科技档案编研成品的排版

科技档案编研成品的排版，就是将编研加工形成的各编研成品的组成部分，布置在页面上形成一定的版式。只有经过排版，编研成品才能成为利用者见到的形式，编研信息才能进行交流。同时，排版又是提高编研成品质量的重要因素，是编研成品出版印刷工作的具体步骤，因此，科技档案编研人员必须了解与掌握排版的内容与方法。

（一）版式设计

版式设计即提出编研成品编辑排版的技术要求，它决定了编研成品内在的技术质量，主要包括以下内容：

1.确定编研成品的规格

编研成品无论是书籍形式、报纸形式、还是期刊形式，都要有一定的规格，即编研成品面积的大小，通常以“开数”来表示，称为“开本”。

开数是指一张标准印刷纸的全张幅面，被裁成多少张小纸，如裁成16张就称为16开。我国现行标准纸的幅面尺寸有787*1092mm和850*1168mm（大开本）两种规格。以787*1092mm幅面裁切的开数称为，如16开、32开、64开等，而850*1168mm幅面规格的裁切开数，则称为大开本，如大32开、大64开等。常用开本及尺寸如下：

国际通用印刷出版物的标准也分为A、B两种纸张系列，它们都以标准全张的对折次数表示开本的大小，A系列全纸称为A0，对折一次为A1对折两次为A2，对折三次为A3（相当于8开）……，B系列纸张按同样方法分为B1、B2、B3……

确定编研成品的外形尺寸及开本的大小，应该考虑适合阅读，美观、经济、实用，方便印刷生产与使用等要求。因此，图集、画册和简报类型的编研成品一般为8开本；科技期刊类多为16开本，手册类为32开或64开本。我国于1987年制定了《图书杂志开本及幅面尺寸》的国家标准（GB788-78） ，使我国的开本尺寸与国际标准接轨。

2.版面结构

（1）版心，是编研成品容纳文字、图形等信息的有效面积，排版就是在版心之内进行的。

（2）页码，用来表示版面页数的顺序编号。页码计算习惯上从有正文的页面算起，衬页、扉页、版权页等不排页码，但应计算在整个出版物的总页数内。序言、目录等页面另计页码。分册装订时，可以分别计算页码，也可以连续计算页码。

（3）版口，即版面除去版心的四周空白部分，也叫白边，其上部空白为天头，下部空白为地脚，靠近装订处的为订口，另一边为切口。

（4）书眉和中缝。在版面上，出版物的书名和编、章、节名往往被印在版心以外的空白处。横排本一般印在版心上端，叫书眉，这时偶数页码上印编名，单数页码上印章名，或者偶数页码上印章名，单数页码上印书名。直排本一般将这些印在切口处，称为叫中缝。书眉和中缝的作用，是为了便于读者翻阅时直观地了解书中文字所属的编或章的范围。

3.版心设定

版心是实现排版的有效区域，不包括页码和书眉。设计版心主要考虑以下参数：

（1）字体，指印刷文字的不同形态，最常用的字体有：宋体，其特点是字横平竖直，形态方正饱满均匀，笔法严谨美观实用，适宜作编研成品的正文。仿宋体，字体挺拔、俊秀、清晰悦目，适宜用作注释和小标题。楷体，字形朴实、端正、易于认读，适宜用作标题。黑体，字形端正、古朴浑厚、庄重醒目，是最为通用的标题用字。此外，外文的印刷体有楷体和斜体，大写和小写的区别。数字也分为白正体、白斜体、全身白正体、黑正体、方头黑体和全身黑正体等。

（2）字号，为字体大小的编号。字体编号有两种，一种为号数制，是我国汉字传统标准，以字形大小排列，号数越高字形越小。号数制分为初号、一号、小一号、二号、小二号、三号、四号、小四号、五号、小五号、六号、小七号、七号等14种字号。另一种为占数制，是国际通行的字形计量方法，电子排版一般以此计算，它以“点”为单位，一般用小写的英文“p”表示俗称“磅”，1p=0.35146mm。点数制可以直接反映字形的尺寸，其数值越大字行也就越大。

正确选择和运用字体和字号组织版面，主要是为了精确表达出版物的内容，使版面醒目，便于阅读。选择字号一般应该考虑开本的大小、内容的重要性、篇幅的长短以及标题的层次等。因此，书籍形式的编研成品正文，一般用五号字（1.5p），期刊杂志式的编研成品正文，一般用小五号字（9p）。

（3）字距，表示字与字之间的距离，一般分为密排、疏排和紧排（仅用于电子排版），其中密排是正常排法。

（4）行距，表示相邻两行之间的间隙，文件汇编一般采用原公文的行距为正文字的；书籍式编研成品行距为正文字的2/3-1/2；报刊式编研成品行距为正文的1/4-1/3行间距。

（5）排式，是指版心中正文的排字方式，一般有横排和竖排两种。竖排又称直排，是我国历史上出版物的排式。科技档案编研成品一般采用横排，横排又分通栏与分栏，通栏指正文字行长度与版心相等；将版心宽度分成两部分或多部分，则称为双栏或多栏。

（二）封面、装订设计

1.封面设计

封面设计，是指封面的美术设计。版面设计主要是决定编研成品内在的技术质量，而封面和装订设计则主要是决定其外观的美术装潢。二者是相辅相成、相互补充的。封面，即书籍封皮的正面，也称书衣、封皮。它是编研成品的表面，具有保护书页和装饰的作用。封面包括：

（1）前皮，也称封一，印有出版物、编著者和出版者等名称，它根据装帧设计的整体构思，以概括性的构图、字体变化和色彩来反映出版物的主题，使读者更好地了解出版物的主要内容。

（2）封里，也称封二，是前封面里面的一页，一般为空白纸，较簿的出版物，也有在封里上印前言或目录的。

（3）封底，也称封四或底封，是出版物的最后一页与封皮相连，公开出版的编研成品，应该在封底印上统一书号和定价。

（4）封底里，也称封三，是封底里面的一页，一般也为空白面，较簿的出版物，也有在到底里上印正文或后记的。

（5）扉页，也叫内封，是翻开图书封面有字的第一页，与封皮印有类似的内容，但可以更详尽一些，比如丛书名、副书名，也可以印上校订者、审定者等。有时也可以印成彩色的或带有装饰的图案。

（6）书脊，也称封脊背，为出版物联接封皮和封底的部分。编研成品在三个印张以上，或者达到一定厚度（4mm以上） 的书脊上常印有出版物的名称、编著者姓名、出版社名称、册次（卷集）等，其目的是便于查找插排在书架、书柜中的编研成品。

（7）护封，也称包封或护书纸，是加在前封面和封底外的一张外封面，主要起保护作用，多用于精装出版物。

（8）版权页，是有关出版物版本的记录，主要记载：出版物名称、作者（编著者、译者等）、出版者、印刷者、发行者，出版年月、统一书号（全国统一分类编号、国际图书统一分类编号）、开本、印张、字数、版本、版次印次、印数、定价等。它的位置常在扉页后或印在封三上面。其中：

版权，指个人或集体对其精神产品，包括科学、文学艺术等创作的专用权利，如印刷、复制、录音、录像、修订、增补、出售、转让、公演、公展的传播权，未经所有者许可或转让，他人不得侵占。

版本，指一本出版物在内容和形式上有几种不同的本子，称为不同版本。比如，内容不同指：增订本、修订、缩写本、通俗本、节译本、不同文字和不同译者等；形式不同的包括：装帧形式不同（平装本、精装本、普及本、线装本等），排版形式不同（横排本、竖排本，大字本、小字本）等，装订形式不同的有：合订本或分册本等。

版次和印次，版次指出版物版本的重要变更次数，第一次出版叫第一版或初版，如以后内容上有较大增删，比如变更在三分之一以上，每重新排印一次称新一版，如第二版、第三版等。印次，是每一版印刷次数，从第一版印刷计算起，每重印一次累积计算，即使版次变更也如此。

印张，全张纸印刷一面为一印张，如果一张纸正反面印刷则为两印张。印张可表示编研成品全部用纸数量，主要用于统计印刷生产。

统一书号，指出版物的统一编号。统一书号有两种形式，一是根据《全国图书统一编号方案》规定的国内图书统一编号，一般由分类号、出版社代号、序号组成，如13051.070，其中13代表自然科学类，051代表科学普及出题社，70代表该社出版的自然科学类书的第70种图书；另一种是国际通用的统一编号，亦称国际标准书号，如ISBN7-5020-0002，其中7代表我国汉文图书，5020代表煤炭工业出版社，0002则代表该出版社出版的第2种图书。

2.装订设计

装订形式对出版物的质量与外部装潢有一定影响。装订形式一般有平装、精装两种。平装又分平钉装（包括：铁丝钉、敲眼穿线钉、缝纫钉）、索线钉装、线装等多种形式；精装有线面、布面、皮面、塑料面等，均系索线订。

（三）电子排版的名词术语

1.文本文件，输入计算机内的文稿，一般指没有排版的纯文本文件。

2.小样文件，中间插有排版命令注解的文本文件，是处理排版常用名词。

3.编排文件，由文本文件编辑排版后形成的中间文件，有些系统中编排文件可以直接输出，为交互式排版常用名词。

4.页面输出文件，排版后生成的描述版面结果的文件，供输出用。如方正、华光的*.S2文件、国际通用Postscript标准的*.PS文件。批处理排版中也叫“大样文件”。

5.文件格式，指计算机数据的组成结构；或者指文字在纸面上的排列形式。

6.编辑，特指在计算机上进行文字等信息的处理。包括文字内容整理、版面格式排版、图形图片内容制作和修改等内容。

7.组版，特指在计算机上按照原稿要求或排版者的意图，将文字、表格、图片等内容组合成版面。

8.改版，也叫改样，按照校样上的校对标注对版面进行修改，可以分为文字修改和版式修改。

9.拼版，特指以图片内容为主，具有多幅图片的版面排版。

10.样张，特指排版设备输出的，印有版面内容的印张。可用于校对、制版、复印等。

（四）版面应该避免的问题

1.标点符号排版应注意的事项

（1）避免出现顶头点，即标点符号中的句号“。”、问号“ ？”、叹号“ ！”、逗号“ ，”、分号“；”、冒号“：”不得出现在一行之首。

（2）避免将符号一分为二，对于引号“”、括号（）、书名号《》、破折号、省略号等本身占2格的标点符号，不能前一半出现在一行之末，另一半出现在下一行之首。

（3）符号居中，即对破折号“——”、省略号“ ⋯⋯”、连接号“-”和间隔号“·”应该字行里上下居中，否则，符号的作用有可能改变。

2.字行排版注意事项

（1）单字不占行，即一行中不能出现只有一个汉字，或者数字和外文字母的单个字符的现象。但是允许一行有一个汉字及其后面跟随着一个标点符号。

（2）单行不占页，即不允许一面中只有一行文字。一般要求至少有三行才能占一页。出现单行时可以用“缩行”的方法，将多出的一、二行挤到上一版，或用“扩行”或“强制换页”的方法将上一版的部分内容排到下一版。

3.转行排注意的事项

（1）数字转行，不允许从一组数码中间断开转行；

（2）外文转行，要符合该语种的回行要求，转行后不能在行首或行末留一字母（一个字母的单词例外）。

（3）公式转行，一般不应出现在页末处转行；

（4）化学元素符号转行，遇到不可分开的化学元素符号不允许中间断开回行。

4.标题排版应注意的事项

标题排版的注意事项是为了防止标题呆板，影响阅读效果，简报式编研成品尤其应该注意：

（1）防止背题，即标题与正文相背离，指标题出现在版面的最下一行，题下无相对应的正文。这项要求主要针对那些字号较大，居中排的标题。遇到这种情况，最简单的方法是在标题前面提前换面，将标题排到下一页，也可以采用版面的缩行或伸行的调整方法解决。

（2）避免对题，两个版面上的标题采取同一种排法，并且排在相同的位置上，使版面显得十分呆板。可以通过调整标题排列方式来解决，如一个标题横排，另一个标题竖排。简报、画册等编研成品排版要特别注意此问题。

（3）不要并题和叠题，并题即相同排列格式的标题左右重复出现；叠题则为上下重复出现的相同排列格式的标题。解决并题和叠题的方法是调整标题的排列结构（如横排改竖排），也可以通过调整文章结构的排列顺序解决。

（五）印张校对方法

印张校对指对电子排版形成的样张或经过拣字、排版后付印的纸样，由校对人员根据编研成品的定稿进行校对的工作。它既是任何一种出版物交流的基础，又是出版物生产的一道重要工序。

1.校对的主要任务

（1）依据原稿核对校样，消除校样上与原稿不相符的文字、符号、标点、图表及版式等错误。

（2）发现原稿中的疏漏、差错等其他疑难问题，如错别字、不规范字、整体格式不统一等问题，并适当予以处理。

（3）承担一定的编辑工作，如修改缘故语法错误、纠正不规范的版式等。

2.校对的质量要求

（1）文字的质量以错字率衡量。一般文字录入的错字率应控制在3%以内，一校错字率不超过0.15%，二校错字率不超过0.07%，三校错字率不超过0.02%。

（2）排版质量要求包括：①版心尺寸一致；②正文排法、字体一致，不违背排版注意事项；③页码顺序正确、无错、漏、重码；④表格设置正确，内容无误；⑤插图位置、图题（名）、图注正确；⑥公式排法符合规则。

3.校对的过程

校对工作有一套完整的工作规范和方法。一般而言，为了保证文字与排版的质量，编研成品从原稿到最后的付印，起码要进行3次校对。校对贯穿于排版工作的始终，排版打印出的样张，由印刷厂内的有关人员核对，称毛校也叫厂校；根据毛校的红样改正版面后再次打印出的称为清样，送出版部门或印刷部门的有关人员校对。每校对一次退回红样，并以此为依据改正版面，再打出清样，直到不必再校对，经签署“付印”或“改正付印”字样为止。具体交代过程与要求是：

（1）初校，又称一校，要求基本排除校样上的错字、别字、多字等错误，核对版式是否符合原稿上批注的版式要求。

（2）二校，是对一校的补充，要求进一步消除初一校中遗留的错误和问题，并对版面格式进行检查和调整。

（3）三校，具有最后把关的责任，要求在进行严格的文字校对后，还要通观全书，检查扉页、目录、版权页等附属内容的排版是否完整齐全、页码是否连贯、全书格式是否统一等。一般要求由比较过硬的校对人员担任三校。

（4）核红，也称校红，要求将改版后输出的清样与红样校对，查看应改之处是否已经全部得到改正。

4.人工校对的方法

（1）折校法，将原稿平放在桌子上，用双手的拇指和中指夹住校样，食指撑着校样，将校样轻折凑近原稿，使校样和原稿上的字互相接近，以便一个字一个字地对比。发现错误左手不动右手持笔改正，慢慢移动原稿直到对完为止。

（2）点校法，原稿在左，校样在右，摊开放在桌子上；校对时双手配合，左手指原稿，右手持笔点校样；校对时先看原稿后看校样，发现错误及时改正。

（3）读校法，一人朗读原稿，另外一人或数人核对校样。边读边改。

校对人员不仅应该掌握校对的操作方法，同时还要求熟悉校对符号及其用法。校对符号及其用法见附录。