网络环境与档案信息网络化建设

事实上，信息纵贯古今、无时无刻不在起作用。即使是最原始的农业社会，人们日出而作、日落而息、春播夏种、秋收冬藏，都是根据昼夜变化和四时运行的信息来安排的。在工业社会，必须掌握有关生产技术、组织管理、市场供销的种种信息。既然如此，如何界定当今的社会是与农业社会、工业社会不同的信息社会呢？如果说农业社会的标志是犁具、工业社会的标志是机械化，那么信息社会区别于二者的标志就是网络化。

计算机的应用为信息社会拉开了序幕。没有计算机以前，社会信息处理能力极为有限。以天气预报为例，当时关于第二天天气的计算结果也许要在第三天或者更晚的时候才能出来。此时信息失去了其存在的意义，无法达到其利用的目的。计算机技术的发展使人类对信息的采集、加工、存储、传递、提供利用提高到一个崭新水平。大量信息、甚至有些平常看似杂乱无章的信息，经计算机处理后便显示出价值，并且能够存储起来随时使用。许多过去做不到的事情得以变为现实。

计算机网络的形成和发展使得计算机的应用和处理能力达到了一个新的高度。计算机网络是计算机技术与通信技术结合的产物，它是把分布在不同地理区域的、功能独立的多台计算机与专门的外部设备用通信线路连成的一个规模大、功能强的网络系统，从而使众多的计算机可以方便地互相传递信息，共享硬件、软件、数据信息等资源。计算机网络成为信息社会的倍增器。信息需要交流、传播才能发挥作用。一条有用的信息只被一个人所利用，所起的作用极为有限，如果被许多人所利用，所起的作用就大多了。早期的农业社会是缺乏信息交流的社会， “鸡犬之声相闻，老死不相往来”，这样的社会只能以近乎停滞的速度发展。工业社会之所以能快速发展，有赖于交通和通信的进步，使信息得以快速传播。而信息社会中，网络为人类信息交流创造了全新的模式，使得信息瞬间便可传播到全世界。信息的利用及其作用，较之工业社会都有了质的飞跃，因此信息社会才达到今天的规模和声势。

正式宣告信息社会来临的是网络环境的形成。计算机网络的发展速度出乎所有人的预料。它从最初只连接了四台计算机站的阿帕网（ARPAnet），发展成为宽带、高速、综合性、广域型的数字式电信网络。这种网络通过网中设网、网际互联可覆盖一国、数国乃至全球，人们谓之网络环境。因特网（Internet）在全球的迅速扩展，标志着这样的网络环境已经形成。对于信息社会来说，因特网的主要贡献有三个方面：一是通信成本大大降低。通信的廉价使人们获得了超地域相互沟通的能力，极大地扩展了人们的联系范围；二是网上信息易于获得。因特网将全球上千万台服务器联成一体，使每个人都能很方便地从世界各地浏览、检索、下载所需信息；三是人人都可以成为信息发布者。这样，在以因特网为标志的网络环境下，传统的信息提供与获取方式彻底改变。分散于不同地理位置的信息资源以数字方式存储，通过通信网络相互联接。网络以前所未有的规模将信息利用者、信息资源和信息系统联系起来，提供一系列的信息资源链接、组织、检索机制和信息传递、服务形式。信息的传递与交流消除了时间与空间的限制，信息得以在更高的程度上实现全社会的共享。

网络对信息社会的作用是不可估量的。网络是工具，是一种史无前例的交流工具；网络是媒体，是跨国界、跨文化、跨语言的全新媒体；网络是信息源，是庞大的、实用的、可共享的信息源。网络的作用还不限于此。网络更新了人们的观念，改变了人们的思维方式、行为方式、生活方式和工作方式，引起社会结构和价值观的深刻变化。网络已经建构了一个类似于科幻世界的虚拟社会，成为一个面向芸芸众生的崭新的社会形态。当我们在网络空间里自如地模拟和创造时，人类拥有了自己的第二生存空间。时至今日，网络已经成为本世纪和未来时代驱动人类社会发展的核心动力。“网络来势之猛，非狂飙无以喻之”。

由此可见，信息社会的发展与网络环境的形成密不可分。同样，信息化建设与网络化建设也是紧密结合的。信息化建设的三大标志是标准化、自动化与网络化。其中标准化是基础，自动化是手段，网络化是实现战略信息资源共享的最高形式。信息化与网络化的关系如此紧密，以至于有人认为信息化就是网络化。这个观点虽然具有片面性，但它反映了一种客观实际：没有网络化就没有信息化。

网络覆盖了社会的方方面面，人们已经较为广泛地利用网络获取信息，解决工作、学习、科研、生活中遇到的大量问题。《孙子兵法》有云： “夫攻守之具，各有科品，此兵之大威也。”也就是说，攻守武器的种类与数量，是关系到军队威力强弱的大问题。在信息社会不断深化，网络环境步步紧逼的现在，用信息技术武装自己，是一个行业生存与发展的必需。托夫勒在《力量的转移》一书中指出： “未来生产和生活方式的核心是网络，谁控制了网络、谁控制了网上资源，谁就是未来的主人。”网络已经形成一股潮流，在网络上争得一席之地是获得未来发展的首要条件，是各行各业决胜未来的基础。认识潮流是一种见识，顺应潮流是一种素质。现代档案工作者应当拥有这种见识，具备这种素质。在网络环境中，传统的档案管理方法已无法跟上时代的步伐。要想使档案事业获得更大发展，必须自觉地跟上网络潮流，搞好档案信息网络化建设。档案信息网络化建设成为档案信息化建设中的关键部分和最终目标。

档案信息网络化建设对于档案事业具有十分重大的意义。网络是一种双向主动式的服务手段，档案机构之间、档案利用者之间、档案机构与档案利用者之间的地理距离因网络连接而消失，彼此之间的交流与合作变得频繁而快捷。开展档案信息网络化建设，可以改变原有的、单一的对档案进行收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托网络这种新的信息传递方式和信息服务手段，实现主动的、超越时空的信息服务，使档案工作充分融入社会发展的大环境之中。国家的全部档案是分散保管的，而且不同于其他文献，多数档案都是惟一的。以往的档案保管方式不便于社会利用，致使档案价值相对下降。在网络环境中档案管理部门可以利用网络技术对档案信息进行管理，并虚拟地将全社会的档案信息整合为一个整体资源，为社会利用提供一条超级通道。凡是能上网的利用者均可查阅自己权限范围内的档案信息，他们可以在较短的时间内查阅保管在不同地域和部门的大量档案信息。档案信息的集中利用程度明显提高。这既可以提高档案管理水平，又可以避免利用者奔波于各地档案部门查阅档案之苦，相应减少实际到档案部门利用档案的人次，从而相对减轻档案部门在提供阅览条件、安排接待人员等方面的压力。此外，借助于网络技术可以将丰富的档案信息呈现在利用者面前，有助于使更多的人认识档案、了解档案、进而实际利用档案，以此提高社会的档案意识，扩大档案信息的社会利用面。

档案信息网络化建设意义重大，但同时对档案工作来说也是极大的挑战。基于相关的工作特点和学科特点，图书馆界和情报界较早地认识到网络环境对其发展所具有的意义，并在网络化建设方面进行了理论与实践的探索。相比之下，由于涉及安全性、保密性等诸多问题，档案界的行动略显迟疑。由于历史的、政治的、传统观念上的多种因素的影响，我国以往的档案工作一直处于一种封闭半封闭的管理模式之下。档案一度被藏之密室、蒙上一层神秘的面纱。档案工作中存在以“被动保管”为主、馆藏结构单一、档案信息利用率相对较低等问题，存在“重藏轻用”与“重为政治服务，轻为经济文化服务”两种倾向。社会需要档案信息，档案工作却不能为社会发展服务。这使得我国虽然有相当可观的馆藏积累，但大多数档案部门提供档案信息服务的能力不强。特定的档案信息流通不到特定的利用者身边，特定的利用者不清楚特定馆藏档案的方位。这些情况造成档案信息资源的封尘，档案信息的“供”与“需”严重脱节。以往档案管理工作的特点是操作性较强，档案工作者即使没有受过正规教育也能适应工作需要。在这种基础上，让档案工作者执起网络之利剑的确有一定的难度。因循守旧、封闭保守的观念以及档案工作人员能力有限、知识范围狭窄、知识老化都成为档案信息网络化建设中难以逾越的障碍。新技术与新知识的应用还会带来一些从未碰到过的问题和一些即使是档案专家也难以驾驭的新情况。国际档案理事会名誉主席王刚在第十四届国际档案大会上的讲话中指出： “信息社会的到来，使传统意义上的信息服务正在发生历史性变革，档案服务的方向、内容及其作用面临新的调整；⋯⋯信息技术发展导致档案信息爆炸性增长和档案载体形态的多元化，使传统的档案管理理论与方法越来越难以适应新形势新任务的要求。”中国人民大学档案学院的冯惠玲教授指出： “一方面，档案领域不断出现的新方法、新技术、新模式、新概念、新规则、新思想、新理论令人应接不暇；另一方面，知识的老化又是无情的事实，惟有发展、动态、求异的思维才能引导我们走出困境。”

档案工作不是孤立存在的，它是在社会环境中形成、存续和演化的。档案工作与社会环境是互塑共生的。社会政治因素、经济发展状况、科学技术发展水平等，都会对档案工作的发展产生重大影响。在日益开放的信息社会里，面对万马奔腾的网络浪潮，档案工作已无法再闭关自守了。面临新的形势，档案界要摒弃抱残守缺的状态，培养与时俱进的品质，顺应时代要求主动地检讨、总结和发展自我。开展档案信息网络化建设就是直面时势变化，顺应社会发展要求的重大举措。在档案信息网络化建设过程中，我们必须迎接各种挑战，不断地研究和解决新的问题。本书就着手研究和解决档案信息网络化建设中的一些主要问题。