文、译文的出处。对信息单元中引用的某些重要事实和数据材料，或者外文档案的原文，一般应注明其出处，如某编研成品中提供的该地区百年以上水文观测数据，不仅珍贵而且将引起读者的广泛兴趣，注明“引自XX案卷第X页”就十分必要，能够帮助和用者扩大利用的线索和范围，方便利用者深入查阅与研究。
（2）对信息加工情况的注释
为保持史料性的编研成品的历史客观性，需要将信息加工的内容或方式提示给利用者。这类注释是运用特定订正符号表示的，如：括“〈〉”中的文字，表示对原文错别字的订正；括在“［］”中的文字，表示对原文中遗漏字的订正；框在“□”中的文字，表示对原文中残缺字的考订等。
2.注释的形式
注释的位置对其更好地配合正文的阅读有一定影响，根据它们在正文中的不同位置，注释分为以下形式：
（1）夹注，即穿插编排在编研成品的正文行中，注释对象后面的注文；
（2）脚注，即注文编排在与注释对象同一页，地脚处的注文；
（3）尾注，分为篇后注和书后注。篇后注即注文统一排放在同一篇或同一章正文后的注释，书后注即注文统一排放在整个编研成品正文最后的注释。
（4）表注、图注和公式注，都是针对特定对象的注释。即对数据表格内容的注释称为表注；对插图内容的注释称为图注；对公式内容的注释称为公式注。而且这些注文必须紧跟在注释对象之后，如表4-1中的⑦那样，而不能象前三种注释那样可以选择其他位置。
讲求注释的形式，既是为了方便利用者在阅读编研成品时，及时了解注释内容，以便顺利、准确的掌握有关科技档案信息；又考虑到编研成品的客观效果，保持版面整齐、美观；还要方便排版避免增加不必要的编辑、排版负担。因此，对核实订正的注释，一般应采用夹注；对题名的注解、信息的出处、以及重要的或者必须及时提示利用者的简短注文，一般应该用脚注；而对信息内容详述性的注释或者比较长的注文，一般要采用尾注。尾注可酌情采用篇后注、章后注或书后注，但在一个编研成品中，尾注的形式（位置）应该统一。
3.注释的编写要求
注释不仅对实现编研成品的作用有一定影响，同时它又是编研工作重要的研究内容和加工方式，其科学性如何在一定程度反映了编研工作的水平。编写注释应该注意如下问题：
（1）注释要少而精。注释是为正确理解信息单元的需要而编写的，必须充分考虑其必要性，即要针对利用者的信息能力确定注释的对象。凡可要可不要的注释，一律不要；就是必要的注释，也应当认真推敲其注文，力求其简明、确切。
（2）注释要占有确凿的依据。即要求编写注文必须拥有可靠的旁证材料，重要的注文不妨进行一番调查核实，以确保其准确无误。
（3）注文深度要适当。即要求根据利用者的水平与需要，确定注文提示内容的程度。科技档案编研成品提供的科技信息具有一定的专业性，容易造成利用的障碍，进行注释十分必要。但是科技档案编研成品利用者的不同专业水准，对注释程度的要求必然要有所差别。对于面向科技人员的编研成品，不仅要严格筛选注释对象，决不能为一般性的名词术语作注释；而且还应努力提供内容精深、精确的注文。而对于面向社会的普及性编研成品，其注释对象应该适当放宽，注文内容也应力求通俗易懂。
（4）注释要有编号。即注释对象与注文都要配备注释编号，而且相关注释与注文的编号要一致，以便查找利用。
（四）目录
目录，也称目次，是反映编研成品各组成部分的系统性，揭示信息单元内容及其编排顺序的名目。目录由以下项目组成。
1.顺序号，目录的顺序号如章节号，或者是以信息单元为对象编定的流水号等，反映编研成品正文编排次序的顺序号。编研成品的其它组成部分，如序言、编辑说明、插图、索引和附录等，在目录中只反映其排列位置，不编顺序号。
2.题名，目录是编研成品各组成部分题名的一览表，除正文章、节的题名外，目录还应该包括序言、编辑说明、索引、图和附录等。通过目录反映的题名，使利用者就能够迅速查找相关科技档案信息。因此，目录中题名的登录不仅要与它们针对的内容完全一致，而且题名的详略应该与编研信息的价值、数量相适应。因此，目录又分为简要目录和详细目录。简要目录一般只登录编、章和节的题名；详细目录不仅登录编、章、节的题名，还要登录各节内具体信息单元的篇名。这是由信息体例形式的多层分类编排、单层分类编排与不设类别的直接编排等不同情况所决定的。
3.页码，指编研成品正文各组成部分的起始页码。目录一般是在信息单元排序并编拟题名以后编制的，它为利用者了解编研成品的基本内容，迅速查阅有关科技档案提供了线索。
（五）插图和附录
科技档案编研成品中的插图，是指编研成品中与正文信息形式不同的其他形式的科技档案信息，如图样、实验观测记录、推导公式等。插图同正文的信息单元一样，也经过了选材、核实和加工等编研过程。例如，要选择与信息单元相适应的图样或表格，配备必要的文字说明，并且注明其出处等。由于插图需要做特殊的排版处理，因此习惯上把它们作为一个独立部分，但是插图应该置于编研成品正文中相关信息单元之后。
插图的选择与加工一定要考虑它与正文互相补充的关系，为了便于理解，插图排放的应该注意：第一，正文在前插图在后，即相关插图要紧跟在相关正文之后，但是不要插在正文段落之中；第二，正文与相关插图应尽量排在双——单页码的“对页”上，避免读者读完正文再翻页看插图；第三，插图较多时，应该按照插图的编号顺序排放插图。
附录，是指为了帮助利用者进一步理解正文内容，而另外选编的其他有关辅助信息，一般排放在编研成品各组成部分的最后。附录与编研成品的关系与插图不同，只要是对理解正文起参考作用的文献都可以作为附录。附录的信息形式比较灵活，如法规条款、文章、图表等等；附录的内容也比较宽泛，如有关标准、政策、法规、人物的年表、有关科技活动的大事记等。但是作为附录的文献一般应该完整，各项内容要自成体系。
