科技档案编研成品辅助部分编写
科技档案编研成品辅助部分，是指不直接提供科技档案信息，却又是编研成品的利用与传播不可或缺的其他必要组成部分。包括：
（一）封面
每个编研成品都必须有封面，封面不仅对编研成品起保护作用，更重要的是要醒目地介绍编研成品的主题内容和有关事项，使利用者通过封面大致了解编研成品的主题，以便选择使用。
封面由前皮、封里和封底等组成。其前皮应包括两方面的内容：一方面，是编研成品的基本内容，包括其准确的题名、著作权人或编研单位以及编辑出版时间等；另一方面，是编研成品使用的标志，即根据需要规定的使用范围和密级等。对于公开发行的编研成品，还应有版权页并在封底制反映图书编目（IP）数据。
（二）序言
序言，简称序，又称前言、引言等，是位于编研成品正文之前的评述性文章。序言的任务或作用是，介绍编研成品的编辑目的和意义，客观评价编研成品的内容及其文献价值，序言一般包括以下基本内容：
1.介绍编研的目的和意义
对编研目的和意义的介绍，就是向利用者说明开展此编研项目的出发点及其预期效果。例如：
（1）交流推广科学技术。广泛传播科技档案信息是编研工作的基本目的，更是反映科技成果的编研成品的编研目的，许多此类编研成品的序言都强调了这一思想。如“为了促进科技交流，进一步推广科研成果”、“为向外界宣传和促进本地烟草生产，整理编印了本汇编”、“《XX成果选编》愿为科学技术的推陈出新作出应有的贡献。”等。
（2）提供现实科技工作的依据。如，“本汇编提供给厂领导和有关人员在工作中进行参考、对比分析和研究使用。”“对今后合理利用土壤资源，指导科学种田，为解决我县农业生产的突出问题，提供了科学依据”。
（3）促进科技贸易的实现。知识经济的发展使科技创新成为企业发展的主要形式，而企业技术创新的价值必须通过市场才能实现，为企业科技创新创造进入市场的条件，已经成编研成品的重要功能。不少编研成品把宣传新技术、推销科技产品作为自己的主要目的。如，某系统编制的《外商投资导向》在其序言中开宗明义：通过该编研成品“使外商了解本系统科技成果及其开发意向，将中外合作推向新规模。”某研究院编制的《发动机照片汇编》提出该编研成品“为宣传我院科技成果，为其直接进入科技市场提供媒介。”
（4）保存科技史料，为科技史研究服务。如，“我们的目的是，真实地记录前人的劳动成果，便于后人了解城市道路发展的梗概。”如，某汇编“展示了我国粮油、食品和饲料工业科学技术发展的蓬勃生机，给人以希望、信心和力量。”“该图集是一种调研成果，……对建筑设计人员和大专院校师生均有一定的参考价值，也是研究XX建筑发展的历史资料。”
2.说明编研成品涉及的背景与现状
对背景和现状的说明就是要指出编研成品内容涉及的科技生产活动的历史发展与现状，通过强调某些科技生产活动的意义，如规模大、技术先进、国际管理方式等，或者某些科技活档案信息的特点，如形成年代久远，十分罕见等，烘托编研成品的价值。
某精密机械研究所编印的《科研成果汇编（1961-1986年）》，在其前言中指出，该所主要从事本专业技术加工工艺的研究及其设备的研制活动，本汇编中汇集的217项科研成果，只是该所建立25年来，取得大量科技成果中的应用性部分。既表现出该所科研成果丰硕，又强调了编研成品的实用价值。又如，一本建筑图集在序言中介绍，该图集选录了本世纪三十年代，XX设计建造的部分公寓建筑，强调了它的典型与珍贵。
根据需要与可能，序言还可以提示相关科学技术发展的现状，特别是它的新趋势、新发现等。在关于西红柿品种研究的某编研成品的序言中，编辑人员及时指出了：“同茄科马铃薯的叶序，原为2/5或5/13，但是最近XX单位的最新研究成果中，有关于其无限不重叠（3-5/2，角度为137°2´29″）叶序的报告。”这种重要的提示性说明，不仅客观上完善了编研成品的内容，而且为和用者提供了重要的、最新的信息，扩大了编研成品的利用价值。
3.评价编研材料
对编研材料的评价，即指出它们反映的科学技术水平、实用价值与可靠性，进而突出编研成品的价值。对编研材料的评价，一般采取对它的形成特点、来源及内容进行客观描述的方法。比如《XX土壤》在前言中指出：该编研成品是根据本县第二次土壤普查工作成果档案编写而成的，“它既反映了本县土壤的面貌，又基本上说明了本县各土壤类型的分布、特征、农业生产特性、理化性状及改良利用方向和途径。……是我县一份较为全面的土壤科技参考资料”，强调了编研材料的可靠性和内容的广泛性，进而说明该编研成品的价值。
又如，《XX水利枢纽图册》的前言，除介绍水利枢纽的规模、作用和发挥的经济效益外，着重强调“该工程设计和施工均为我国自行完成，⋯⋯各枢纽均为一等工程。”从该工程的设计意义、建设水平的角度说明了该编研成品的价值。
序言一般是编研人员根据上述要求专门编写而成的，但是也可以用一篇学术论文作为代序。如《桥梁史话》就是以茅以升先生“喜看天堑变通途”的文章为序。由于代序作者的学识或科技地位，以及代序本身具有的较高学术性与真知灼见，往往成为编研成品主题的“点睛之笔”，具有很好的介绍与评价作用。
（三）编辑说明
编辑说明，又可称为编者的话、编辑例言或出版说明等，是编研成品中专门介绍编研工作及其方法的文章。编辑说明包含的基本内容，概括为以下方面：
1.有关编辑技术的介绍。包括信息单元体例形式及其编排方法，编研材料加工和订正的方法，使用的符号、注释、索引、插图和附录的编制要点与方法等内容的介绍。
2.有关编研材料的介绍。包括对有关科技档案信息的来源、内容范围、完整准确程度，以及选材依据、标准和方法等编研技术问题的介绍。对于编研成品包含的某些具有突出特点或重要价值的科技档案信息予以说明，不仅能够引起利用者的关注，而且对说明编研成品的价值具有重要的意义。如，某水利部门编写的《XX水利志》在其编辑说明中重点介绍了其材料的内容与来源：“本志书依据的最早原始材料，选自X教堂保持的1841年的水文记录，连续的水文资料，最早始于原华北水利工程局1911年形成并保存至今的档案材料。”充分佐证了该志书材料的丰富与可靠性，给读者留下了深刻的印象。
3.有关编研人员的介绍。包括对参与编研工作的主编和其他重要编研人员或编研单位的介绍。这种介绍不容忽视的作用是：第一，通过介绍作者的科技成果或学术水平，加深利用者对编研成品价值的认识；第二，通过介绍原档案的形成者，对他们的创造性劳动表示尊重；第三，向在编研过程中给予各种支持和帮助的有关人士和机构致谢；第四，对编研人员的再创造表示认可。由于科技档案编研成品属于法人作品或职务作品，编研人员只有极少署名的可能，因此更有必要在编辑说明中表现编研人员及其智力劳动。
对照序言和编辑说明的内容和作用，可以看出两者之间存在的明显区别。序言着重对编研成品主题内容、科学技术水平以及使用价值进行直接的评价，属于评述性的文章。编辑说明则侧重对于编研工作和编研材料的介绍，是说明性的文章。序言对于利用者起到一定的指导作用；而编辑说明则主要是帮助利用者正确利用编研成品，具有参考作用。
在编研工作实践中，序言和编辑说明一般应该分别成篇。特别是对于专业性较强、篇幅较大、公开出版发行、传播范围较广的编研成品，以分别编写为好，这样做既有必要也是可能的。而对那些专业性不很强、篇幅不大、发放范围较小、主要用于内部交流的编研成品，可以将序言和编辑说明合二为一，这种形式的文章一般称为前言或说明。应该强调无论是分开编写还是合并编写，都要求全面反映序言和编辑说明的基本内容，以发挥其促进科技档案信息传播的作用。
（四）索引
索引，又称引得，它是根据实际需要，提供不同于信息单元编排体例形式的其他途径的检索工具。索引的特点是：专指性强，即借助索引可以迅速查找到编研成品中相关信息，一查即得；灵活性大，指根据需要可以编制不同种类的索引，以便多角度、多途径地查找编研成品中特定的信息内容；便于族性检索，即运用索引可以迅速、准确地集中相关的信息内容等。因此，索引具有帮助利用者迅速查找有关专题信息，扩大利用线索的作用。因此，应该为信息内容复杂、篇幅较大的编研成品编制索引。
1.索引的构成
索引由三个要素构成。第一，标目，即检索对象的名称或其他标志，如科技生产活动或科技事物的名称、性质、状态、技术操作方法、技术规范、机构名称、人名、地名等。第二，出处，即指出的查找线索，如页码或档案号等。第三，排序，即索引款目必须按一定顺序排检。索引排检方法主要采用：字顺法，即按照汉字笔划、笔数或汉语拼音字母的顺序排列索引款目；分类法，即按既定的分类标准排列索引款目。前面个要素虽然构成了索引的一个款目，但是只有索引款目没有款目的排序，就不能形成索引迅速查找特定科技档案信息的功能。
2.编研成品中常用的索引
选择不同的索引标目，或者采用与目录不同的排序方法，可以形成不同的索引。大型的科技档案编研成品需要同时具备几种不同的索引。常用的索引有：
（1）主题索引，即以编研成品正文的有关事物、问题的概念作标目，按音序或专业排检顺序排序的索引。
（2）专业索引，即以编研成品正文中某一专业或不同专业的名词、术语作标目，按音序、笔划或问题顺序排列的索引。
（3）人名索引，即以编研成品正文涉及人物的姓名及其职称、职务或籍贯作标目，按姓氏笔划、音序排列的索引。
（4）地名索引，即以编研成品正文涉及的地区名称作标目，按音序或位序排列的索引。
（5）原文索引，即以编研成品正文的有关科技档案信息作标目揭示其来源，并按专业、问题顺序排列的索引。
3.索引的编制步骤
（1）根据需要确定索引的种类；
（2））用易于区别的形式，如不同颜色的字迹或卡片，将各种索引的每一个标目，分别抄录在卡片上；
（3）对不同颜色或标志的卡片，按照它们各自的排检方式分别排序；
（4）根据信息单元的编排次序，标注每一标目在编研成品中的页码，并进行一次校核；
（5）经过审定将索引作为相关编研成品定稿的组成部分。
